الفواتير التجارية الصغيرة: كيفية كتابة واحد والتعامل مع الفواتير غير المدفوعة

تكافح العديد من الشركات لتحصيل المدفوعات من العملاء على الفور ، وقد يكون لهذا النقص النقدي عواقب وخيمة. يكمن سر جمع الدفعات بشكل أسرع في الفاتورة: إرسال الفواتير بسرعة ، مما يجعلها سهلة الدفع ، والتوافق في متابعتك ، كلها مفاتيح للتحصيل بشكل أسرع.

في هذا الدليل ، سوف نعلمك كيفية كتابة فاتورة والكشف عن أفضل الممارسات للفوترة ، بما في ذلك كيفية استخدام برنامج تحرير الفواتير للتعامل مع الكثير من العمل تلقائيًا. FreshBooks ، الذي يرعى هذا المقال ، هو بسهولة الحل الفواتير الأكثر شهرة في سوق الشركات الصغيرة والمتوسطة. يمكنك تجربة برامجهم الحائزة على جوائز مجانًا من خلال النقر على الرابط أدناه:

زيارة FreshBooks

ما هي الفاتورة وما هي المعلومات التي يجب تضمينها

تمثل الفاتورة طلبًا لدفع البضائع والخدمات التي تلقاها عملاؤك بالفعل. يجب عليك إنشاء فاتورة وإرسالها إلى عميلك بعد فترة وجيزة من الوفاء بنهاية الاتفاقية.

أدناه ، نموذج فاتورة أنشأناه في FreshBooks لشركتنا الوهمية ، Paul’s Plumbing. كحد أدنى ، يجب أن تتضمن الفاتورة معلومات الاتصال بشركتك (مثل العنوان ورقم الهاتف) ومعلومات الاتصال الخاصة بالعميل وتفاصيل المنتج / الخدمة التي تم شراؤها مثل الكمية والتكلفة مع تاريخ الاستحقاق. في وقت لاحق ، سنتعرف على خطوات إنشاء فاتورة في FreshBooks.

5 خطوات لتحسين عملية تحصيل الفواتير وجمع العملاء

يجب عليك تنفيذ عملية تبدأ بعملية البيع وتنتهي بتحصيل المدفوعات من عملائك. بخلاف ذلك ، ستجد رصيدًا كبيرًا من حسابات القبض (الأموال التي يدين بها عملاؤك لك) ولكن التدفق النقدي قليل إلى لا.

إليك الخطوات الخمس لإدارة الفواتير والحصول على أموال بشكل أسرع:

الخطوة 1 - إنشاء الفاتورة في الوقت المناسب

أنشئ الفاتورة في غضون 1-2 يوم عمل بعد تقديم الخدمات أو شحن المنتجات إلى عميلك. كلما طال انتظارك لإرسال الفاتورة ، كلما كان عليك الانتظار لتلقي الدفع. نصيحة: إذا كنت بحاجة إلى إيداع من عميلك قبل أن تبدأ العمل ، فتأكد من تقليل الفاتورة عن طريق الدفع الذي استلمته مقدمًا. يمكنك أيضًا إنشاء فاتورة لطلب وديعة أو مقدم خدمة مقدمًا.

الخطوة 2 - فواتير البريد الإلكتروني (لا ترسل الفواتير!)

كما ذكرت في الخطوة 1 ، كلما تلقى عميلك الفاتورة بشكل أسرع ، كلما تمكنت من الدفع. لا تضيع الوقت في إرسال الفواتير عبر البريد ؛ بدلاً من ذلك فقط أرسل الفاتورة إلى عميلك. يسمح لك برنامج المحاسبة مثل FreshBooks بمعرفة ما إذا كانت الفاتورة قد فتحت ، لذلك لا داعي للقلق إذا فقدت الفاتورة.

الخطوة 3 - السماح للعملاء بدفع الفواتير عبر الإنترنت

مع تقنية اليوم ، يمكننا أن ندفع مقابل أي شيء في ثوانٍ فقط بنقرة واحدة من الهاتف الذكي أو الساعة الذكية.لماذا لا تجعل الأمر بنفس السهولة لعملائك؟ باستخدام برنامج تحرير الفواتير مثل Freshbooks ، يمكنك منح العملاء خيار الدفع باستخدام بطاقة الائتمان الخاصة بهم (أو بطاقة الخصم فيزا) ؛ توفير الوقت من كتابة الشيك وإرساله بالبريد وتوفير متاعب انتظار الشيك ، ثم التوجه إلى البنك لإجراء عملية إيداع.

الخطوة 4 - إرسال تذكير العادية

ستتيح لك معظم برامج المحاسبة مثل FreshBooks إرسال رسائل تذكير تلقائية للعملاء ، إلى جانب نسخة من الفاتورة المفتوحة. سواء كنت تستخدم FreshBooks أو تقويم Gmail الخاص بك ، نوصيك بإنشاء الأنواع الثلاثة التالية من التذكيرات:

1. 1-2 أيام قبل الفاتورة تأتي. هذه طريقة استباقية لتنبيه عميلك إلى أن تاريخ استحقاق الدفع الخاص بهم يقترب.
2. 1-2 أيام بعد تاريخ استحقاق الفاتورة. هذا تذكير سهل لعميلك بأن تاريخ الاستحقاق قد انتهى وأن الدفع مستحق الآن.
3. 7 أيام بعد تاريخ الاستحقاق. إذا لم تكن قد استلمت الدفعة بعد أسبوع واحد من تاريخ الاستحقاق ، فقد حان الوقت لمكالمة عميلك. اعتمادًا على عدد الفواتير المستحقة الماضية لديك ، تعتزم تخصيص ساعة واحدة على الأقل كل أسبوع لإجراء مكالمات المتابعة هذه. في حين أنها ليست ممتعة ، يجب عليك أن تبقي خطوط الاتصال مفتوحة بينك وبين عميلك لكي تحصل على المال ؛ بمجرد أن يبدأ عميلك في تجنبك ، ستقل احتمالية حصولك على المال.

الخطوة 5 - مراجعة A / R الشيخوخة والمتابعة

على أسبوعي أساسًا ، يجب عليك مراجعة تقرير تقادم حسابات المدينين الخاصين بك وتقديم قائمة بالعملاء الذين تحتاج إلى الاتصال بهم لطلب الدفع. في ما يلي نموذج لتقرير "حسابات الشيخوخة" الذي أجريناه بحثًا عن عملنا الوهمي ، وهو Paul’s Plumbing.

يعرض التقرير أعلاه جميع الفواتير المستحقة السابقة اعتبارًا من 3 نوفمبر 2017. فيما يلي شرح موجز لكل عمود.

1-30 أيام: الفواتير في هذه المجموعة تتجاوز 1-30 يومًا من تاريخ استحقاقها. بمجرد أن تصل الفاتورة إلى 7 أيام الماضية بسبب ، يجب عليك الاتصال أسبوعيًا لمتابعة الدفع.

31-60 يومًا: الفواتير في هذه المجموعة هي 31-60 يومًا من تاريخ استحقاقها. يجب أن تكون كل هذه الفواتير في قائمة مكالماتك الأسبوعية. بمجرد أن تصل الفاتورة إلى 60 يومًا ، يجب أن تفكر بشدة في عدم قبول أي طلبات إضافية من العميل أو إلغاء امتيازات الائتمان ووضعها على C.O.D. (الدفع نقدًا فقط) حتى يتم دفع حسابهم بالكامل.

61-90 يومًا: تتجاوز الفواتير في هذه المجموعة 61-90 يومًا من تواريخ استحقاقها. الآن ، إذا لم يقم العميل بإعداد خطة سداد معك أو قدم تاريخًا لسداد المبلغ بالكامل ، فربما تحتاج إلى اتخاذ الخطوة التالية والسعي إلى اتخاذ إجراء قانوني.

أكثر من 90 يومًا: يجب إرسال أي فواتير تصل إلى أكثر من 90 يومًا إلى وكالة تحصيل. أكثر من الفواتير المحتملة التي يزيد عمرها عن 90 يومًا ، سيتعين شطبها من الديون كديون سيئة. الأخبار السلع هو أن حساب الديون المعدومة هو خصم الضرائب ، ياي!

بالإضافة إلى إعداد مكالمات منتظمة وإرسال رسائل بشأن الفواتير المستحقة السداد ، يمكنك أيضًا البدء في إضافة فائدة علاوة على المبلغ المستحق. يتيح لك تطبيق FreshBooks تطبيق الرسوم المتأخرة تلقائيًا على الفواتير المستحقة السداد.

ستؤدي إضافة الرسوم / الرسوم المتأخرة إلى إخبار عميلك بمدى جادتك في الحصول على المال وقد يحفزهم على إرسال هذا الشيك. يمكنك دائمًا "التنازل" عن الرسوم بمجرد استلام الدفعة.

3 طرق شائعة تستخدم لإنشاء الفواتير

تنشئ معظم الشركات الصغيرة فواتير باستخدام برنامج محاسبة مثل FreshBooks أو برنامج معالجة النصوص مثل Microsoft Word أو برنامج جدول بيانات مثل Microsoft Excel.

المصدر: مايكروسوفت

إنشاء الفواتير في كلمة

إذا لم يكن لديك حق الوصول إلى Excel أو Google Sheets وقمت بإنشاء عدد قليل من الفواتير كل شهر (5 أو أقل) ، فربما يكون Microsoft Word هو الحل الأكثر اقتصادا بالنسبة لك.

لاستخدام قالب فاتورة Microsoft Word ، ما عليك سوى فتح Word والنقر فوق "مستند جديد". سينقلك هذا إلى قاعدة بيانات عبر الإنترنت حيث يمكنك الاختيار من بين مئات القوالب المختلفة.

فيما يلي بعض إيجابيات وسلبيات إنشاء الفواتير باستخدام Word:

الايجابيات

• قم بالوصول إلى أكثر من 200 قالب في مكتبة Microsoft حتى لا تضطر إلى البدء من البداية.
• مرونة في تخصيص أي قالب من اللون والتصميم إلى إضافة شعار شركتك لتناسب علامتك التجارية.

سلبيات

• إنها عملية يدوية ومملة للغاية تتطلب الكثير من الوقت.
• بخلاف Excel ، لا يمكنك إنشاء صيغ لحساب الخصومات أو ضريبة المبيعات ؛ سيكون عليك القيام بهذه الحسابات يدويًا مما يزيد من احتمال حدوث خطأ.

المصدر: Fitsmallbusiness

إنشاء الفواتير في Excel

يعد Excel خيارًا شائعًا آخر للشركات التي لديها حفنة من العملاء والذين يرغبون في تعلم كيفية كتابة فاتورة. تشبه العملية Word ، باستثناء يمكنك عادةً العثور على قوالب تقوم بحساب الإجماليات تلقائيًا.

على سبيل المثال ، سيضيف قالب فاتورة Excel الخاص بنا تلقائيًا خصومات وضرائب وإجماليات لحساب قيمة فاتورتك.

فيما يلي بعض إيجابيات وسلبيات إنشاء الفواتير باستخدام Excel:

الايجابيات

• يمكنك إنشاء صيغ لحساب الخصومات والمجاميع الفرعية وضريبة المبيعات.
• على غرار Word ، يمكنك الوصول إلى أكثر من 200 قالب في مكتبة Microsoft حتى لا تضطر إلى البدء من نقطة الصفر.

سلبيات

• إنها عملية يدوية تتطلب بالتأكيد استثمار بعض الوقت في الإعداد.
• يجب أن يكون لديك فهم جيد لكيفية إنشاء الصيغ في Excel ؛ خلاف ذلك ، ستكون حساباتك غير صحيحة.

المصدر: FreshBooks

إنشاء الفواتير باستخدام برامج المحاسبة

بمجرد إرسال أكثر من فواتير زوجين شهريًا ، غالبًا ما يصبح برنامج المحاسبة مثل FreshBooks هو الحل الأفضل. بالنسبة لأحدهم ، من الأسهل والأسرع إنشاء الفواتير. ولكن ربما الأهم من ذلك ، أن ميزات مثل الدفع عبر الإنترنت والتذكيرات التلقائية تساعدك في الحصول على أموال بشكل أسرع بالفعل.

لتجربة Freshbooks مجانًا ، يمكنك اتباع هذا الرابط ، أو اتباع تعليماتنا خطوة بخطوة في القسم التالي.

الايجابيات

• للتخصيص بالكامل. فقط أضف شعار شركتك ونظام الألوان والخط الذي تختاره.
• تلقائيا بحساب مجاميع الفاتورة بالنسبة لك. بما في ذلك الخصومات المطبقة وضريبة المبيعات ؛ لا الحسابات اليدوية المطلوبة.
• قبول المدفوعات عبر الإنترنت من العملاء.
• قم بتشغيل تقرير A / R Aging في FreshBooks لمعرفة الفواتير المستحقة أو القادمة.
• عند إرسالها عبر FreshBooks ، يمكنك تتبع وقت عرض فاتورة العميل و / أو دفعها.
• يمكنك إنشاء تذكيرات تلقائية للعملاء عندما تكون فاتورة مستحقة أو متأخرة السداد.
• يمكن لـ FreshBooks إرسال الفواتير تلقائيًا للعملاء الذين تحتاج إلى فواتيرهم على أساس أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي.
• يمكنك إنشاء فاتورة لطلب إيداع مقدم (أو التجنيب) من عميلك قبل أن تبدأ العمل.
• قم بإعداد مدفوعات متكررة لهؤلاء العملاء الذين يدفعون عادةً نفس المبلغ في جدول دفع أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي.

سلبيات

• يأتي FreshBooks فقط مع اثنين من القوالب مقابل القوالب 200 التي يجب أن تختار منها مع Microsoft Excel و Word.
• مثل معظم برامج المحاسبة ، سيكون عليك دفع رسوم اشتراك شهرية لاستخدام FreshBooks. ومع ذلك ، بخلاف Microsoft Excel & Word ، يمكنك القيام بالكثير مع تطبيق FreshBooks بدلاً من مجرد إنشاء فواتير. يمكنك إدارة جميع الإيرادات والنفقات الخاصة بك في FreshBooks وإنشاء بيانات مالية رئيسية مثل بيان الربح والخسارة.

كيفية إعداد FreshBooks

نظرًا لأن إصدار الفواتير في كثير من الأحيان هو الحل الأمثل للشركات الصغيرة التي ترغب في كتابة فاتورة ، سننتقل بعد ذلك إلى أحد البرامج الرئيسية - FreshBooks - لنريك كيف تعمل. لمتابعة حسابك الخاص ، اشترك هنا للحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا من FreshBooks.

قبل أن تتمكن من إنشاء فواتير في FreshBooks ، يجب أولاً إدخال بعض المعلومات الأساسية عن عملك. يستغرق هذا حرفيًا كل 3 دقائق ، ومن ثم أنت على ما يرام!

الخطوة 1 - أدخل معلومات الشركة الأساسية

في لقطة الشاشة أدناه ، أدخلنا اسم مالك النشاط التجاري واسم الشركة وعنوانه الكامل وما إذا كان النشاط التجاري شركة / شركة تجارية أم لا. بمجرد الانتهاء من هذه الحقول ، انقر فوق الزر "حفظ ومتابعة".

الخطوة 2 - اختر الصناعة الخاصة بك.

في الشاشة التالية ، اختر الصناعة التي يقع فيها عملك.

هذا هو! نحن على استعداد لإنشاء الفواتير.

كيفية إنشاء فواتير مع FreshBooks

اتبع الخطوات أدناه لإنشاء فاتورة في FreshBooks:

الخطوة 1 - تخصيص قالب الفاتورة

قبل إنشاء فاتورة ، نريد تحديد قالب وتخصيصه كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

1. اختر قالب: يحتوي FreshBooks على نموذجين يمكنك الاختيار من بينهما ؛ بسيطة أو حديثة. انقر فوق السهم كما هو موضح أعلاه للتبديل بينها وحدد القالب الذي تريده.
2. أضف شعارك: قم بتحميل شعار شركتك ، إذا كان لديك واحدة. إذا لم يكن لديك شعار ، تحقق من مقالتنا عن أفضل برامج تصميم الشعار.
3. اختر لون السمة: حدد نظام ألوان لقوالب الفاتورة.
4. اختر الخط: انقر على القائمة المنسدلة للاختيار من بين اثنين من خيارات الخط.
5. حفظ: بمجرد تحديد اختياراتك ، تأكد من حفظها.

الخطوة 2 - انقر فوق "إنشاء جديد" ثم "الفاتورة"

من لوحة القيادة، اضغط على "خلق جديد إبداع جديد"زر وحدد فاتورة كما هو مبين في الصورة أدناه.

الخطوة 3 - حقول الفاتورة كاملة

يوجد أدناه نموذج لقالب الفاتورة سيتم عرضه مع شرح موجز لكل حقل تحتاج إلى إكماله.

1. معلومات الاتصال الخاصة بك: سيتم ملء هذه المعلومات تلقائيًا من معلومات الشركة الأساسية التي أدخلتها عند إعداد FreshBooks. سوف نغطي هذا في وقت لاحق. نصيحة: من المهم أن يحصل عميلك على هذه المعلومات في متناول أيديهم حتى يتمكنوا من قطع الشيك و / أو الاتصال بك سريعًا إذا كان لديهم سؤال يتعلق بفاتورتهم.
2. فاتورة بـ: معلومات الاتصال الخاصة بعملائك تنتمي إلى هذا الحقل. إذا لم تقم بإعداد العميل في FreshBooks ، يمكنك إدخال معلومات العميل مباشرة في هذا الحقل. نصيحة: إذا كنت تفضل إرسال فواتيرك عبر البريد العادي ، فتأكد من تضمين اسم شخص الاتصال في هذا القسم ؛ خاصة إذا كانت شركة كبيرة.
3. تاريخ المسألة: سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بتاريخ إنشاء الفاتورة. ومع ذلك ، يمكنك تغيير التاريخ إذا كنت بحاجة إلى.
4. رقم الفاتورة: رقم الفاتورة هو رقم فريد ستنشئه FreshBooks ؛ لن تتمكن من تغيير هذا الرقم.
5. المبلغ المستحق: سيقوم تطبيق FreshBooks تلقائيًا بحساب المبلغ الإجمالي للفاتورة عند إدخال المنتجات / الخدمات في قسم الوصف.
6. وصف: أدخل وصفًا مفصلاً للخدمة / المنتجات التي تستلزم فاتورتها في هذا الحقل.
7. معدل: أدخل معدل تحرير الفواتير للخدمة / المنتج الذي تريد تحرير فواتير به في هذا الحقل.
8. كمية: أدخل كمية المنتجات لدينا الساعات للخدمات التي كنت الفواتير في هذا المجال.
9. مجموعه الخط: سوف FreshBooks ضرب معدل مرات الكمية وحساب هذا الحقل بالنسبة لك.
10. خصم: إذا كنت ترغب في تطبيق خصم على الفاتورة ، فما عليك سوى إدخال النسبة المئوية للخصم في هذا الحقل وسيحسب FreshBooks الخصم لك.
11. ضريبة: إذا كنت بحاجة إلى تطبيق ضريبة المبيعات ، فأدخل معدل ضريبة المبيعات في هذا الحقل وسيقوم FreshBooks تلقائيًا بحساب ضريبة المبيعات بالنسبة لك.
12. المبلغ المستحق: سوف يضيف FreshBooks حقول المجموع الفرعي ، خصم وضريبة المبيعات معًا ، وطرح أي مدفوعات مقدم (أو ودائع) لحساب المبلغ الإجمالي المستحق.
13. ملاحظات: يمكنك إدخال ملاحظة شخصية إلى عملائك أو تذكير ودية بأنه يمكنهم إجراء مدفوعاتهم عبر الإنترنت كما فعلنا في هذا المثال.
14. شروط: لا تتردد في تضمين رسالة تذكير ودية لعملائك لدفع فواتيرهم في تاريخ الاستحقاق. نصيحة: سيكون هذا أيضًا مكانًا رائعًا لتذكير العملاء بأن الرسوم / العقوبات المتأخرة سيتم تقييمها إذا لم يتم دفع الفاتورة في الوقت المحدد.

كيفية إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني مع FreshBooks

كما ناقشنا ، يجب عليك إرسال فواتيرك عبر البريد الإلكتروني ؛ كلما استلم عميلك الفاتورة ، كلما دفعت لك المبلغ.

اتبع الخطوات الموضحة أدناه لإرسال فواتيرك عبر البريد الإلكتروني في FreshBooks.

الخطوة 1 - انقر فوق الفاتورة

إذا لم تكن فاتورتك مفتوحة ، فانتقل إلى لوحة التحكم الرئيسية وانقر على الفاتورة لعرضها على الشاشة. انقر فوق الزر "إرسال" كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

الخطوة 2 - استكمال تفاصيل البريد الإلكتروني وإرسال

في الشاشة التالية ، تحتاج إلى تقديم بعض المعلومات الإضافية. فيما يلي لقطة من الحقول مع شرح موجز لكل منها.

1. عنوان بريد الكتروني: اكتب عنوان البريد الإلكتروني الذي ترغب في إرسال الفاتورة إليه. يمكنك إدخال عناوين بريد إلكتروني متعددة إذا كنت بحاجة إلى ذلك.
2. موضوع: يتم إنشاء هذا الحقل بواسطة FreshBooks ولا يمكن تغييره.
3. نص البريد الإلكتروني: ينشئ FreshBooks جزءًا من رسالة البريد الإلكتروني التي تراها هنا ؛ ومع ذلك ، يمكنك أيضًا كتابة رسالة مخصصة كما فعلنا هنا مع "نحن نقدر عملك!".
4. إنشاء رابط قابل للمشاركة: بالإضافة إلى إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك أيضًا إنشاء رابط إلى الفاتورة بالنقر فوق "إنشاء رابط قابل للمشاركة".
5. إرسال الفاتورة: بمجرد الانتهاء ، انقر فوق هذا الزر لإرسال البريد الإلكتروني إلى عميلك.

كيفية قبول المدفوعات عبر الإنترنت مع FreshBooks

كما ناقشنا سابقًا ، من المهم تزويد العملاء بخيار دفع فواتيرهم عبر الإنترنت. سيوفر لهم الوقت لأنه يمكنهم القيام بذلك بشكل أسرع من إرسال شيك إليك.

اتبع الخطوات أدناه لتشغيل ميزة المدفوعات عبر الإنترنت في FreshBooks.

الخطوة 1 - انقر على الفاتورة

إذا لم تكن فاتورتك مفتوحة ، فانتقل إلى لوحة التحكم الرئيسية وانقر على الفاتورة لعرضها على الشاشة. إلى يمين الفاتورة ، سترى قائمة من الإعدادات. انقر فوق "قبول بطاقات الائتمان"كما هو مبين في الصورة أدناه.

الخطوة 2 - مراجعة وقبول شروط بطاقة الائتمان والرسوم

في الشاشة التالية ، سترى قائمة ببطاقات الائتمان التي يمكنك قبولها مع الرسوم التي سيتم فرضها على كل معاملة. انقر على "قبول بطاقات الائتمان"زر لقبول الشروط وتفعيل المدفوعات عبر الإنترنت لعملائك.

الخطوة 3 - التحقق من المدفوعات عبر الإنترنت نشطة

الآن عندما يتلقى العملاء فواتيرهم ، سيرون ما يلي "ادفع الآن"زر في الجزء العلوي جدا من الفاتورة. كل ما يتعين عليهم القيام به هو اتباع المطالبات التي تظهر على الشاشة لدفع فواتيرهم في بضع دقائق فقط!

نصيحة: بمجرد أن يدفع عميلك فاتورة ، سيتم إجراء ما يلي في FreshBooks:

• سيتم تمييز الفاتورة على أنها مدفوعة وسيتم تلقائيًا رصيد A / R الخاص بك انخفاض .
• ستتلقى إشعارًا بالبريد الإلكتروني يفيد بأن الفاتورة قد دفعت.
• يجب أن يصل الدفع إلى حسابك المصرفي خلال 2-3 أيام عمل.

كيفية إعداد تذكير وتشغيل تقرير تقادم الحسابات في FreshBooks

يمكنك إرسال ما يصل إلى ثلاث رسائل تذكير للدفع المتأخر ويمكنك أيضًا تطبيق رسوم الدفع المتأخر مع FreshBooks. ومع ذلك ، يجب عليك الاشتراك في FreshBooks Pro للوصول إلى هذه الميزة. لإعداده ، يمكنك ببساطة عرض فاتورة ، انقر فوق "الإعدادات" الموجودة على يمين الفاتورة وحددها إرسال تذكير. سيتم عرض النافذة التالية:

حدد عدد الأيام (قبل أو بعد) التي تود أن يذهب بها التذكير إلى عميلك. استنادًا إلى مناقشتنا حول التذكيرات في كيفية إعداد قسم العملية من النهاية إلى النهاية ، أقترح عليك إعداد التذكيرات الثلاثة التالية:

1. 2 يوم قبل تاريخ الاستحقاق
2. 2 أيام بعد تاريخ الاستحقاق
3. 7 أيام بعد تاريخ الاستحقاق

تشغيل تقرير الشيخوخة الحسابات

كما ناقشنا ، فإن أفضل طريقة لإدارة فواتيرك المستحقة هي مراجعة تقرير A / R Aging مرة واحدة على الأقل في الأسبوع.

اتبع الخطوات أدناه لتشغيل تقرير تقادم الحسابات (A / R Aging) في FreshBooks:

الخطوة 1 - انتقل إلى التقارير المتقدمة.

من لوحة التحكم الرئيسية ، قم بالتمرير لأسفل إلى قسم "التقرير المتقدم" وانقر فوق "حسابات الشيخوخةزر "كما هو مبين في الصورة أدناه.

الخطوة 2 - مراجعة تقرير تقادم الحسابات.

فيما يلي لقطة من تقرير "تقادم الحسابات" (يُعرف أيضًا باسم A / R Aging report) الذي قمنا بتشغيله من أجل عينة من شركتنا ، Paul’s Plumbing.

اعتبارًا من 3 تشرين الثاني (نوفمبر) 2017 ، يوجد عميلان لديهما فواتير مستحقة متأخرة 1-30 يومًا. يمكنك طباعة هذا التقرير أو تصديره إلى Excel أو إرساله إلى أي شخص عبر البريد الإلكتروني.

الخط السفلي

للتجديد ، لديك الآن فهم أفضل للمعلومات التي يجب أن تتضمنها فاتورتك ، وكيفية تنفيذ عملية تبدأ في تحرير الفواتير لمبيعاتك / خدماتك وتنتهي بتحصيل المدفوعات من العملاء في الوقت المناسب مما سيؤدي إلى تحسين التدفق النقدي الخاص بك.

نوصي باستخدام برنامج محاسبة مثل FreshBooks لأنه يمكن أن يساعدك ليس فقط في إرسال فواتير ذات مظهر احترافي إلى عملائك ، بل يوفر لك الوقت حتى تتمكن من العودة إلى ما تستمتع به أكثر ، وتنمية أعمالك!