مرحبًا بك في الدورة التدريبية لـ FitSmallBusiness QuickBooks Online! في هذا الدرس ، سنغطي كيفية إعداد النفقات في QuickBooks عبر الإنترنت. يمكنك متابعة حسابك على QuickBooks Online. إذا لم يكن لديك واحدة بالفعل ، فانقر هنا للاشتراك في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا والمتابعة أدناه.
لإكمال هذا الدرس ، يمكنك إما مشاهدة الفيديو أدناه أو قراءة إرشادات خطوة بخطوة أو القيام بالأمرين معا. هيا نبدأ!
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول إدارة الدخل والنفقات وإعداد التقارير في QuickBooks ، فقم بتنزيل البرنامج التعليمي المجاني QuickBooks المكون من 39 دورة هنا.
قم بتنزيل دورة Quickbooks المجانية
أهمية تحديد النفقات
أحد الأسباب الرئيسية وراء رغبة الشركات الصغيرة في استخدام QuickBooks هو أنه يمكنهم تتبع نفقاتهم. تم تصميم QuickBooks لتتبع النفقات من تنزيل معاملاتك المصرفية إلى كتابة الشيكات. في هذا الإعداد ، يمكنك تخصيص كيفية إدخال النفقات في QuickBooks عن طريق تحديد واحد أو أكثر من الخيارات التالية:
- إدخال النفقات في QuickBooks من قبل العملاء حتى تتمكن من تشغيل تقارير الربحية
- تحرير الفواتير للعملاء مقابل العناصر التي اشتريتها نيابة عنهم
- إدارة الفواتير من خلال الحسابات المستحقة الدفع
- إنشاء أوامر شراء لإرسالها إلى الموردين الخاص بك
إذا لم تكن بحاجة إلى تخصيص QuickBooks لأي من الخيارات المذكورة أعلاه ، فيمكنك تخطي هذا الإعداد.
كيفية إعداد النفقات في QuickBooks
الفواتير والمصاريف التي تم إعدادها هي علامة التبويب الرابعة في قسم "الحساب والإعدادات". ستؤثر التحديدات التي تقوم بها هنا على كيفية إدخال النفقات في QuickBooks ، بما في ذلك كيفية دفع الفواتير وتتبع نفقاتك.
فيما يلي سبع ميزات تؤثر على كيفية إدخال النفقات في QuickBooks:
إعداد ميزة الفواتير والنفقات في QuickBooks عبر الإنترنت.
ستجد أدناه وصفًا موجزًا لكل ميزة إلى جانب كيفية إعداد هذا الأمر لشركتنا الوهمية ، Paul’s Plumbing:
-
- عرض جدول العناصر على أشكال الحساب والشراء: تضيف هذه الميزة جدولًا للمنتج / الخدمة على نماذج المصروفات والشراء بحيث يمكنك تصنيف المنتجات والخدمات التي اشتريتها.
مثال: بول يحب التفاصيل. سيقوم بتنشيط هذه الميزة لأنه يريد أن يكون قادرًا على رؤية تفاصيل ما أنفق أمواله عليه بسهولة عندما ينظر إلى الشيكات وأوامر الشراء في QuickBooks. - تتبع النفقات والعناصر حسب العميل: إذا قمت بشراء عنصر نيابة عن أحد العملاء وتريد ربط هذا العنصر بهذا العميل ، فستضيف هذه الميزة عمودًا العملاء على نماذج المصاريف والشراء.
مثال: بينما يقوم Paul عادةً بفواتير عملائه بمعدل يتضمن أي مواد وأجزاء يستخدمها لهذا المنصب ، إلا أن هناك مناسبات يقوم فيها عملاؤه بتقديم طلبات خاصة. على سبيل المثال ، يريد العميل علامة تجارية معينة من بالوعة المطبخ. سيقوم Paul بشراء العنصر نيابة عن العميل وإعادته مقابل التكلفة الفعلية لهذا الحوض. تعمل هذه الميزة بشكل جيد مع هذه الأنواع من المواقف حتى يقوم بولس بتنشيطها. - اجعل النفقات والعناصر قابلة للفوترة: ستضيف هذه الميزة عمودًا قابل للفوترة على نماذج المصاريف والشراء حتى تتمكن من إضافة عناصر قابلة للفوترة على نماذج المبيعات من العملاء عند شراء المصاريف في نماذج المبيعات لفرض رسوم على العملاء مقابل العناصر المشتراة نيابة عنهم.
مثال: هذه الميزة تكمل نفقات المسار والعناصر حسب ميزة العملاء. ستضيف عمودًا بجانب عمود العميل حتى يتمكن بولس من وضع علامة اختيار فيه لوضع علامة عليه كبند قابل للفوترة. سوف QuickBooks تتبع جميع البنود القابلة للفوترة. عندما يكون Paul مستعدًا لإنشاء فاتورة للعميل الذي لديه عناصر قابلة للفوترة ، ستزوده QuickBooks بتنبيه بأنه لديه عناصر قابلة للفوترة لإضافتها إلى فاتورة العميل. - قم بإعداد معدل ترميز افتراضي: لا تتوفر هذه الميزة إلا إذا قمت بتشغيل ميزة جعل المصروفات والعناصر القابلة للفوترة (أعلاه). يسمح لك بتعيين معدل ترميز افتراضي للعناصر التي تخطط لفوترة عملائك عليها.
مثال: بشكل عام ، يقوم Paul بتسعير خدماته بطريقة لا يحتاج عادةً إلى ترميز العناصر التي يعيدها إلى عملائه. ومع ذلك ، فهناك تلك المناسبات التي يتعين عليه فيها الخروج عن طريق العناصر المتخصصة التي قد يطلبها العملاء. في تلك الحالات ، ستكون القدرة على ترميز العناصر كبيرة. لذلك ، سوف يحدد علاماته الافتراضية عند 30 في المئة. - تتبع النفقات القابلة للفوترة والبنود كإيرادات: لا تتوفر هذه الميزة إلا إذا قمت بتشغيل ميزة جعل المصروفات والعناصر القابلة للفوترة (أعلاه). يمكنك اختيار تتبع هذا الدخل في حساب واحد أو حسابات متعددة. ارجع إلى مخطط الحسابات الذي تم إعداد الدرس لمعرفة كيفية إنشاء حسابات جديدة.
مثال: نظرًا لأن بولس يقوم بترميز العناصر الخاصة ، فسوف يمضي قدمًا ويختار لتتبع النفقات والفواتير كإيرادات في حساب واحد. - رسوم ضريبة المبيعات: يجب تفعيل هذه الميزة إذا كنت بحاجة إلى فرض ضريبة مبيعات على عملائك.
مثال : نظرًا لأن Paul يقوم بشراء اللوازم التي يحتاجها نيابة عن عملائه ، فإنه لا يفرض ضريبة مبيعات على عملائه ولا يحتاج إلى تشغيل ميزة ضريبة المبيعات. - شروط الدفع فاتورة الافتراضي: هذه الميزة تسمح لك بتعيين شروط الدفع الافتراضية لجميع الفواتير التي تدخلها في QuickBooks. إذا كانت شروط الدفع تختلف حسب البائع ، فيمكنك ضبطها في ملف تعريف البائع عندما تقوم بإعداد البائعين في QuickBooks. من خلال إعداد شروط الدفع في QuickBooks ، ستتلقى تذكيرات عندما يحين موعد فاتورة.
مثال: أنشأ بول علاقة جيدة مع جميع مورديه. نتيجةً لذلك ، حصل على شروط لمدة 30 يومًا مع جميع مورديه حتى يحدد القيمة الافتراضية على Net 30 لشروط الدفع الخاصة به. - أخيرًا ، احفظ تغييراتك.
- عرض جدول العناصر على أشكال الحساب والشراء: تضيف هذه الميزة جدولًا للمنتج / الخدمة على نماذج المصروفات والشراء بحيث يمكنك تصنيف المنتجات والخدمات التي اشتريتها.
فوائد إعداد وإدخال المصروفات في QuickBooks
كما تمت مناقشته ، تؤثر التحديدات التي تقوم بها عند إعداد النفقات على كيفية تسجيل الفواتير والنفقات الخاصة بك ودفعها في QuickBooks. هناك العديد من الفوائد لأخذ الوقت للقيام بهذا الإعداد.
1. دائما دفع الفواتير في الوقت المحدد
سيؤدي إعداد شروط الدفع الافتراضية في QuickBooks إلى إنشاء تنبيه ستتلقى لإخطارك عند استحقاق فاتورة. في كل مرة تقوم فيها بتسجيل الدخول إلى QuickBooks ، سترى قائمة رسائل تذكير تتضمن فواتير الموردين المستحقة. ستساعدك هذه التذكيرات على البقاء في صدارة أرصدة الحسابات المستحقة الدفع الخاصة بك حتى تتمكن من الحفاظ على تصنيف ائتماني جيد مع مورديك.
2. الحصول على أموال مقابل جميع البنود التي تم شراؤها نيابة عن عملائك
يساعدك QuickBooks على تتبع أي عناصر قمت بشرائها نيابة عن عملائك. تتيح لك ميزة "تمييز النفقات والعناصر القابلة للفوترة" وضع علامة على حساب مع العميل الذي يحتاج إلى إعادة إصدار فاتورة لهذا العنصر. هذه طريقة أسهل بكثير لضمان استرداد تكاليف هذه العناصر مقابل محاولة الاحتفاظ بهذه الإيصالات في صندوق أحذية أو باستخدام جدول بيانات Excel.
اطلع على دليل تطبيق Best Receipt Scanner لمعرفة كيف يمكنك التخلص من صندوق الأحذية هذا والحفاظ على إيصالاتك منظمة طوال العام.
3. تتبع ضريبة المبيعات
إذا كنت تبيع المنتجات الخاضعة لضريبة المبيعات ، فيمكنك إعداد كل مقاطعة تحتاجها لتحصيل ضريبة المبيعات في QuickBooks. عندما تبيع منتجًا ، ستحسب QuickBooks ضريبة المبيعات لك تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تشغيل تقارير توضح لك مقدار ضريبة المبيعات التي تحتاج إلى تحويلها إلى ولايتك.
كيفية إدخال النفقات في QuickBooks
أن يختتم القسم على إعداد النفقات. سيكون الدرس التالي في دورة تدريبية حول QuickBooks عبر الإنترنت هو كيفية إعداد الإعدادات المتقدمة في QuickBooks عبر الإنترنت. في هذه الدورة ، سوف نوضح لك كيفية إعداد الإعدادات المخصصة لتقاريرك المالية.
لمعرفة المزيد حول إدارة الإيرادات والنفقات وإعداد التقارير في QuickBooks ، قم بتنزيل البرنامج التعليمي المجاني QuickBooks المكون من 39 دورة هنا.
قم بتنزيل دورة Quickbooks المجانية
