المخطط التنظيمي (أو المخطط التنظيمي) هو أداة مساعدة مرئية تستخدم لتوضيح من الذي يقدم تقارير إلى من المسؤول عن ماذا يوجد في مؤسستك. يُظهر عادةً صاحب العمل أو رئيس القسم في الأعلى مع المرؤوسين أدناه ، في شكل رسم أو رسم تخطيطي أو مخطط تدفق أو صورة.
شكرا ل Pingboard لرعايتها هذه المادة. يوفر Pingboard وسيلة سهلة لاستخدام أداة التخطيط التنظيمي التي يمكنك الوصول إليها مجانًا ، مما يساعدك في إنشاء وصيانة المخطط التنظيمي الخاص بك. يمكنك أيضًا التسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية من ميزات المخططات التنظيمية المتقدمة الخاصة بهم.
زيارة Pingboard
1. اختر نوع المخطط التنظيمي الذي تحتاجه
لغرض إدارة أعمالك الصغيرة ، هناك ثلاثة أنواع من المخططات التنظيمية التي من المحتمل أن تنشئها - هرمية / من أعلى إلى أسفل ، وظيفية حسب القسم ، ومصفوفة أو متعددة الوظائف.
الهيكل التنظيمي الهرمي / من أعلى إلى أسفل
المخطط التنظيمي الهرمي هو مخطط يُظهر هيكل تقارير المؤسسة من الأعلى إلى الأسفل ، بدءًا من صاحب العمل أو مدير القسم في أعلى المخطط والموظفين الذين يقدمون تقارير إليهم يظهرون أسفل اسمهم. تظهر جميع الأدوار في مربعات متصلة بسطر لتوضيح علاقات التقارير.
نموذج الرسم البياني الهرمي / من أعلى إلى أسفل التنظيمية
نموذج مخطط هيكلي هيكلي تم إنشاؤه باستخدام Pingboard
ستستخدم معظم الشركات الصغيرة مخططًا تنظيميًا من أعلى إلى أسفل لأنه أبسط الأنواع الثلاثة. إذا كان عملك يتكون منك وعدد قليل من الموظفين الذين يقدمون تقارير لك ، فسيظهر المخطط التنظيمي اسمك في الأعلى وأسماء موظفيك أدناه.
يكون الأمر أكثر تعقيدًا عندما تبدأ في إضافة موظفي الإشراف ورؤساء الأقسام ، أو يكون لديهم مناصب مفتوحة ، غير شاغرة ، لكن الفكرة الأساسية هي نفسها. تم رسم نموذج المخطط التنظيمي الموضح أعلاه في حوالي ثلاث دقائق باستخدام الإصدار التجريبي من Pingboard.
الهيكل التنظيمي الوظيفي (حسب الإدارة)
بمجرد أن تصبح مؤسستك أكبر وتبدأ في تنظيم فريقك إلى أقسام ، مثل المبيعات والتمويل والعمليات وخدمة العملاء ، فمن المحتمل أن تستخدم مخططًا تنظيميًا وظيفيًا. هذا يوضح من هو المسؤول عن كل قسم ، وكذلك عدد الموظفين ، وأي الموظفين يقدمون تقارير إلى كل مدير. إليك مثال أدناه:
الهيكل التنظيمي الوظيفي المدمج في Pingboard مع الموظفين في كل قسم
عندما تنشئ المخطط التنظيمي الخاص بك في برنامج رسم بياني تنظيمي ، فإن الصور ليست ثابتة. على سبيل المثال ، في الصورة أعلاه ، يمكنك البحث عن عدد من التقارير المباشرة ، كما هو موضح في المبيعات والتسويق ، لمعرفة الأسماء الفعلية لكل موظف يعمل في هذه الدائرة. هذه ميزة لن تتوفر لديك إذا قمت بإنشاء مخطط تنظيمي على الورق.
إليك مقطع فيديو يوضح كيف يمكن للمستخدم البحث في مخطط org تم إنشاؤه في Pingboard.
يوضح المخطط التنظيمي المصفوف أو متعدد الوظائف علاقات إعداد تقارير متعددة. يتم استخدامه لتصوير الهياكل التنظيمية المعقدة للأعمال مع علاقات الإبلاغ عن المشاريع بالإضافة إلى العلاقات الإشرافية (من أعلى إلى أسفل ، الهرمية). يُظهر كلاً من العلاقات الإشرافية ، مثل "من هو مديري" ، فضلاً عن علاقات المشروع أو الفريق.
على سبيل المثال ، في إحدى شركات التسويق الصغيرة التي تدير مشاريع العملاء ، يقوم الموظفون بإبلاغ المشرف عليهم وتقديم النواتج إلى مديري المشاريع. قد يستفيد هذا النوع من الشركات باستخدام مخطط تنظيمي مصفوف أو وظيفي.
2. اختر أداة تخطيط هيكلي مجانية أو مدفوعة
يمكنك العثور على أدوات وقوالب مجانية عبر الإنترنت أو حتى العثور على الميزات المتاحة ضمن أنظمة برامج Office الحالية ، مثل MS Office أو برنامج الموارد البشرية أو الرواتب. أو يمكنك العثور على برنامج مخطط تنظيمي مخصص لإنشاء برنامجك. دعنا نراجع بعض أكثرها شيوعًا ، بدءًا من تلك المجانية.
أدوات البرمجيات الرسم البياني التنظيمية
- يحتوي Pingboard على أداة رسم تخطيطي مجانية ، كما هو موضح في الصور أعلاه.
- تقدم العديد من المواقع المدفوعة (إصدار وظائف محدودة) مجانًا يمكنك استخدامه من خلال توفير عنوان بريد إلكتروني. تقدم Pingboard نسخة تجريبية مجانية لمدة سبعة أيام على خيارات المخطط التنظيمي المدفوعة.
- MS Office - يمكنك إنشاء مخطط تنظيمي في العديد من منتجات MS Office إذا كنت تستخدم بالفعل MS Office Suite في عملك.
- في برنامج MS Word ، بمجرد فتح مستند ، اختر "إدراج> Smart Art> الهيكل التنظيمي". تعليمات يمكن العثور عليها هنا.
خيارات قائمة MS Office SmartArt لإنشاء مخطط Org
- في MS PowerPoint ، يمكنك إدراج مربعات نصية وخطوط لرسم المخطط التنظيمي الخاص بك أو البحث عن قوالب المخططات التنظيمية المجانية عبر الإنترنت.
- في Excel و PowerPoint و Word ، يمكنك أيضًا تنزيل وظيفة إضافية للمخطط التنظيمي مجانًا.
- استخدم برنامج رسم أو عرض تقديمي بسيط متاح بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، مثل Google Slides.
- نظام الموارد البشرية / كشوف المرتبات - إذا كنت تستخدم حاليًا نظامًا للموارد البشرية أو كشوف المرتبات مثل Justworks أو SAP / Success Factors أو Zenefits ، فيمكن أن يوفر البعض مخططًا تنظيميًا باستخدام بيانات الموظف الموجودة بالفعل في نظامك.
- إذا كنت تحتاج فقط إلى شيء أساسي للغاية ، فقم برسم المخطط التنظيمي على الورق أو على مخطط قلاب منشور في مكتبك.
- قوالب الإنترنت المجانية - ابحث عن "قالب الرسم البياني المجاني" وستجد الكثير من القوالب المجانية القابلة للتنزيل.
أدوات المخطط التنظيمي المدفوعة
يمكنك أن تتوقع أن تدفع ما بين 5 إلى 100 دولار + شهريًا مقابل البرامج التي تتيح لك إنشاء مخططات تنظيمية. تعد هذه البرامج رائعة إذا كان لديك نشاط تجاري سريع النمو ، أو تقوم بعمل الكثير من المخططات التنظيمية ، أو تحتاج إلى إنشاء مخططات أخرى بالإضافة إلى المخططات التنظيمية (مثل المخططات الانسيابية وخرائط العمليات). تقدم العديد من مواقع المخططات التنظيمية مدفوعة الأجر تجارب مجانية ، ولكن قد تضطر إلى مشاركة عنوان بريدك الإلكتروني للوصول.
يتم تنظيم تسعير برامج المخططات التنظيمية بشكل عام في مستويات ميزات مختلفة. على سبيل المثال ، تتيح خطة بداية Pingboard لثلاثة موظفين إمكانية الوصول إلى البرنامج ، بما في ذلك الوصول إلى تطبيقات الجوال ، ودعم البريد الإلكتروني بالإضافة إلى الميزات الموجودة في الخطة المجانية. توفر الترقية إلى خطط Pingboard القياسية أو Pro ميزات متقدمة مثل الدمج مع برنامج الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات لديك والوصول إلى جميع موظفيك.
توفر أفضل المخططات التنظيمية أدوات مثل القدرة على التنقل لأسفل لرؤية معلومات الموظف التفصيلية (ملفات التعريف) ، ورمز المخططات بالألوان ، والبحث في المخططات بالاسم أو المسمى الوظيفي ، وحتى إضافة صور الموظفين.
بعض ميزات Pingboard الأكثر فائدة موضحة أدناه. تتوفر الميزات العشرة الأولى في الإصدار المجاني من Pingboard ، بينما تتطلب الميزات الأربع الموضحة في الأسفل ترقية:
مثال على أدوات المخططات التنظيمية المجانية والمدفوعة المتوفرة على Pingboard
3. ملء المخطط التنظيمي الخاص بك
بناءً على سبب قيامك بإنشاء المخطط التنظيمي الخاص بك ، يمكن لكل عنصر نائب تضمين اسمًا وعنوانًا أو قدرًا ضئيلًا من المعلومات قدر الإمكان في كل مربع. توصيتنا لمعظم المخططات التنظيمية هي تضمين ما يلي في كل مربع موقف:
- الاسم (اترك الاسم فارغا إذا كان الوضع مفتوحا)
- القسم (على سبيل المثال ، المبيعات / التسويق ، المحاسبة ، العمليات)
- الوظيفة أو المسمى الوظيفي (على سبيل المثال ، مندوب المبيعات ، المشرف ، كاتب ، مدير المبيعات)
- اختياري:
- الموقع (استخدم إذا كان الموظفون متنوعين جغرافيًا ، أي نيويورك أو تكساس أو كاليفورنيا أو إذا كان لديك عدة مبان)
- معلومات للتواصل
- الهاتف (امتداد هاتف العمل أو الهاتف الخليوي)
- البريد الإلكتروني (العمل أو البريد الإلكتروني المنزلي لاستخدامهما في الاتصال بالعمل)
- صورة / طلقة الرأس
تسمح لك بعض برامج org chart بإضافة معلومات إضافية بحيث تعمل مثل دليل الموظف. فيما يلي مثال من Pingboard يُظهر معلومات سرية لا يستطيع سوى مسؤول Pingboard والموظف رؤيتها ، بما في ذلك حجم قميص الموظف والقيود الغذائية.
معلومات الموظف السرية متوفرة على Pingboard ، تكون مرئية فقط للمسؤولين والموظف
لماذا تحتاج شركتك الصغيرة إلى مخطط تنظيمي
أنت لا تفعل ذلك يجب أن لديك مخطط تنظيمي ، ولكن كأفضل ممارسات الموارد البشرية ، نوصيك بذلك. هناك العديد من الأسباب:
- لتحسين التواصل عبر الإدارات والفرق
- لتوفير الوقت عن طريق توضيح من يفعل ماذا
- لتوضيح لشركائك في العمل (البنوك وشركاء التمويل) أن عملك منظم للنجاح وأن لديك أشخاصًا يقومون بأدوار مهمة
- لمساعدتك في التخطيط للنمو والانتقال
المخطط التنظيمي هو أداة ، مثل قائمة الهاتف ، لتحسين الاتصال من خلال توضيح هيكل التقارير الخاص بك. إنه يوفر وقتًا حتى لا يضطر الموظفون ، وخاصة الموظفون الجدد ، إلى طرح سؤال ، "من هو الشخص الذي لدينا تكنولوجيا المعلومات؟" ، أو "من يمكنني أن أطرح سؤالًا حول مزايا الموظف الخاص بي؟" أو "من الذي يوجه إليه رئيسك في العمل؟"
غالبًا ما تكون المخططات التنظيمية مهمة أيضًا إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على تمويل ، حيث قد يرغب المستثمرون أو البنوك أو المقرضون أو SBA في معرفة كيفية هيكلة مؤسستك لضمان نجاحها ومن المحتمل أن تسدد شركتك قرضًا.
في الواقع ، نوصي بأفضل ممارسات الموارد البشرية المتمثلة في الحصول على نسختين من المخطط التنظيمي الخاص بك - أحدهما يعرض العلاقات الحالية لإعداد تقارير الموظف (للمشاركة مع موظفيك) والآخر يوضح كيفية تنظيم مؤسستك عندما تنمو / تتوسع ، أو عندما يغادر الموظف.
من المحتمل أن يكون للنسخة الثانية من مخطط org الخاص بك مراكز شاغرة فيها - عناصر بديلة للوظائف التي تأمل في توظيفها في المستقبل. فيما يلي مثال يوضح وظيفتين شاغرتين:
نموذج الرسم البياني ORG مع مواقف شاغرة تم إنشاؤها باستخدام نسخة مجانية من Pingboard
فوائد استخدام المخطط التنظيمي عبر الإنترنت
تتمثل إحدى فوائد استخدام مخطط تنظيمي قائم على السحابة مثل Pingboard في أنه يمكنك غالبًا مزامنته مع التطبيقات الحالية ، بحيث إذا تغيرت البيانات في نظام واحد ، مثل Google G-Suite أو Okta أو Azure Active Directory أو ADP ، سيقوم تلقائيًا بتحديث المخطط التنظيمي الخاص بك ، مما يوفر لك الوقت وتقليل إدخال البيانات المكررة والأخطاء.
أمثلة لمزامنة البيانات وأدوات الاستيراد المتاحة على Pingboard
ومن المزايا الأخرى التي تقدمها معظم المخططات التنظيمية عبر الإنترنت القدرة على استيراد بياناتك من جدول بيانات أو من برنامج الموارد البشرية الخاص بك ، على الرغم من أن هذا يتطلب عادةً ترقية إلى إصدار مدفوع. Pingboard ، على سبيل المثال ، يتيح لك استيراد البيانات من جدول بيانات أو Google ، وكذلك الموارد البشرية والمزايا وبرامج الرواتب مثل ADP و Gusto و Justworks و Zenefits وغيرها.
الخط السفلي
قبل قضاء وقت مكتب ثمين في إنشاء مخطط تنظيمي ، اسأل نفسك - هل تحتاج حقًا إلى مخطط؟ إذا كان لديك موظفان وكلاهما يقدم لك تقارير ، فمن المحتمل ألا تفعل ذلك. ولكن بمجرد أن تبدأ في توظيف المزيد من الموظفين ، يعد المخطط التنظيمي أداة مهمة.
نوصي بأن تبقي المخطط التنظيمي بسيطًا في البداية. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مخطط تنظيمي مجاني على صفحة واحدة باستخدام Pingboard ثم تحديثه عن طريق إضافة أو حذف مربعات أو خطوط أو نص.
مهما اخترت أن تفعل ، لا تنسَ أن تبقي المخطط التنظيمي مستمراً مع نمو عملك - الوظائف والأشخاص والمسؤوليات تتغير. من المحتمل أن يزيد المخطط التنظيمي الخاص بك من التعقيد مع انتقالك من ثلاثة موظفين إلى 15 إلى 50. لذا ، فاحفظ ذلك الشخص الأول الذي خربشت على ظهر منديل - قد تنظر إليه مرة أخرى بالحنين إلى يوم واحد.
زيارة Pingboard
