بوابات الخدمة الذاتية لموظفي الموارد البشرية: التعريف ، التكاليف ، ومقدمو الخدمات

جدول المحتويات:

Anonim

بوابة الخدمة الذاتية لموظفي الموارد البشرية هي صفحة ويب يمكن لأصحاب العمل والموظفين استخدامها للوصول إلى مستندات وبيانات الموارد البشرية. تتيح بوابة الخدمة الذاتية لموظفي الموارد البشرية لموظفيك العثور على معلوماتهم الخاصة عبر الإنترنت ، وبالتالي يوفر الوقت لموظفي الموارد البشرية والمديرين من الإجابة على الأسئلة الروتينية. هذه البوابات عادة ما تكلف 1-15 دولار لكل موظف شهريا.

إذا كنت تبحث عن برنامج للموارد البشرية يوفر لموظفيك بوابة الخدمة الذاتية للموظف ، فعليك استخدام Gusto. يتيح Gusto للموظفين إمكانية عرض النماذج وتوقيعها عبر الإنترنت ، وطباعة بطاقات وتقارير دفع الرواتب ، وإدارة اختيارات المزايا الخاصة بهم من خلال بوابة الخدمة الذاتية للموظفين المحسنة على الأجهزة المحمولة. يوفر أيضًا نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا يمكنك الاشتراك فيها في بضع دقائق فقط.

زيارة غوستو

كيف تعمل بوابة الخدمة الذاتية للموظف

بوابة الخدمة الذاتية للموارد البشرية هي إحدى ميزات برامج الموارد البشرية التي تتيح للمدير أو الموظف الخدمة الذاتية عبر صفحة الويب أو لوحة القيادة. يستخدمه أصحاب العمل على هيئة لوحة معلومات لتتبع معلومات الموظف فيما يتعلق بالتعيينات الجديدة وتسجيل المزايا ومعالجة كشوف المرتبات. إنه جزء قياسي من برنامج الموارد البشرية يوفر نظرة شاملة. أفضل نوع من بوابة الموارد البشرية يتيح للموظفين الوصول إلى البيانات الخاصة بهم كذلك.

تعد لوحة القيادة في Zoho People مثالاً على بوابة الموارد البشرية للخدمة الذاتية للموظفين.

على سبيل المثال ، بدلاً من دعوة موظفيك للاتصال بك لمعرفة مقدار الإجازة المدفوعة (PTO) التي تركوها ، أو للحصول على نسخ من رواتبهم ، يمكن لبوابة الموارد البشرية مع الخدمة الذاتية للموظف أن تعرض هذه المعلومات للموظف مباشرةً. . يستخدم إعدادات الأمان لتوفير المعلومات التي تريد أن يراها الموظف فقط.

على سبيل المثال ، قد ترغب في أن يتمكن الموظفون من عرض النماذج وتحديثها والتسجيل في المزايا وتنزيل مستندات الضرائب W-2 أو 1099 نهاية العام.قد ترغب في أن يرى المديرون قائمة بموظفي التقرير المباشر ، وطلبات العمل والخروج ، لكن لا تدعهم يشاهدوا مستندات الالتحاق بفوائد الموظفين أو معلومات المستفيد. يمكن لبوابة الخدمة الذاتية لموظفي الموارد البشرية أن تسهل على كل من الموظفين ومديريهم.

الذي الموظف الخدمة الذاتية هو الأفضل ل

بوابة الموارد البشرية هي الأفضل لأي عمل يريد توفير الوقت عن طريق منح مديريهم وموظفيهم حق الوصول إلى بيانات الموظف مع تقييد الوصول إلى المعلومات السرية. يمكن لأي شركة متنامية الاستفادة من وضع بيانات الموارد البشرية وكشوف الرواتب على الإنترنت حيث يمكن للموظفين والمديرين الوصول إليها.

فيما يلي أمثلة تجارية مشتركة توضح متى تكون بوابة الموارد البشرية مفيدة:

  • المطاعم وتجارة التجزئة وشركات الخدمات: مدير الخدمة الذاتية يساعد المديرين على تبسيط جدولة التحول مع توافر الموظف ومعلومات الاتصال الموظف عبر الإنترنت
  • العمل مع فرق بعيدة: بوابة الخدمة الذاتية تلغي الحاجة إلى إرسال النماذج ذهابًا وإيابًا مع الموظفين خارج الموقع ؛ كل شيء يمكن القيام به عبر الإنترنت عن طريق التوقيع الإلكتروني
  • الشركات التي لديها عمال ميدانيون: أغالبًا ما تحتوي بوابة الخدمة الذاتية الخاصة بالموظف على ميزات للهاتف المحمول تسمح للموظفين بمعرفة وقت إيداع شيكات الراتب أو إخطار المديرين عند المرض
  • الشركات الصغيرة التي ليس لديها موارد مخصصة للموارد البشرية: يمكن العثور على العديد من الأسئلة الشائعة لدى الموظفين حول الوظيفة أو المزايا باستخدام الخدمة الذاتية

إن تقديم بوابة الموارد البشرية أصبح سريعًا أفضل الممارسات في هذا المجال. توفير واحد يمنح مديريك وأعضاء الفريق الوصول المباشر إلى البيانات الخاصة بهم يوفر عليك الوقت ويقلل من إحباط أعضاء الفريق. مع وجود بوابة للموارد البشرية ، لم يعد على الموظفين الاتصال بك مباشرة لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم قضاء إجازة ، أو إعادة طباعة بطاقة المزايا ، أو طلب إضافة طفل جديد إلى خطة التأمين الصحي الخاصة بهم.

تكاليف بوابة الخدمة الذاتية للموارد البشرية

تتراوح بوابات الموارد البشرية من 1 دولار شهريًا ، لكل موظف للحصول على معلومات الموظف الأساسية ويترك التعقب إلى أكثر من 15 دولارًا شهريًا ، لكل موظف للميزات المتقدمة مثل التسجيل في المنافع والتدريب وإدارة الأداء. بوابات الخدمة الذاتية للموظفين التي تدير كشوف المرتبات هي في حدود 5 إلى 6 دولارات شهريًا ، لكل مجموعة من الموظفين وغالبًا ما تتضمن بيانات الخدمة الذاتية الداخلية والموارد البشرية لهذا السعر.

بالإضافة إلى تلك الرسوم الشهرية الأساسية ، هناك العديد من التكاليف الأخرى التي يجب مراعاتها.

موظف الخدمة الذاتية البرمجيات

يمكن أن يبدأ برنامج الموارد البشرية الذي يحتوي على ميزة بوابة الموارد البشرية بأقل من دولار واحد في الشهر مع شركات مثل Zoho People التي تقدم وظائف محدودة. إذا كنت تريد الموارد البشرية والمزايا والرواتب ، فستدفع أكثر مقابل مورد مثل Gusto الذي يكلف 39 دولارًا في الشهر بالإضافة إلى 6 دولارات شهريًا رسوم الموظف. بائعو كشوف مرتبات أكبر مثل Paychex و ADP يوفرون أيضًا ميزات الخدمة الذاتية للموظف ولكن قد يكلفها ضعف ذلك.

توفر خدمة ADP HR الذاتية للموظفين نظرة شاملة لبياناتهم.

تكاليف الإعداد لبوابة الموارد البشرية

لا تتقاضى معظم البرامج كخدمة (SaaS) رسوم الإعداد ، ولكن بعض البائعين مثل ADP و Namely و Paycor يقومون بذلك. رسوم الإعداد تميل إلى أن تكلف 500 دولار فأكثر ، وهذا يتوقف على البائع.

قد يكون البعض على استعداد لخفض أو التنازل عن رسوم الإعداد إذا وافقت على عقد طويل الأجل.

رسوم الاستشارات لبوابة الموارد البشرية

الاستشارات اختيارية وتعتمد في الغالب على مستوى خبرتك في الموارد البشرية. إذا لم يكن لديك مدير للموارد البشرية في فريق العمل ، فقد تحتاج إلى دفع مستشار موارد بشرية لمساعدتك في تكوين بوابة برنامج الموارد البشرية لديك ، بما في ذلك إعداد أدوار الأمان لك. يمكن أن يكلف ذلك 125 إلى 200 دولار في الساعة لمدة أربع ساعات أو أكثر ، حسب حجم شركتك.

تدريب موظفيك على استخدام أدوات الخدمة الذاتية

التدريب هو تكلفة أخرى يسهل التغاضي عنها. كحد أدنى ، ستحتاج إلى تزويد موظفيك بمعرف تسجيل الدخول والتعليمات. ومع ذلك ، لضمان حصولك على القيمة من بوابة الموارد البشرية الخاصة بك ، من الأفضل توفير جلسة تدريب تمهيدية لتعليم الموظفين كيفية تسجيل الدخول وكيفية الوصول إلى بياناتهم. التكلفة الحقيقية الوحيدة هي وقتك وتكلفة وقت موظفيك بعيدًا عن العمل.

بالنسبة لمعظم البوابات ، ينبغي أن تكون الجلسة التدريبية التي تتراوح مدتها من 30 إلى 60 دقيقة كافية وستؤتي ثمارها عن طريق زيادة احتمال قيام موظفيك بالرجوع إلى البوابة قبل الاتصال بك مع الأسئلة.

في الواقع ، إذا كنت تفكر في تكلفة استئجار موظف للموارد البشرية بدوام كامل بأكثر من 50000 دولار في السنة ، فإن استخدام بوابة الموارد البشرية يعد خيارًا ذكيًا للشركات الصغيرة. إن وقتك ثمين ، وفي كل مرة تقاطع فيها إجابة سؤال الموظف المتعلق بالموارد البشرية ، يستغرق وقتًا طويلاً من الوقت الذي تقضيه في تنمية أعمالك. الوقت قيم؛ وبالتالي فإن بوابة الموارد البشرية هي استثمار يوفر عليك الوقت.

خيارات بوابة الخدمة الذاتية للموظف

والخبر السار هو أنه ليس عليك إنشاء بوابة للموارد البشرية من البداية. عند شراء برنامج SaaS HR ، فإنه يأتي عادةً مع خيار الخدمة الذاتية للموظف الذي قد يشير إليه كبوابة أو لوحة معلومات. في أي حال ، يمكنك إضافة موظفيك وإعداد الأمان للإشارة إلى من يمكنه معرفة البيانات.

هناك العديد من الأماكن التي يمكنك العثور على مدخل للموارد البشرية كجزء من حزمة برامج موجودة.

1. برامج الموارد البشرية

تعتبر برامج الموارد البشرية رائعة لأي شركة تصل إلى عتبة حوالي 10 موظفين. ذلك لأن إدارة نماذج الموظفين وملفاتهم تبدأ في التعقيد في هذه المرحلة. يتيح لك وجود مدخل للموارد البشرية في برنامج الموارد البشرية الخاص بك إرسال استمارات الموظفين للتوقيع الإلكتروني ويوفر مساحة لتخزينها عبر الإنترنت. يمكن للعديد من بوابات الخدمة الذاتية التفاعل مع برنامج الرواتب الحالي.

يوفر Zoho People بوابة الموظفين لإدارة تجربة الموظف.

يمكن إكمال المستندات مثل خطاب عرض الموظف واستمارات التسجيل الخاصة بالمزايا وكتيب الموظف الموقّع وعرضها على الإنترنت في بوابة الموارد البشرية. هذا يوفر عليك الوقت من الإجابة على أسئلة مثل "ما هي أيام العطل التي نتقاضاها؟" أو "ما هو الأجر الطبي المشترك؟". إليك مقال يعرض توصيات برنامج أفضل الموارد البشرية لدينا لمساعدتك في العثور على بوابة إلكترونية تلبي احتياجات موظفيك.

إذا كنت بحاجة إلى برنامج الموارد البشرية لإدارة النماذج والأوراق ، وكذلك تتبع إجازات الموظف ووقت العمل ، فلا تنظر إلى أبعد من Zoho People. خدمة Zoho People مجانية للشركات التي لديها خمسة موظفين أو أقل وتبدأ بسعر دولار واحد فقط شهريًا لكل موظف بعد ذلك.

حاول زوهو الناس

2. الرواتب البرمجيات

يعد برنامج كشوف المرتبات الأفضل للشركات الصغيرة التي تبحث عن أداة الكل في واحد لإدارة كشوف الرواتب الخاصة بهم ومنح الموظفين لوحة تحكم بالخدمة الذاتية. غالبًا ما يشتمل برنامج كشوف المرتبات على وظائف الموارد البشرية وبوابة الموارد البشرية حتى يتمكن الموظفون من عرض عناصر الدفع ونماذج الضرائب الخاصة بهم. تقدم العديد من شركات الرواتب التقليدية مثل ADP وظائف الموارد البشرية الأخرى مثل استحقاقات الموظفين والتأمين على تعويض العمال ، لذلك يجدر التحقق مع مزود الرواتب الحالي لمعرفة ما إذا كان لديهم خيار بوابة الموارد البشرية.

يوفر Gusto لكل موظف لوحة معلومات لبوابة الموارد البشرية ، مخصصة حسب دوره الوظيفي.

خلاف ذلك ، يقدم أحدث موفري الرواتب المستندة إلى مجموعة النظراء مثل Zenefits و Gusto بوابات الموارد البشرية لموظفيك بالإضافة إلى لوحة معلومات الموارد البشرية لك ولمدراءك لعرض معلومات الموظف ذات الصلة في مكان واحد. توفر معظمها الأمان المستند إلى الأدوار بحيث يعرض موقع البوابة المعلومات التي تريد أن يعرضها الموظف أو المدير فقط. فيما يلي أهم توصيات موفر الرواتب.

إذا كنت تبحث عن برنامج كشوف المرتبات لتبسيط وظيفة الموارد البشرية في المكتب الخلفي ، فإن Gusto هو أفضل خيار لدينا. هذا لأنه ، بنصف السعر لموفري كشوف المرتبات الكبيرة ، يقدم Gusto بوابة للموارد البشرية ، ومعالجة كشوف المرتبات ، وخيارات المزايا. يبدأ السعر من 39 دولارًا بالإضافة إلى 6 دولارات لكل موظف ويضمن أن يكون لدى موظفيك المعلومات التي يحتاجونها في متناول أيديهم.

زيارة غوستو

3. برنامج ضبط الوقت

توفر بعض برامج الوقت والحضور مثل When I Work بوابة للموارد البشرية في شكل لوحة معلومات تتيح لك وللمديرين تحديد مواعيد الموظفين والتنبؤ بالعمل والأجور ومعالجة مشكلات الحضور. هذا هو الأفضل للشركات التي تدير العاملين بدوام جزئي وتحويل العمال. ثم يستخدم الموظفون تطبيق الجوّال لتسجيل الدخول أو طلب الإجازة أو العثور على التحول المجدول التالي. إذا كان تعقب الوقت وجدولة الموظف هي السمات الرئيسية التي تبحث عنها ، فقد يحتوي برنامج الوقت والحضور على جميع ميزات مدخل الموارد البشرية التي تحتاج إليها.

عندما يوفر I Work لوحة تحكم مدير بالإضافة إلى دردشة العمل.

نوصي عندما أعمل كبرنامج وقت وحضور يوفر لوحة معلومات للمدراء لاستخدام وتتبع جداول الموظف والوقت في مكان واحد. تكون جدولة الموظفين مجانية إذا كان لدى عملك أقل من 75 موظفًا ، ويوفر خيارات اتصال قوية لمساعدتك في البقاء على اتصال مع موظفيك.

زيارة عندما اعمل

4. برامج إدارة القوى العاملة

قد تحتاج الشركات مثل المطاعم ومحلات البيع بالتجزئة إلى وصول الموظفين إلى لوحة معلومات الخدمة الذاتية أو بوابة الموارد البشرية للإشارة إلى الوقت الذي يمكنهم فيه العمل وطلب إجازة. تحتوي العديد من تطبيقات إدارة القوى العاملة هذه على مدخل للموارد البشرية مدمج ، مما يوفر خيارات إضافية مثل اتصالات المدير والأقران.

Homebase يوفر كل من المديرين والموظفين مع لوحة القيادة بوابة الموارد البشرية.

نوصي باستخدام Homebase كأفضل ما يتعلق بالأعمال التجارية المصنوعة من الطوب والملاط لأنها توفر برنامجها مجانًا لعدد غير محدود من الموظفين الذين يعملون في موقع مادي واحد. بالإضافة إلى ذلك ، يتكامل مع برنامج الرواتب والموارد البشرية المعقول التكلفة مثل Gusto بحيث ينتهي بك الأمر مع حل اثنين مقابل واحد منخفض التكلفة يمكنه تمرير البيانات في الوقت المحدد للعمل مباشرة في برنامج الرواتب.

جرب Homebase مجانًا

ميزات بوابة الخدمة الذاتية للموظف

ينبغي أن تسمح بوابة الموارد البشرية للمديرين والموظفين بالوصول بسهولة إلى البيانات الأساسية مثل معلومات الاتصال بالموظفين إلى جانب المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية مثل تسجيل الفوائد ، وكشوف الرواتب ، والتدريب ومراجعات الأداء.

عند تقييم بوابة الموظفين لشركتك الصغيرة ، ضع في اعتبارك المعايير التالية:

  • السعر:يجب أن تكون بوابة الموارد البشرية الخاصة بك ميسورة التكلفة. بدلاً من إنشاء شيء من الصفر بآلاف الدولارات ، يمكنك استخدام برنامج SaaS HR بتكلفة تتراوح بين دولار واحد إلى 15 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
  • سهولة الاستعمال: يجب أن تكون بوابة الموارد البشرية الخاصة بك سهلة الاستخدام ؛ يؤدي الدخول الموحد أو التكامل مع G Suite إلى زيادة احتمال وصول الموظفين إلى بوابة الموارد البشرية عبر الإنترنت
  • خدمة ذاتية، إخدم نفسك بنفسك: ما الفائدة من بوابة الموارد البشرية إذا كانت توفر فقط لوحة معلومات لك أو لمندوب الموارد البشرية لديك؟ تحتاج بوابات الموارد البشرية إلى الخدمة الذاتية حتى يتمكن الموظفون من العثور على إجاباتهم الخاصة عبر الإنترنت
  • الأمن القائم على الدور: يضمن الأمن القائم على الدور أن المديرين والموظفين لا يرون سوى المعلومات التي يحق لهم عرضها ؛ تتيح لك بوابة الموارد البشرية إعداد المستخدمين بناءً على تلك الأدوار
  • وصول المحمول: يجب أن تكون بوابة الموارد البشرية والبيانات المخزنة داخلها قابلة للعرض للموظفين خارج الموقع ، مما يعني أنه ينبغي أن يتضمن تطبيقًا للجوال أو لديه موقع ويب محسّن للجوال
  • تأمين: غالبًا ما تكون بيانات مدخل الموارد البشرية ذات طبيعة سرية ؛ لذلك ، أيا كان مدخل الموارد البشرية الذي تقوم بإعداده ، فإنه يحتاج إلى حماية معلومات الموظف بالإضافة إلى معلومات عملك ، مثل المخطط التنظيمي
  • تخزين الوثائق: يجب على بوابة الموارد البشرية تخزين النماذج والوثائق المخصصة ، بالإضافة إلى بيانات الموارد البشرية حتى يتمكن الموظفون من العثور على المستندات وعرضها وتنزيلها وإرسالها حسب الحاجة
  • ه-التوقيع: يتم إعداد أفضل بوابات الموارد البشرية للسماح للموظفين والمديرين بالتوقيع الإلكتروني على المستندات من خطابات العرض إلى طلبات الإجازة ومراجعات الأداء ، مما يوفر الوقت
  • العمل: يتم إعداد بعض بوابات الموارد البشرية مع سير العمل ، على سبيل المثال ، للسماح للموظف ببدء تغيير ما ، مثل الزواج ، ثم يتبع ذلك عن طريق الموارد البشرية ، عن طريق إرسال استحقاقات أو نموذج تغيير المستفيد ؛ يضمن سير العمل عدم فقدان خطوات عملية الموارد البشرية الرئيسية

إيجابيات وسلبيات بوابة الخدمة الذاتية للموارد البشرية

على الجانب الإيجابي ، تعد بوابة الموارد البشرية أداة تستثمر بها لدعم موظفيك وتوفير الوقت. على الجانب السلبي ، قد يكون إعداده مكلفًا ويتطلب من شخص إدارته. في ما يلي ملخص عن إيجابيات وسلبيات لمساعدتك في تمييز ما إذا كان إعداد بوابة الموارد البشرية مناسبًا لشركتك.

إيجابيات بوابة الموارد البشرية

فيما يلي بعض الفوائد العديدة لبوابة الموارد البشرية:

  • تحسين تجربة الموظف: يحب الموظفون أن يكونوا قادرين على الوصول إلى المعلومات عندما يريدون ذلك - ربما حتى أثناء تواجدهم في المنزل ؛ بوابة يعطيهم السيطرة
  • موفر للوقت: الموظفين الذين يستخدمون بوابة الموارد البشرية هم أقل عرضة للاتصال بك لطرح الأسئلة الشائعة حول الموارد البشرية ، مثل مكان العثور على نموذج أو دليل الموظف
  • محطة واحدة: يمكنك تخزين جميع بيانات الموظفين ذات الصلة في مكان واحد على بوابة الموارد البشرية ، بدلاً من البحث في الملفات عن المستندات ومعلومات الموظف
  • ملفات ورقية أقل: يمكنك في النهاية التخلص من الملفات الورقية تمامًا ، مما يوفر مساحة تخزين والتخلص من خزائن الملفات الصناعية البشعة
  • معلومات جديده اولا بأول:يمكن وضع علامة على البيانات الموجودة في بوابة الموارد البشرية حسب التاريخ بحيث لا تقوم أبدًا بسحب عنوان الموظف غير الصحيح أو إرسال أوراق الفوائد القديمة

سلبيات بوابة الموارد البشرية

هناك عدد قليل من المسابقات عندما تقوم بإعداد بوابة للموارد البشرية:

  • كلفة: عادةً ما تدفع مقابل بوابة الموارد البشرية استنادًا إلى عدد المستخدمين الذين يمكنهم الوصول ؛ الأسعار تتراوح بين دولار واحد إلى 15 دولارًا شهريًا ، لكل موظف وبعضها قام بوضع رسوم
  • الحفاظ على الدقة: بمجرد أن تقرر استضافة بيانات الخدمة الذاتية للموظف ، يجب عليك التأكد من تحديثها ، الأمر الذي يتطلب صيانة وإدخال بيانات دقيق
  • اكتشاف: على غرار ملفات الموظفين الورقية ، يمكن اكتشاف كل شيء في بوابة الموارد البشرية الخاصة بك في حالة وجود دعوى قضائية ؛ تأكد من عدم وجود شيء في البوابة الإلكترونية ينتهك قانون العمل
  • الأمان: عليك التأكد من عدم تعرض بيانات صحة الموظف ومعلومات الاتصال والحسابات المصرفية للخطر ؛ يعد الأمن أمرًا مهمًا إذا قمت باستضافة هذه البيانات على بوابة الموارد البشرية

فيما يلي بدائل لبوابة الموارد البشرية عبر الإنترنت. بعض الخيارات أقل تكلفة ، ولكنها توفر أيضًا خيارات أقل للأمان وليست سهلة الاستخدام.

بدائل لبوابة الموارد البشرية

أحد البدائل لبوابة الموارد البشرية موجود منذ قرون: الملفات الورقية. يمكنك تأمينهم بقفل ومفتاح. ومع ذلك ، يتعين عليك بعد ذلك مطالبة شخص بإلغاء تأمين الملفات في كل مرة تطلب فيها أنت أو مديرك أو موظفك معلومات. لحسن الحظ ، قد تتيح لك البدائل الأحدث توفير بعض معلومات الموظفين عبر الإنترنت بتكلفة أقل من بوابة الموارد البشرية.

ورقة أو ملفات إلكترونية

يمكنك استخدام الوثائق الورقية ، مثل نشر جميع سياساتك في كتيب الموظف للموظفين للرجوع إليها. يمكنك أيضًا تخزين هذه المعلومات في محرك أقراص شبكة آمن أو على G Suite ، ثم حماية المجلدات أو المستندات المحددة بكلمة مرور.

قد يعمل هذا البديل بشكل جيد حتى تبدأ في الاقتراب من علامة الموظف الخمسين عندما تحتاج إلى إدارة عروض المزايا الصحية والالتزام بقوانين العمل مثل قانون الإجازة العائلية والطبية لعام 1993 (FMLA). بالإضافة إلى ذلك ، من المحتمل أن تربك بنية الإيداع الموظفين ، الذين سيتصلون بك ، أو الموارد البشرية للحصول على المعلومات أو السياسات أو النماذج التي يحتاجون إليها.

برمجيات إدارة المشاريع

غالبًا ما يمكن إعادة استخدام برنامج إدارة المشاريع مثل Insightly أو Monday أو Trello لإعداد معلومات للموظفين للوصول إلى بوابة الموارد البشرية. بالطبع ، ستحتاج إلى القيام بالمزيد من العمل لإعداد وظائف الأمان وتقييد من يمكنه عرض المستندات. يمكنهم عادةً تخزين النماذج والمستندات وحتى توفير سير العمل والمهام بحيث يمكن إدارة إجراءات الموارد البشرية ، مثل عملية التأجير والنماذج الجديدة في مكان واحد. اقرأ مقالتنا عن أفضل برامج إدارة المشاريع لمزيد من المعلومات حول كيفية عمل برنامج إدارة المشروع.

برنامج التعاون عبر الإنترنت

يعد برنامج التعاون عبر الإنترنت مثل Slack أداة أحدث يمكنها منح موظفيك الوصول إلى كل من المعلومات المشتركة والمعلومات التي لا يمكن عرضها إلا بواسطة مجموعة فرعية من الأفراد مثلك ومديرهم. ومع ذلك ، قد يستغرق إعادة تكوين أدوات التعاون عبر الإنترنت للعمل كبوابة للموارد البشرية بعض الوقت للتخطيط والتنفيذ. بالإضافة إلى ذلك ، ليس من المحتمل أن يكون لديك ميزات الأمان التي تحتاجها ، لذلك لا تزال بحاجة إلى حماية المجلدات أو المستندات المخزنة في مكان آخر بكلمة مرور.

منظمة صاحب عمل محترف

تبحث بعض الشركات الصغيرة عن طريقة لتبسيط معلومات الموارد البشرية والموظفين ، دون إدراك أن منظمات أصحاب العمل المحترفين موجودة للقيام بذلك. عندما تعمل مع PEO ، من المحتمل أن تمنح موظفيك الوصول إلى بوابة الموارد البشرية كجزء من خدمة PEO.

يكلف أكثر قليلاً ، ما يزيد عن 79 دولارًا شهريًا ، لكل موظف ، ولكن يعد PEO بديلاً رائعًا للشركات الصغيرة التي ترغب في إعطاء موظفيها مظهرًا وشعورًا بالعمل في شركة أكبر ، تكتمل مع المزايا وخصومات الموظفين ، و بوابة الموارد البشرية ذاتية الخدمة. إذا كنت مهتمًا بالعمل مع PEO ، فإليك دليل المشترين الخاص بنا الذي يعرض أفضل PEOs للشركات الصغيرة.

يمكن لـ PEO مثل Justworks توفير مزايا الموظفين مباشرة من بوابة الموارد البشرية الخاصة بهم.

إذا كنت ترغب في منح موظفيك تجربة العمل لدى شركة Fortune 100 ، ففكر في استخدام PEO مثل Justworks التي يمكن أن توفر لموظفيك مجموعة كاملة من المزايا بالإضافة إلى توفير بوابة لهم للوصول إلى بيانات الموارد البشرية والرواتب الخاصة بهم.

زيارة Justworks

الأسئلة المتداولة (FAQs) حول بوابة الخدمة الذاتية للموظف

فيما يلي بعض الأسئلة التي قد يأخذها أصحاب الأعمال الصغيرة قبل إنشاء بوابة للموارد البشرية. إذا لم تجد إجابة عن سؤالك أدناه ، فيرجى البحث في منتدانا. يمكنك أيضا نشر سؤالك الخاص. يستجيب خبراء أعمالنا عادةً خلال يوم واحد أو نحو ذلك.

أليست بوابة الموارد البشرية هي نفسها شبكة الموظفين؟

تشير إنترانت إلى موقع ويب مخصص للاستخدام الداخلي فقط فقط. وبهذا المعنى ، يمكن أن يتضمن أي نوع من البيانات والمستندات التي تريدها ، ويمكنك إعداد الأمان لتقييد الوصول إلى ما يراه الموظفون استنادًا إلى دور الوظيفة أو عوامل أخرى. من الممكن إعداد إنترانت لديك لتكون بمثابة بوابة للموارد البشرية.

ومع ذلك ، فإن بوابة الموارد البشرية هي أكثر بكثير من مجرد شبكة إنترانت حيث تتضمن عادة معلومات خاصة بالموارد البشرية يحتاج الموظفون إلى الوصول إليها ، مثل سياسات الشركة في دليل الموظف أو نماذج مثل تقارير المصروفات. بالإضافة إلى ذلك ، فإن معظم بوابات الموارد البشرية التي يوفرها برنامج الموارد البشرية أو برامج الرواتب القائمة على السحابة تتيح للموظفين الوصول إلى معلوماتهم الخاصة والسماح لهم بإجراء تغييرات على الإنترنت ، مثل زيادة مساهمتهم في 401 (ك) أو إضافة طفل جديد إلى خطتهم الصحية.

ماذا لو استقال شخص ما ولا يزال لديه حق الوصول إلى بوابة الموارد البشرية؟

إذا قمت بتشغيل بوابة للموارد البشرية ، فستحتاج أيضًا إلى إعداد إجراءات لما يجب القيام به عند تعيين موظف أو إنهاء عمله أو فصله أو تغيير أدوار الوظيفة أو المشرفين. وبهذه الطريقة ، تتأكد من وصول الموظف إلى الميزات والقوائم الصحيحة داخل البوابة.

على سبيل المثال ، قد يحتاج الموظف الذي تم إنهائه إلى الاحتفاظ برصيد 401 (k) و W-2 بنهاية العام.معظم حسابات برامج الموارد البشرية لهذه التغييرات المهمة في ميزات الأمان. بالطبع ، إذا كنت لا تريد أن يكون للموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم أي وصول إلى موقع البوابة الخاص بك ، فستحتاج إلى إعداد إجراءات الأمان الخاصة بك لإبطال وصولهم عند الإنهاء كجزء من عملية النقل إلى الخارج.

يمكن للعامل العقد الحصول على بوابة الموظف؟

والخبر السار هو أنه يمكنك إعداد الوصول إلى بوابة الموظفين بطريقة تلبي احتياجات عملك ، بما في ذلك منح العمال المتعاقدين حق الوصول إلى عرض محدود. طالما أنك توفر للمستخدم معرف تسجيل دخول ، يجب أن يكونوا قادرين على عرض البيانات في النظام. ومع ذلك ، قد ترغب في أن يكون للعاملين بعقود وصول مختلف عن الموظفين أو المديرين المعينين مباشرة.

على سبيل المثال ، ستحتاج إلى وصول العاملين في العقود إلى سجل الدفع واتفاقيات العمل وجدول العمل. ومع ذلك ، قد لا ترغب في أن يروا مخصصات الموظفين التي لا يحق لهم الحصول عليها أو طلب الإجازة بالطريقة نفسها التي يستأجر بها الموظفون الذين يتم توظيفهم مباشرة. غالبًا ما يمكن إعداد خيارات الأمان هذه باستخدام ميزات الأمان القائمة على الأدوار لبوابة الموارد البشرية.

الخط السفلي

تعد بوابة الموارد البشرية استثمارًا كبيرًا حتى بالنسبة لأصغر الشركات لأنها تساعدك على توحيد ممارسات عملك وتوفير الوقت. يُستكمل عرض النطاق الترددي المحدود الخاص بك بصفتك صاحب عمل من خلال تزويد الموظفين بأداة الخدمة الذاتية التي يمكنهم استخدامها لإدخال ساعات العمل الخاصة بهم ، وطلب إجازة ، والتحقق من مزاياهم ، وعرض رواتب أجورهم والمزيد.

نوصي باستخدام برنامج Gusto HR وكشوف المرتبات كبوابة واحدة لموظفي المتجر. ستتمكن أنت وأعضاء فريقك من رؤية كل شيء بدءًا من الأشياء المودعة في يوم الدفع ، إلى نماذج W-4 الموقعة الإلكترونية والمستندات الضريبية في نهاية العام في مكان واحد. يمكنك حتى تخزين المستندات المرجعية مثل السياسات ودليل الموظف الخاص بك للموظفين للوصول إلى الإنترنت.

جرب غوستو

اختيار المحرر