الفاتورة هي فاتورة للعميل للبيع بعد تسليم البضائع أو الخدمات ولكن قبل السداد. يعد برنامج المحاسبة هو أفضل طريقة لإنشاء فاتورة وإرسالها ، ولكنه عادةً ما يكلف رسومًا شهرية. للمساعدة ، لدينا قالب فاتورة مجاني قابل للتحميل في Excel و PDF و Word.
إذا أنشأت أكثر من 10 فواتير شهريًا ، فيمكنك استخدام برنامج محاسبة مثل QuickBooks Online لإنشاء الفواتير وإرسالها والحصول على أموال في الوقت المحدد. تتراوح الأسعار بين 10 دولارات - 35 دولارًا شهريًا للأشهر الستة الأولى ، ويمكنك حتى الحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا. لا يوجد خطر.
زيارة QuickBooks على الانترنت
قالب فاتورة مجاني لتحميل
إذا قمت بإنشاء فواتير العملاء من 0 إلى 10 شهريًا ، فقد لا يكون لديك ما يكفي من معاملات العملاء لضمان QuickBooks أو بديل مثل Xero. بدلاً من ذلك ، قد يعمل قالب الفاتورة القابلة للتخصيص بشكل أفضل. هناك العديد من القوالب المتوفرة وعادة ما تأتي في شكل ملف Excel أو Word أو PDF.
يمكنك تنزيل أحد قوالب الفاتورة المجانية أدناه:
إكسل قالب الفاتورة الحرة
انقر هنا للحصول على قالب فاتورة Excel المجاني. يحتوي هذا القالب على جميع العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في الفاتورة. يحتوي أيضًا على حقول تقوم تلقائيًا بحساب الخصومات وضريبة المبيعات والإجماليات الفرعية. ميزة أخرى لاستخدام قالب Excel هي أنه يمكنك حفظ كافة الفواتير للعميل في مصنف واحد. سيسهل ذلك تحديد موقع الفاتورة بسرعة عند الحاجة إليها.
بمجرد إنشاء الفاتورة ، تأكد من حفظها بتنسيق PDF قبل إرسالها إلى عميلك. بعد تنزيل القالب ، راجع القسم أدناه حيث سنشرح كل مكون بعمق.
قوات الدفاع الشعبي الحر قالب الفاتورة
انقر هنا للحصول على قالب فاتورة PDF المجانية. بخلاف Excel ، لن يتم احتساب الحقول تلقائيًا للخصومات وضرائب المبيعات والإجماليات الفرعية. سيكون عليك حساب المجاميع يدويًا. ومع ذلك ، تتمثل إحدى مزايا استخدام قالب PDF في وجود حقول قابلة للنقر يمكنك إدخال جميع المعلومات التي تحتاج إليها. هذا يجعلها نظيفة وسهلة الصيانة حيث لا يمكنك نقل الحقول أو تغييرها.
بعد التنزيل ، راجع القسم أدناه للحصول على شرح للقالب.
كلمة حرة فاتورة القالب
انقر هنا للحصول على قالب فاتورة Word المجاني. على غرار ملف PDF ، لن يتم احتساب الحقول تلقائيًا لضريبة المبيعات والخصم والإجماليات الفرعية ، لذا تأكد من دقة حساباتك قبل إرسالها إلى عميلك. قالب Word أكثر قابلية للتخصيص من كل من قوالب Excel أو PDF. ولكن هذا يجعله أكثر عرضة للأخطاء.
بمجرد تنزيل القالب ، اقرأ القسم أدناه لفهم حقوله بشكل أفضل.
ما هو مدرج في قالب الفاتورة المجانية
في ما يلي لقطة من نموذج فاتورة مجاني مكتمل إلى جانب تعليمات موجزة لكل حقل. ألقِ نظرة على كل من الأرقام الموجودة في اللقطة ثم اقرأ التفسير المقابل. هذا سيساعدك على فهم قالب الفاتورة بشكل أفضل ويساعدك على تخصيصه وفقًا لاحتياجاتك المحددة.
1. شعار العمل - إذا لم يكن لديك شعار ، فاقرأ مقالنا حول تصميم شعار الشركة.
2. اسم العمل - للحصول على بعض النصائح حول كيفية تسمية النشاط التجاري ، انقر هنا لقراءة مقالتنا.
3. تاريخ الفاتورة - يجب أن يكون هذا هو تاريخ إنشاء الفاتورة وإرسالها.
4. الفاتورة - يجب أن يكون هذا رقمًا فريدًا تقوم بتعيينه يدويًا أو سيقوم برنامج المحاسبة الخاص بك بإنشاء كل فاتورة. سيساعدك الحصول على هذا الرقم المرجعي في تطبيق المدفوعات المستلمة على الفواتير الصحيحة. كما أنه يساعد في التعامل مع أسئلة فواتير العملاء لأنه يمكنك البحث بسرعة عن فاتورتهم.
5. بيل إلى - هذا هو عنوان إرسال الفواتير للعميل.
6. السفينة إلى - عنوان الشحن ، إذا كان مختلفا عن عنوان الفواتير.
7. طريقة الشحن - أشر إلى كيفية شحن المنتج (مثل UPS أو FedEx أو USPS)
8. شروط الشحن - إذا كنت تقوم بشحن المنتجات ، وبناءً على اتفاقك مع عميلك ، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى إما FOB Shipping Point أو FOB Destination. تحقق من ما هي أهمية نقطة الشحن فوب والوجهة فوب لمعرفة المزيد.
9. تاريخ التسليم - حدد التاريخ المتوقع أن يصل المنتج إلى وجهة العميل.
10. شروط الدفع - يعتمد هذا على طول الفترة الزمنية التي تمنح فيها عميلك للدفع لك. يستغرق بضع دقائق لقراءة مقالتنا حول أفضل شروط الفاتورة لعملك. يمكنك أيضًا اختيار تحميل العميل رسومًا متأخرة إذا لم يدفعوا الفاتورة في الوقت المحدد.
11. تاريخ الاستحقاق - هذا هو عندما يكون الدفع مستحقًا من العميل.
12. طلب شراء - يجب أن تحصل بعض الشركات على موافقة قبل شراء المنتجات أو الخدمات. عادة ، إذا كنت تعمل مع المدارس أو أي وكالة حكومية ، فيجب عليهم إكمال أمر الشراء قبل السماح لهم بتقديم طلب. للتأكد من عدم تأخير الدفع ، يجب عليك تضمين رقم أمر الشراء في الفاتورة.
13. الكمية - أدخل كمية المنتج المباعة أو عدد الساعات إذا قمت بفوترة في ساعات للخدمات.
14. البند رقم - استخدم هذا الحقل إذا كان لديك منتجات ذات أرقام عناصر فريدة ؛ خلاف ذلك ، إذا كانت المنتجات التي تبيعها لا تحتوي على أرقام عناصر أو إذا كنت تبيع خدمات ، فيمكنك ترك هذا الحقل فارغًا.
15. الوصف - كن مفصلاً قدر الإمكان هنا حتى يعرف العميل تمامًا ما تقوم بفواتيره عليه (مثل حنفيات الفولاذ المقاوم للصدأ).
16. سعر الوحدة - أدخل تكلفة وحدة المنتج أو الخدمة المباعة لكل وحدة.
17. خط المجموع - سيقوم قالب فاتورة Excel تلقائيًا بضرب عمود الكمية وعمود سعر الوحدة للحصول على إجمالي هذا السطر.
18. الخصم (إن وجد) - إذا كنت تريد تطبيق خصم على قالب Excel ، فيمكنك القيام بذلك كنسبة مئوية. ستحسب الصيغة الخصم تلقائيًا وتخصمه من إجمالي المبلغ المستحق. يمكنك أيضا تعيينها كمبلغ ثابت. بالنسبة إلى PDF و Word ، يجب عليك حسابه يدويًا
19. المجموع الفرعي - المبلغ الإجمالي قبل تطبيق الخصم وضريبة المبيعات.
20. ضريبة المبيعات (إن وجدت) - أدخل معدل ضريبة المبيعات (بدون النسبة المئوية) التي تحمّلها وسيحسب القالب تلقائيًا مبلغ ضريبة المبيعات قبل تطبيق الخصم (إن وجد). ستتم إضافة مبلغ ضريبة المبيعات إلى المبلغ الإجمالي المستحق كما هو موضح أدناه:
21. المبلغ الإجمالي المستحق - سيضيف قالب فاتورة Excel تلقائيًا إجمالي كل بند ، وضريبة المبيعات ، وإجماليات الخصم للوصول إلى إجمالي المبلغ المستحق.
22. الرسوم المتأخرة والعقوبات - إذا كنت ترغب في تطبيق الرسوم أو العقوبات المتأخرة ، فيمكنك إما إضافتها أسفل المنتجات وعناصر الخدمات ، ثم اكتب فقط مبلغًا ثابتًا أو يستند إلى نسبة مئوية من المبلغ الإجمالي المستحق. (أي 1 ٪).
23. معلومات عملك - يقع عنوانك البريدي في أسفل الفاتورة حتى يتسنى للعملاء أشكال الدفع التي تقبلها. على سبيل المثال ، يمكنك تزويد العملاء بخيار الدفع عبر الإنترنت أو عبر الهاتف بواسطة بطاقة ائتمان. لمعرفة المزيد ، اقرأ مقالتنا عن كيفية قبول مدفوعات بطاقات الائتمان. يجب عليك تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك إذا كان لدى العملاء أسئلة كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه:
برامج المحاسبة مقابل قوالب الفاتورة المجانية
تتمثل الطرق الأربع الأكثر شيوعًا لإنشاء الفواتير باستخدام برامج المحاسبة مثل QuickBooks Online أو عبر قالب مُعد مسبقًا باستخدام Microsoft Excel و Word و / أو PDF. في حين أنه من الأسهل إنشاء وإرسال الفواتير باستخدام البرامج ، إلا أنها قد تكون أكثر تكلفة. أحيانًا يكون استخدام قالب مجاني هو الأفضل.
إنشاء الفواتير باستخدام برامج المحاسبة
يعد استخدام برنامج محاسبة مثل QuickBooks Online هو الأفضل لأن الكثير من حقول الفاتورة يتم إنشاؤها تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا إدارة جميع مهام مسك الدفاتر الخاصة بك مثل تتبع النفقات واستلام مدفوعات العملاء. أدناه لدينا بعض إيجابيات وسلبيات استخدام برامج المحاسبة لإنشاء الفواتير:
الايجابيات
- جميع برامج المحاسبة لديها قوالب فاتورة محددة مسبقا يمكنك الاختيار من بينها.
- تسمح لك معظم برامج البرامج المحاسبية ببعض التخصيص ، مثل القدرة على إضافة شعار شركتك وموقع الويب ومعلومات الاتصال.
- تحسب جميع برامج البرامج المحاسبية تلقائيًا إجماليات الفاتورة لك.
- تتيح لك بعض برامج المحاسبة ، مثل QuickBooks Online ، تخصيص شكل الفاتورة ومظهرها ، بما في ذلك عناوين الأعمدة وتحديد المواقع وحيث يظهر شعار شركتك على الفاتورة.
- تقارير محدثة توفر لك معلومات مفصلة عن مبيعات العملاء.
- عندما يدفع لك العميل ، يمكنك بسهولة تمييز الفاتورة على أنها مدفوعة ، والتي تقوم تلقائيًا بتحديث أرصدة حسابك والبيانات المالية.
سلبيات
- يمكنك الوصول إلى عدد أقل من القوالب عند مقارنتها بـ Excel أو Word أو PDF.
- هناك تكلفة لاستخدام ما لم يتم استخدام خيار مجاني مثل Wave. لمزيد من المعلومات حول الأسعار ، يمكنك قراءة دليلنا حول أفضل برامج المحاسبة.
إنشاء الفواتير باستخدام Excel
إذا أنشأت أقل من 10 فواتير عميل شهريًا ولم يكن لديك الكثير من النفقات لتتبعها ، فسيكون برنامج Excel مناسبًا إذا قررت عدم استخدام برنامج محاسبي. لا يزال ، هناك بعض العيوب. فيما يلي إيجابيات وسلبيات استخدام Excel لإنشاء قوالب الفاتورة:
الايجابيات
- الوصول إلى 200 قالب فاتورة قابلة للتخصيص من مكتبة Microsoft.
- قم بإنشاء صيغ بحيث يتم احتساب أعمدة معينة مثل المبلغ الإجمالي تلقائيًا عند مقارنتها بـ Word أو PDF.
- قم بإنشاء مصنف Excel لكل عميل بحيث يمكنك تتبع جميع الفواتير الخاصة بهم في ملف Excel واحد. إذا اتصل عميلك بسؤال ، فيمكنك فتح ملفه بسرعة والبحث عن المعلومات التي تحتاج إليها.
سلبيات
- استخدام قالب Excel هو عملية يدوية للإعداد.
- على الرغم من أنك لست بحاجة إلى أن تكون معلم Excel ، إلا أنه يساعدك في فهم أساسيات إنشاء الصيغ وأوراق العمل والمصنفات.
- من السهل ارتكاب الأخطاء عندما يتعلق الأمر بالحسابات.
إنشاء الفواتير باستخدام PDF
إذا لم يكن لديك حق الوصول إلى Excel ، أو كنت تفضل قالبًا يحتوي على حقول قابلة للتحرير ، فيمكنك أيضًا إنشاء فواتير باستخدام PDF. بعض إيجابيات وسلبيات استخدام PDF لإنشاء قوالب الفاتورة هي:
الايجابيات
- يمكنك عمومًا تنزيل Adobe Acrobat مجانًا للوصول إلى مستندات PDF.
- سيتمكن معظم عملائك من الوصول إلى Adobe Acrobat ، لذا سيكون من السهل عليهم عرض الفاتورة بمجرد إرسالها إليهم عبر البريد الإلكتروني.
- يمكن أن تحتوي قوالب PDF (مثل تلك التي قدمناها) على حقول قابلة للتعديل ولا يمكن تخصيصها ، ولكنها توفر لك مظهرًا أكثر احترافًا عند مقارنته بقالب Word.
سلبيات
- على غرار Word و Excel ، إنها عملية يدوية للإعداد.
- على عكس Excel ، سيكون عليك القيام بجميع حساباتك يدويًا ثم كتابتها في قالب PDF.
- لا يمكنك إنشاء مصنف للفواتير كما يمكنك في Excel.
إنشاء الفواتير باستخدام Microsoft Word
إذا لم يكن لديك حق الوصول إلى Excel أو Google Sheets أو PDF قابل للتحرير أو قمت بإنشاء 5 فواتير أو أقل شهريًا ، فإننا نقترح استخدام Microsoft Word لإنشاء فواتير العملاء. ومع ذلك ، كما أنا متأكد من أنه يمكنك التخمين ، فإن قوالب Word لها عيوبها. فيما يلي إيجابيات وسلبيات استخدام Word لإنشاء الفواتير:
الايجابيات
- الوصول إلى أكثر من 200 قالب من مكتبة Microsoft حتى لا تضطر إلى البدء من البداية.
- تخصيص القوالب مع شعار شركتك ومعلومات الاتصال.
- إضافة / حذف أعمدة المعلومات لتخصيصها لاحتياجات عملك.
سلبيات
- إنها عملية يدوية لإعداد.
- بخلاف Excel ، لا توجد طريقة لإضافة صيغ لحساب الخصومات وضريبة المبيعات والإجماليات الفرعية.
- لا يمكنك إنشاء مصنف لكل عميل مثل Excel وسيضطر إلى استخدام نظام ملفات مختلف.
الحد الأدنى
إذا كان ذلك ممكنًا ، حاول استخدام برنامج المحاسبة مثل QuickBooks Online لفواتير عملائك. إذا لم تتمكن من استخدام برنامج محاسبة على الفور ، فانتقل باستخدام قالب فاتورة مجاني مع Excel حتى تتمكن من تقليل الأخطاء الحسابية إلى الحد الأدنى والحفاظ على فواتير كل عميل في ملف واحد. إذا فشل كل شيء آخر ، استخدم مستند PDF أو Word.
إذا قمت بإنشاء أكثر من 10 فواتير شهريًا ، فاستخدم برنامج محاسبة مثل QuickBooks Online لفواتير عملائك والحصول على أموال في الوقت المحدد بدلاً من قالب فاتورة مجاني. تتراوح الأسعار بين 10 دولارات - 35 دولارًا شهريًا للأشهر الستة الأولى ، ويمكنك حتى الحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.
زيارة QuickBooks على الانترنت
