يعد برنامج المحاسبة الموثوق به ضروريًا لمساعدة أعمالك في تتبع المعاملات المالية الخاصة بك. من المهم مراعاة احتياجات عملك الفريدة قبل تحديد أي نوع من برامج المحاسبة المجانية التي تختارها. استخدم رؤى الخبراء هذه حول كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب لعملك لمساعدتك في إرشادك.
فيما يلي أهم 16 نصيحة من الخبراء لاختيار البرامج المحاسبية للأعمال التجارية الصغيرة:
1. اختر البرامج التي توفر مرونة أكبر
جينيفر واروا ، EVP من الشركاء - المحاسبين والتحالفات ، سيج
قد يكون الحل الأمثل الذي يوفر مرونة أكبر ويمكنه التعامل مع المهام الأكثر تعقيدًا ودمجها مثل تتبع المخزون وكشوف المرتبات والفوترة للوقت هو الأنسب ، مما يمنحك مصدرًا واحدًا للحقيقة والرؤية الشاملة في عملك. ضع في اعتبارك الترقية عندما لا تقوم جداول البيانات بقصها ، وتقضي وقتًا طويلاً في الإسناد الترافقي لمجموعة من الأنظمة والسجلات. على سبيل المثال ، مع نمو عدد الأقسام المتميزة في نشاطك التجاري ، قد تجد أنك تقضي وقتًا طويلاً في إدخال مجموعات بيانات متباينة يدويًا. توفر الأدوات المتميزة القدرة على تلقي وتنظيم المعلومات ذات التعقيد الأكبر. يعد التحول من برنامج المحاسبة المجاني إلى البرامج المدفوعة كبيرًا ، ولكن يجب على مالكي الأعمال مراعاة العائد على الاستثمار (ROI) ، خاصةً إذا كانت مشاهدك على نمو تنافسي.
2. العثور على واحد أن تولد تلقائيا التقارير المالية
يارين نيكولز ، الرئيس التنفيذي للعمليات ، ZipBooks
ابحث عن منتج محاسبي ينتج تقارير مالية لك تلقائيًا - لا تتعلق بالرياضيات. أنت مجرد تصنيف المعاملات والسماح للبرنامج الخاص بك القيام به رفع الأحمال الثقيلة. ستمكّنك التقارير التي تعمل بانتظام من تحليل النفقات بذكاء والتخطيط لفترات قرصة. تذكر ، سيأتي الوقت الذي تحتاج فيه إلى البحث عن التمويل. ستكون البنوك والمستثمرون أكثر سخاءً إذا تمكنت من إظهار معرفة حالية ومفصلة عن وضعك المالي.
3. تأكد من أن لديه وظيفة الأساسية التي تحتاج إليها
مارك ليسبورن ، الرئيس التنفيذي لشركة EasyBooks
الشيء الأكثر أهمية الذي تبحث عنه في برامج المحاسبة المجانية هو أن لديها الوظيفة الأساسية التي تحتاجها. لذا فأنت تقوم بتقييم متطلبات عملك أولاً قبل البحث عن برنامج محاسبة. أيضًا ، لا فائدة من الحصول على شيء مجانًا ، لمجرد أنه مجاني ، إذا لم يفعل ما تحتاج إليه.
4. اختر برنامجًا يتكامل بسهولة مع البرامج الأخرى
باولا جارسيا ، نائب رئيس صندوق إكسلسيور جرمو
هناك أنواع مختلفة من برامج المحاسبة ويعتمد البرنامج المناسب على مقدار التتبع المالي لاحتياجات العمل. اختر برنامجًا محاسبيًا شائعًا ويتكامل بسهولة مع البرامج الأخرى. وبهذه الطريقة ، لن تتمكن أنت أو شخص ما في فريقك ، بما في ذلك اتفاق السلام الشامل الخاص بك ، من توفير الدعم بسهولة عند القيام بكتبك أو تقديم الإقرارات الضريبية الخاصة بك. أيا كان البرنامج الذي تختاره ، تأكد من أنه يتكامل مع برامج العمل الحالية الأخرى ، على سبيل المثال ، حسابك المصرفي ، و PayPal ، و Square و Shopify ، من بين آخرين.
5. اقرأ غرامة المطبوعة للتأكد من أنها مجانية حقًا
لوغان أليك ، محاسب قانوني ومالك ، تم المال على حق
تعد العديد من برامج المحاسبة المجانية إصدارات أساسية من نظام أساسي أكثر قوة ومدفوعة. هذا هو السبب في أنه من المهم أن تتأكد من أن الإصدار المجاني الذي تبحث فيه يغطي في الواقع احتياجاتك كمالك شركة صغيرة. على سبيل المثال ، قد تضطر إلى دفع مبالغ إضافية إذا كان لديك العديد من المستخدمين الذين يقومون بتسجيل الدخول إلى نظام المحاسبة الخاص بك أو إذا كان لديك أكثر من عدد معين من العملاء أو البائعين. لذلك ، تحقق دائمًا من الغرامة المطبوعة وتأكد من أن برنامج المحاسبة المجاني الذي تفكر فيه سيكون مجانيًا لك أو إذا كان عليك دفع مبالغ إضافية للوصول إلى ميزات معينة - وفي هذه الحالة ، لن يصبح البرنامج "مجانيًا" على الاطلاق.
6. قم بإعداد نظام إدارة النفقات الخاص بك أولاً
هيلي جونز ، نائب رئيس FP&A ، Kruze Consulting
يجب على الشركات أولاً إعداد نظام إدارة النفقات الخاص بها - يمكنك استخدام Expensify لهذا لأنه يحتوي على نسخة مجانية. تأكد من وجود تمييز واضح بين حسابك الشخصي وحسابك التجاري من اليوم الأول لتوفير الكثير من الوقت والمال والتعقيد. يجب أن يكون برنامج المحاسبة الخاص بك قادراً على التعامل مع كل ما تتطلبه الأعمال الصغيرة.
7. اختر برنامجًا قابلًا للتوسع وسهل الاستخدام
جيسون باتيل ، سفير المهنة السابق - جامعة جورج واشنطن ومؤسسها ، Transizion
تأكد من أن برنامج المحاسبة الذي تختاره قابل للتطوير ، صيانة منخفضة ، ويوفر لك الوقت. لهذا السبب تحتاج إلى رسم أهدافك وتدفقات الإيرادات أولاً. في النهاية ، نستخدم البرامج لأنها توفر لنا الوقت ، وهذا بدوره يوفر لنا المال. من المهم ألا تندرج تحت تأثير الخدمات التي تعزز أجراس وصفارات معقدة. الميزات رائعة ، لكنك تبحث عن شيء يحرر الوقت.
8. تقييم الموقف الفريد الخاص بك أولا
مايك سافاج ، CPA والرئيس التنفيذي ، 1-800 محاسب
عند اختيار برنامج المحاسبة ، يجب أن تأتي متطلباتك المحددة أولاً. هل تحتاج فقط إلى إقرار ضريبي سنوي أو هل تحتاج إلى مزيد من الاهتمام ، مثل التقييمات المالية ، كشوف المرتبات ، المخزون؟ يجب أن يفرض موقفك المحدد ما تحتاجه حقًا. اقرأ بعناية ما يقدمه برنامج المحاسبة لمعرفة ما إذا كان هو الأنسب لعملك.
9. فهم التكلفة والأداء الوظيفي لاحتياجات عملك
ماثيو جيلمان ، الرئيس التنفيذي لشركة SMB Compass
بالنسبة للجزء الأكبر ، يوفر برنامج المحاسبة المجاني الوظائف الأساسية لبدء مسك الدفاتر لعملك والمحافظة عليه. نظرًا لأن عملك ينضج وتضيف بطاقات ائتمان جديدة وحسابات مصرفية وتريد المزيد من الوظائف وإعداد التقارير ، فسيتعين عليك الترقية. توفر معظم أنظمة المحاسبة ثلاثة إصدارات بالإضافة إلى إصدار مجاني. بدلاً من النظر إلى ما هو مجاني اليوم ، فأنت تريد التأكد من أنك تفهم تكلفة ووظيفة ما ستحتاج إليه في المستقبل. هذا سيساعدك على تجنب قضاء الوقت للتبديل وتعلم نظام محاسبة جديد. وقتنا كمالكين للأعمال محدود والتخطيط للمستقبل يساعدنا في زيادة وقتنا.
10. كن متشككا من برامج المحاسبة المجانية
رايلي آدمز ، سلطة الائتلاف المؤقتة ، المالك ، يونغ والمستثمر
يجب أن تعرف بالضبط احتياجاتك المحاسبية وكيف يتعامل معها البرنامج. إذا كان لديك عمل تجاري صغير مع عدد قليل من العملاء ، فقد تكون نسخة مجانية من QuickBooks مناسبة لاحتياجاتك. يتتبع كشوف المرتبات الأساسية والفواتير وعدد محدود من حسابات العملاء. قد يكون البدء هنا هو الخيار الأفضل للشركات الصغيرة مع العلم بأنها قد تحتاج إلى زيادة حجم النسخة المدفوعة مع نمو الأعمال. انتبه إلى اختيارك لاحتياجاتك الآن والمستقبل لأن برنامج المحاسبة المجاني هذا يحتفظ ببياناتك المالية. إذا تجاوزت الحد الأدنى دون معرفة ذلك وكان البرنامج يطلب ترقية قبل السماح لك بالوصول إلى استخدام النظام لعملك مرة أخرى ، فسيكون ذلك مشكلة.
11. مناقشة الخيارات مع CPA الخاص بك
ترافيس بيلي ، مسؤول تنفيذي إقليمي - نائب أول لرئيس البنك الأول
أصبح برنامج المحاسبة أكثر وأكثر أهمية عند تشغيل الشركة. هناك عدة عوامل لهذا الغرض. أولاً ، تعتمد معظم الشركات الصغيرة على اقتراض الأموال للحفاظ على العمليات ؛ لذلك ، فإن الحصول على معلومات مالية داخلية أمر بالغ الأهمية لأن معظم المصرفيين يريدون رؤية ومراجعة بيانات منتصف العام. ثانياً ، إن الحصول على معلومات مالية داخلية سيساعد في العمل التحضيري في نهاية العام مع تكلفة الاكتساب الخاصة بك ، وهو تخفيض محتمل هو تكلفة محاسبة نهاية العام. عند اختيار برنامج مالي لشركتك ، تأكد من مناقشة الخيارات مع كلفة التحويل الخاصة بك وكذلك مصرفيك. بالإضافة إلى ذلك ، قم بمراجعة الإصدارات المختلفة لتحديد ما إذا كان أحدها أفضل للصناعة المحددة الخاصة بك.
12. هل البحوث الخاصة بك أولا
جيما روبرتس ، محاسب ومدير أعمال ، The Work Life Blend
لا تختار البرنامج المجاني إذا كان سينتهي به الأمر إلى اقتصاد مزيف. قم ببحثك كما تفعل مع أي أداة أعمال.تذكر أن أي برنامج محاسبة ، مجاني أو غير ذلك ، لا يحل محل خدمات المحاسب ، ولكن يجب أن يساعد في تقليل مشاركتهم اليومية وبالتالي التكلفة. اسأل المحاسب الخاص بك عن مدخلاتهم - هل يستخدمه العملاء الآخرون ، هل سينجح ذلك؟ هل يلبي البرنامج صناعة الأعمال الخاصة بك؟ تحقق من أنه قادر على التعامل مع متطلبات الإبلاغ الخاصة بك. يجب أن يكون قادرًا على معالجة أي ضرائب والإبلاغ عنها بسهولة ، وإدارة دفاتر المبيعات والشراء ، وإدارة المخزون ، وإجراء التسويات المصرفية ، وإعداد مجموعة من الحسابات. إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب عرضًا تجريبيًا للبرنامج لاختبار ميزاته وسهولة الاستخدام مسبقًا. تريد برنامجًا بديهيًا وليست معقدة للغاية.
13. معرفة نقاط الضعف في برامج المحاسبة المجانية
كريستالين شيلتون ، أخصائية المحاسبة ، وتناسب الشركات الصغيرة
بشكل عام ، تنقص معظم برامج المحاسبة المجانية في مجالين: 1. لا تتبع المخزون ، ولا يمكنك تتبع الحسابات المستحقة الدفع. إذا كانت الشركة لا تبيع المنتجات وتدفع معظم فواتيرها عبر الإنترنت أو ببطاقة ائتمان ، فإن معظم منتجات برامج المحاسبة المجانية مثل Wave ستعمل من أجلها. لا تستخدم منتج برنامج محاسبة لمجرد أنه مجاني. الشيء الأكثر أهمية هو أنه يمكن أن يفعل كل ما تحتاج إليه عندما يتعلق الأمر بإدارة الإيرادات والمصروفات لشركتك.
14. الحصول على التعليم حول المحاسبة الأساسية
وفقًا لشركة Inc. ، فإن أحد أكثر الأخطاء الشائعة التي يرتكبها أصحاب الأعمال التجارية هو التفكير في أنهم لا يحتاجون إلى معرفة أي شيء عن المحاسبة لأن البرنامج سيعتني به فقط. على العكس من ذلك ، لا يزال يتعين على أصحاب الأعمال فهم المحاسبة الأساسية. اقرأ الكتب وأخذ دروساً وأجري أبحاثك - تأكد من معرفة البيانات التي تضعها في برنامجك وفهم ما تعنيه تقاريرك.
15. لا تبخل على البرمجيات
يقترح Spendesk أنك تستخدم برنامج المحاسبة الصحيح حيث إنه سيؤدي بك إلى مستوى أعلى من إدارة المحاسبة المحسنة والدقيقة والموثوقة. من المهم التأكد من أنه يوفر الامتثال القانوني والمركزية وتتبع السجلات المالية. يجب أن تكون أيضًا قادرة على المساعدة في تخفيف مخاطر الأخطاء ، وتبسيط العمليات.
16. النظر في واجهة المستخدم والتعقيد
نظرًا لأن معظم أصحاب الأعمال ليس لديهم خلفية محاسبية ، فإن ProfitBooks يوصي باختيار برنامج يحتوي على واجهة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام ، ولا ينتفخ بميزات غير ضرورية. تعمل الواجهة النظيفة على تسهيل التركيز على المهام المهمة ، كما يمكن لك ولموظفيك تعلم البرنامج بسرعة.
الحد الأدنى
بشكل عام ، يعد برنامج المحاسبة المجاني خيارًا جيدًا للشركات الناشئة والشركات الصغيرة ذات المعاملات القليلة والمتطلبات البسيطة. ومع ذلك ، مع نمو عملك ، ستزداد احتياجاتك أيضًا وقد لا يكون إصدار البرنامج المجاني كافيًا لدعم هذه الاحتياجات. كن حذرًا في اختيار برنامج محاسبة مجاني واستخدم النصائح أعلاه للمساعدة في إرشادك في عملية الاختيار.
