تشرح سياسة بطاقة ائتمان الشركات استخدام بطاقة ائتمان الشركة وأهليتها ومتطلباتها. سياسات بطاقة ائتمان الشركات هي اتفاقيات داخلية بين صاحب العمل وموظفيه ، وهي تحدد الاستخدام المقبول وغير المقبول لبطاقات ائتمان الشركات. تحدد هذه السياسات التوقعات المتعلقة بسداد البطاقة وسداد المصروفات والمسؤولية وحدود الائتمان.
تتطلب العديد من بطاقات ائتمان الشركات ما لا يقل عن 4 ملايين دولار من العائدات السنوية و 15 مستخدمًا على الأقل من مستخدمي بطاقات الموظفين. إذا كنت بحاجة إلى عدة بطاقات فقط أو إذا لم تكن إيراداتك عالية جدًا ، فافحص بطاقة ائتمان Chase Ink Business Cash℠. يمكنك إضافة بطاقات الموظفين دون أي تكلفة إضافية ، وإدارة حدود الإنفاق لكل بطاقة ، والحصول على مكافآت نقدية.
قدم الآن
ما هي سياسة بطاقة الائتمان للشركات
سياسة بطاقة ائتمان الشركات هي وثيقة تحدد القواعد واللوائح التي يجب على أصحاب المصلحة الداخليين اتباعها عند استخدامهم لبطاقة ائتمان الشركة للنفقات المتعلقة بالأعمال. تحدد سياسات بطاقة ائتمان الشركات التوقعات فيما يتعلق بالأهلية والمسؤوليات المالية وإعداد تقارير النفقات وحدود إنفاق البطاقة والنزاعات وملكية بطاقة ائتمان الشركة.
بينما يمكنك إنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركات من البداية ، تقدم شركات مثل Rocket Lawyer قوالب سياسات تساعد نشاطك التجاري على الاستفادة من سياسة بطاقة ائتمان الشركات الفعالة. القوالب قابلة للتخصيص حسب احتياجاتك الخاصة وتهتم بالمصطلحات القانونية.
لماذا سياسة بطاقة الائتمان للشركات مهمة
تعد سياسة بطاقة ائتمان الشركات مهمة للشركات التي لديها حساب بطاقة ائتمان الشركات. يمكنك التحكم في حدود الإنفاق لكل بطاقة ، مما يسمح لك بحماية عملك مع توفير طريقة سهلة للموظفين لدفع نفقات الشركة. هذه السياسات مهمة عندما يستخدم الموظفون شكلاً من أشكال تمويل الأعمال.
أربع طرق مهمة لسياسة بطاقة ائتمان الشركات هي:
- يوثق القواعد واللوائح المحيطة باستخدام بطاقة ائتمان الشركات: تحدد سياسة بطاقة ائتمان الشركات الإجراءات التي يتبعها جميع أصحاب المصلحة الداخليين ، والتي تشمل كل من الموظفين وصاحب العمل.
- يحدد مسؤولية حامل البطاقة ومسؤوليته: وفقًا للبطاقة والمصدر ، تقع المسؤولية على الشركة أو بالاشتراك مع الشركة وحامل البطاقة. هذا يعني أن الشركة أو حامل البطاقة مسؤول عن المدفوعات والرسوم والنزاعات. تحديد قضايا المسؤولية يحمي الشركة ويحدد توقعات الاستخدام.
- يساعد الشركات على توفير المال: حدود الائتمان ، على سبيل المثال ، مبينة في السياسة ، إلى جانب عواقب خرق تلك الحدود. يمكن أن تحتوي سياسات بطاقة ائتمان الشركات على حدود التردد وحدود الإنفاق الشهري وحدود فئات النفقات. هذه السياسات مهمة عندما يستخدم الموظفون شكلاً من أشكال تمويل الأعمال.
- يخلق الإبلاغ عن النفقات وكفاءة السداد: يجب تحديد سياسات النفقات بوضوح ، ويمكن لسياسة بطاقة ائتمان الشركات الجيدة القيام بذلك. من المهم اتباع إجراءات تقرير النفقات لضمان كفاءة نفقات العمل.
بشكل عام ، تساعد سياسات بطاقة ائتمان الشركات الشركات على وضع التوقعات والقواعد التي يجب على الموظفين اتباعها عند استخدامهم لبطاقة ائتمان الشركات. من السهل تفويت بعض التفاصيل ، وهذا هو السبب في أنه قد يكون من المفيد البدء من قالب ، مثل القالب المقدم من Rocket Lawyer. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا القيام بذلك بنفسك. فقط تأكد من اتباع قائمة التحقق الخاصة بسياسة بطاقة ائتمان الشركة الخاصة بنا حتى لا تفوتك التفاصيل.
قائمة مرجعية لإنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركات
بشكل عام ، تعتبر سياسة بطاقة ائتمان العمل الداخلية فريدة لعملك. لإنشاء سياسة لبطاقة ائتمان الشركة ، ستحتاج إلى تعيين تاريخ بدء السياسة ، وتحديد أنواع بطاقتك ، وتحديد من هو مؤهل ، ووضع حدود الإنفاق ، وتحديد توقعات الإبلاغ عن النفقات ، وتحديد أي عواقب لانتهاك السياسة ، وتحديد المسؤول عن السياسة. يمكنك متابعة عناصر قائمة التحقق أدناه أو تنزيل قائمة التحقق كملف PDF.
سبعة عناصر قائمة مرجعية مهمة يجب اتباعها عند إنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركات هي:
1. قم بتعيين تاريخ بدء سياسة بطاقة ائتمان الشركات
يجب أن يكون لجميع سياسات بطاقة ائتمان الشركات تاريخ بدء. هذا يضمن أن يعرف الجميع متى تصبح السياسات الجديدة سارية ويخفف الالتباس. يمنح تاريخ البدء الفعلي الموظفين مهلة لاستخدام بطاقة الائتمان قبل التاريخ.
2. حدد نوع بطاقة الشركة التي تملكها
بطاقات الائتمان للشركات تأتي في نوعين: بطاقات الدفع للشركة وبطاقات الدفع الفردية. يفرض نوع البطاقة مسؤولية حامل البطاقة وكذلك سداد النفقات ، إن وجدت. يساعدك فهم المتطلبات الخاصة بالبطاقة على إنشاء سياسة أفضل لبطاقة ائتمان الشركات.
3. تحديد من هو مؤهل للحصول على بطاقة ائتمان الشركات
تحدد سياسات بطاقة ائتمان الشركات أنواع الموظفين المؤهلين للحصول على بطاقة ائتمان الشركات. بعض الشركات ، على سبيل المثال ، تصدر بطاقات ائتمان الشركات فقط للموظفين بدوام كامل. تقتصر الشركات الأخرى على بطاقات ائتمان الشركات على إدارات معينة ، مثل المبيعات.
علاوة على ذلك ، ستحتاج إلى معرفة كيفية إصدار بطاقات ائتمان الشركات. قد يصدر نشاطك التجاري البطاقات تلقائيًا للموظفين المؤهلين. بالمقابل ، قد يتطلب الأمر من الموظفين تقديم طلب للموافقة. التطبيقات للاستخدام الداخلي فقط ولا تنعكس على تقرير ائتمان الشخص.
4. تعيين حدود الإنفاق بطاقة الائتمان للشركات
يمكنك الحد من إنفاق بطاقات ائتمان الشركات بناءً على مجموعة متنوعة من العوامل. يمكن تطبيق حدود التكرار وحدود الإنفاق الشهرية وحدود النفقات الفردية. من المهم أن تكون واضحًا في جميع حدود البطاقة ومن ثم تفصيل هذه المعلومات في سياسة بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك.
ستحتاج إلى تحديد حدود الإنفاق الشهرية ، وحدود النفقات المحددة ، وكذلك حدود الترددات ، إن وجدت. علاوة على ذلك ، يمكنك طلب حدود مختلفة لحاملي البطاقات المختلفة ، وإذا كان الأمر كذلك ، فأنت تريد تضمينها في سياستك. على سبيل المثال ، قد يكون لدى كبار القادة حدود شهرية أعلى من موظفي مبيعات الشركة. إذا كان الأمر كذلك ، فقد ترغب في وضع سياسة لكيفية الموافقة على الاستثناءات لحدود الإنفاق المعتمدة.
5. إنشاء توقعات تقرير المصروفات مع الموظفين
تتطلب بعض الشركات تقارير حساب لبطاقات الشركة والشخصية. بالنسبة للبطاقات الفردية ، يتم إرسال فاتورة لكل حامل بطاقة. الموظفون عادة تقديم تقرير المصاريف مع إرفاق فاتورة بهم. بمجرد الموافقة ، يتم دفع الفاتورة نيابة عن الموظف. على بطاقات الشركة ، يتم إرسال فاتورة واحدة للشركة مع معلومات لجميع البطاقات. تدفع الشركة الفاتورة قبل تقديم أي تقارير نفقات ، ولكن لا يزال من المتوقع أن يقوم حاملو البطاقات بتقديم التقارير.
إذا كان أيًا من هذه الحالة ، فأنت تريد تحديد سياسات وإجراءات تقرير النفقات الخاصة بك ، مثل الإيصالات المطلوبة ، وعملية الموافقة ، وأكثر من ذلك. للحصول على معلومات حول سياسات الإبلاغ عن النفقات ، راجع مقالتنا حول تقارير النفقات.
تتمثل إحدى الطرق السهلة لتجنب متاعب تقارير المصروفات التي يقدمها الموظف في استخدام بطاقات العمل المدفوعة مسبقًا من خدمة مثل Bento for Business. يمكنك التحكم في حدود الإنفاق وفئات الإنفاق ، ويتم تخزين جميع تقارير النفقات في مكان واحد مناسب لك للوصول إليها في ثوان. تتزامن Bento مع معظم برامج مسك الدفاتر الأكثر شعبية وتوفر نسخة تجريبية مجانية مدتها 60 يومًا.
زيارة بينتو
6. اذكر عواقب خرق سياسة بطاقة ائتمان الشركات
إذا خرق الموظف أي بند من بنود سياسة بطاقة ائتمان الشركة الخاصة بك ، فمن المهم أن تكون هناك عواقب واضحة تم تحديدها بالفعل. قد تؤدي المخالفات الأصغر ، مثل البائع الذي يبالغ في الإنفاق على العميل ، إلى تعليق مؤقت لبطاقة ائتمان الشركة الخاصة به. القضايا الأكبر ، مثل الاحتيال ، يمكن أن تؤدي إلى إنهاء الموظف.
7. حدد من المسؤول عن السياسة
أخيرًا ، حدد بوضوح الشخص أو الموظف الذي يفرض سياسة بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك. سيكون هذا الشخص مسؤولاً عن أشياء مثل سداد بطاقة الائتمان ، والموافقة على تقرير المصروفات ، وكذلك أي إجراءات تأديبية نتيجة سوء استخدام بطاقة الائتمان.
عادةً ما يتولى مدير العمليات (COO) أو المدير المالي (CFO) للشركة ملكية سياسة بطاقة ائتمان الشركات. ومع ذلك ، فإن أصحاب الأعمال والمديرين التنفيذيين وغيرهم من كبار القادة معروفون أيضًا بتطبيق سياسات بطاقة ائتمان الشركات.
بعد أن تقرأ عنصر قائمة مراجعة سياسة بطاقة ائتمان الشركة ، فإن خطوتك التالية هي تحديد ما إذا كنت ستقوم بإنشاء سياسة خاصة بك أو تستخدم قالبًا قابلًا للتخصيص. يمكن لنموذج سياسة بطاقة ائتمان الشركة أن يوفر لك الوقت ويضمن لك تغطية جميع القواعد.
قالب سياسة بطاقة ائتمان الشركات
على الرغم من أنه يمكنك إنشاء سياستك الخاصة من البداية ، إلا أن استخدام قالب يساعدك في استخدام اللغة والتعبيرات القانونية. إذا كنت ترغب في إنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركات الخاصة بك ، فإن القسم التالي يرشدك إلى العناصر المهمة المراد تضمينها. ومع ذلك ، للبدء في الحال ، يقدم Rocket Lawyer نموذج سياسة بقيمة 20 دولارًا قابلًا للتخصيص بالكامل وفقًا لاحتياجاتك.
الحصول على قالب سياسة بطاقة الائتمان
يقوم Rocket Lawyer بتخصيص القالب بطرح سلسلة من الأسئلة المتعلقة بالأعمال. ستحتاج إلى معرفة أشياء مثل موقع عملك ، ونوع حساب بطاقة ائتمان الشركة ، ومسؤول خطتك ، والموظفين المؤهلين ، وكذلك حدود الائتمان المطلوبة.
يقوم قالب سياسة بطاقة ائتمان الشركات بضبط أقسامه ونصه استنادًا إلى الإجابات التي تقدمها. من الممكن تخطي أي أسئلة لا تعرفها وتقديم المعلومات في وقت لاحق. إذا كانت هذه هي الحالة ، يعرض المستند أسطر فارغة. يتم إجراء التحديثات عندما يتم توفير المعلومات المعلقة. يمكن استخدام القالب لكلا النوعين من بطاقات ائتمان الشركات (بطاقات دفع الشركة وبطاقات الدفع الفردية).
بمجرد مراجعة قائمة التحقق ، واتخاذ قرار بشأن جميع هذه العناصر ، وتحديد ما إذا كنت ستستخدم نموذجًا ، فإن خطوتك التالية هي التأكد من أن جميع العناصر الأساسية مدمجة في سياسة بطاقة ائتمان شركتك.
دمج جميع عناصر سياسة بطاقة الائتمان للشركات
تختلف سياسات بطاقة ائتمان الشركات حسب الأعمال. ومع ذلك ، فإن العناصر الأساسية السبعة التي تحتاج إلى تضمينها في سياسة بطاقة ائتمان الشركات تشمل الأهلية والموافقة ، والاستخدام والمسؤوليات المالية ، والإيصالات وتقارير النفقات ، وحدود الإنفاق ، والانتهاكات والنتائج ، والنزاعات ، وملكية وإلغاء بطاقات الائتمان.
هناك سبعة عناصر مهمة يجب عليك تضمينها في سياسة بطاقة ائتمان شركتك هي:
1. الأهلية والموافقة
هذا هو عادة القسم الأول من سياسة بطاقة ائتمان الشركة. يحدد قسم الأهلية والموافقة أنواع الموظفين المؤهلين للحصول على بطاقة ائتمان الشركات. على سبيل المثال ، قد تسمح بعض الشركات لمندوبي المبيعات فقط بحمل بطاقات ائتمان الشركات.
ثانياً ، يصف هذا القسم عملية الموافقة على إصدار البطاقات الجديدة. يمكن للشركات إما إصدار بطاقات مباشرة إلى الموظفين أو جعل موظفيها يتقدمون بطلب للحصول على بطاقة ائتمان للشركات. يتم إصدار بطاقات الدفع الخاصة بالشركة عادةً مباشرةً بينما تتطلب بطاقات الدفع الفردية تقديم طلب.
2. استخدام والمسؤوليات المالية
يحدد هذا القسم من سياسة بطاقة ائتمان الشركة النفقات المسموح بها المحملة على بطاقة ائتمان الشركة. في كثير من الأحيان تدل الشركات هنا على أن البطاقة مخصصة "لنفقات العمل المعتمدة فقط". علاوة على ذلك ، يحدد هذا القسم الإجراء العام لسداد بطاقة الائتمان. إذا كانت الشركة مسؤولة عن دفع الفاتورة ، فسيتم الإشارة إليها هنا. بالمقابل ، إذا اضطر الموظفون إلى تقديم تقارير المصروفات للتسديد ، فسيتم الإشارة هنا بدلاً من ذلك.
3. إيصالات وتقارير النفقات
لا ينطبق هذا القسم من سياسة بطاقة ائتمان الشركة إلا إذا طلبت تقارير نفقات مقدمة من الموظف. إذا كانت الشركة تدفع الفاتورة الإجمالية لبطاقة الائتمان ولا تحتاج إلى الإبلاغ عن النفقات ، فسيتم توضيحها في القسم أعلاه من السياسة ويتم حذف هذا القسم.
ومع ذلك ، إذا تطلب النشاط التجاري تقارير المصروفات ، فإن هذا القسم من السياسة يحدد الإجراء الخاص بسداد النفقات. يتم تضمين أشياء مثل الإيصالات المطلوبة ، وتاريخ استحقاق تقارير النفقات ، وكذلك تواريخ الموافقة والسداد هنا. يعد إعداد تقارير النفقات فكرة جيدة لأنها تساعد في جعل حملة البطاقات مسؤولين عن إنفاقهم.
4. حدود الإنفاق على الائتمان
قسم حدود الإنفاق على الائتمان في سياسة بطاقة ائتمان الشركة غير واضح إلى حد ما. من هنا يتم تحديد حدود الإنفاق بوضوح. يمكن أن تشمل الحدود عناصر مثل حدود التردد وحدود الائتمان الشهرية وحدود فئات نفقات محددة وأكثر من ذلك. ستحتاج إلى تضمين حدود للسفر والترفيه والمعدات المكتبية وأي شيء آخر هنا.
إذا ذهبت ببطاقة ائتمان مسبقة الدفع ، مثل Bento ، فأنت فقط تقوم بتحميل بطاقة كل موظف مسبقًا مع حد إنفاق مفضل وقد انتهيت. جربه مجانًا لمدة 60 يومًا مع بطاقتين مجانيتين وبدون رسوم إعداد.
زيارة بينتو
5. انتهاكات بطاقة الائتمان والنتائج
يحدد هذا القسم من سياسة بطاقة ائتمان الشركة جميع الانتهاكات المحتملة وكذلك العواقب المرتبطة بها. تتضمن بعض انتهاكات بطاقات الائتمان السلف النقدية والمصروفات الشخصية وتقارير النفقات الخاطئة وغير ذلك الكثير. يمكنك أيضًا تضمين انتهاكات وعواقب تجاوز حدود الإنفاق الموضحة في القسم السابق.
6. البنود المتنازع عليها
يعالج قسم العناصر المتنازع عليها في سياسة بطاقة ائتمان الشركة احتمال فرض رسوم خاطئة على بطاقة ائتمان الشركة للموظف. من الشائع للشركات تحميل موظفيها مسؤولية إزالة أي رسوم أو عوائد أو تسويات متنازع عليها على بطاقاتهم.
7. ملكية وإلغاء بطاقة الائتمان
يحدد هذا القسم مسؤولية حامل البطاقة. من المهم أن تحدد سياسة بطاقة ائتمان شركتك بوضوح من المسؤول عن مدفوعات بطاقات الائتمان والبطاقات المفقودة. يتضمن هذا القسم عادةً حق الشركة في إلغاء أو تعليق بطاقات ائتمان الشركات حسب الحاجة.
متطلبات السياسة الخاصة بالمصدر الواجب مراعاتها
لدى الجهات المصدرة لبطاقات ائتمان الشركات شروط وأحكام محددة يجب مراعاتها عند إنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركات الخاصة بك. على سبيل المثال ، تحتوي البطاقات التي يقدمها المصدر على شروط دفع محددة وحدود ائتمان ومسؤولية ، وكلها مبينة من قبل شركة بطاقات الائتمان. بغض النظر عما إذا كنت تستخدم Rocket Lawyer أو تنشئ سياستك الخاصة ، فأنت تريد تضمين هذه العناصر في سياسة بطاقة ائتمان شركتك النهائية.
فيما يلي ثلاثة متطلبات لسياسة بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة المُصدرة:
1. شروط الدفع
شروط الدفع هي مكون مهم لسياسة بطاقة ائتمان الشركات. تملي الشروط المحددة التي حددها مصدر البطاقة السياسات التي تنشئها حول سداد البطاقة. على سبيل المثال ، تسمح لك العديد من بطاقات ائتمان الشركات بحمل رصيد ، بينما لا تسمح بعض بطاقات ائتمان الشركات برصيد الترحيل.
علاوة على ذلك ، يجب أن تؤخذ APR للبطاقة والحد الأدنى من المدفوعات في الاعتبار عند إنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركة الخاصة بك. على سبيل المثال ، قد تسمح لك بطاقتك الائتمانية للشركات بحمل رصيد ، ولكن إذا كانت نسبة الفائدة السنوية مرتفعة للغاية ، فقد ترغب في إنشاء سياسة تتطلب دفع أرصدة شهرية بالكامل.
يحدد مُصدرو البطاقات أيضًا الأطراف المسؤولة عندما يتعلق الأمر بالرسوم المقدرة على الدفعات المتأخرة. بطاقات الدفع الفردية ، على سبيل المثال ، تحمل حامل البطاقة مسؤولية هذه الرسوم. من المهم أن تدرج هذه المعلومات في سياسة بطاقة ائتمان الشركات الخاصة بك.
2. حدود الائتمان
قد يضع مُصدرو البطاقات حدًا على حساب بطاقة ائتمان الشركات الخاصة بك. إذا كان الأمر كذلك ، فمن المهم أن تعرف حدود الشركة الموضوعة على حسابك. من الممكن أن تكون هذه الحدود إما حدًا ائتمانيًا عامًا للشركة أو حدًا معينًا للبطاقة.
بطبيعة الحال ، فإن حدود الائتمان التي يفرضها المصدر سوف تغير السياسات التي تنشئها حول حدود الإنفاق الائتماني. إذا كان الحد الإجمالي لشركتك هو 50000 دولار شهريًا ، على سبيل المثال ، فأنت تريد التأكد من وجود حدود كافية لمنع الشركة من زيادة السحب على المكشوف كل شهر.
3. المسؤولية
جهات إصدار البطاقات محددة حول مسؤولية حاملي البطاقات. إذا كان لديك بطاقة دفع لشركة ، يكون نشاطك التجاري مسؤولاً عن جميع مدفوعات بطاقات الائتمان ولا يتحمل موظفيك المسؤولية. إذا كان لديك بطاقة دفع فردية ، من ناحية أخرى ، فإن الجهة المصدرة لبطاقتك إما تحمل الشركة المسؤولية أو الشركة وحامل البطاقة مسئولية مشتركة.
لذلك ، من المهم أن نفهم كيف يقيم مُصدر بطاقتك بطاقتك الائتمانية للشركات المسؤولية. سيساعدك هذا في تحديد مسؤولية بطاقة الائتمان بدقة - وكذلك النتائج المرتبطة بها - في سياسة بطاقة ائتمان الشركة الخاصة بك.
مثال لسياسة بطاقة ائتمان الشركات الحقيقية
باتريك ويست ، مؤسس Be The Machine ، وهي وكالة تسويق تجريبية مقرها في نيويورك وفورت. تشير لودرديل إلى وجود فاتورة بطاقة ائتمان للشركات بين 65000 دولار و 100000 دولار شهريًا.
Be The Machine ليس متفرقًا مع بطاقات ائتمان الشركات. في الواقع ، يتم منح كل موظف بطاقة ائتمان للشركات دون حد ائتمان شهري. يعتمد الغرب على موظفيه "لإدارة" واتخاذ قرارات الشراء الصحيحة نيابة عن الشركة.
في مقابلة مع Fit Small Business ، قال ويست:
"عملي يتطلب من الموظفين اتخاذ قرارات سريعة. إنها تمنحهم الحرية والتمكين للعمل بشكل صحيح. ليس لدي خوف من سوء المعاملة أو السرقة أو الإنفاق غير المناسب ؛ لدي خوف من الأنظمة والضوابط والمعوقات ".
- باتريك ويست ، مؤسس Be The Machine
على وجه التحديد ، تساعد سياسة بطاقة ائتمان Be The Machine في توجيه موظفيها من خلال اشتراط:
- جميع الموظفين لتقديم تقارير النفقات الشهرية للتوجيه والرقابة
- جميع النفقات على تقرير المصاريف لتشمل إيصال مطابقة
- يتم ترميز جميع النفقات لمشروع عميل محدد لتشغيل تتبع النفقات
- يتم إكمال جميع التقارير في غضون 30 يومًا من فاتورة بطاقة الائتمان الشهرية
- يتم دفع جميع المصاريف المتعلقة بالأعمال إلى الموظف من قبل الشركة
سياسات بطاقة ائتمان الشركات لا يجب أن تكون ليبرالية. ومع ذلك ، فإن سياسة الإنفاق الليبرالية الغربية التي يتم موازنتها مع ضوابط الإبلاغ عن المصروفات الجيدة تظهر لك مدى قابلية تخصيص سياسة بطاقة ائتمان الشركات. بشكل عام ، يقول ويست إنه بوجود بطاقة ائتمان تجارية بدلاً من شكل آخر من أشكال التمويل قصير الأجل ، من الضروري أن يكون لديك شيء ما بصرف النظر عن مدى صرامته.
ويواصل ويست الإشارة إلى أن شركات بطاقات الائتمان قد حسنت أنظمة التتبع عبر الإنترنت التي تساعده في التحقق من معاملات الشركات وملخصاتها. علاوة على ذلك ، فإن تطبيقات بطاقات الائتمان الجديدة تجعل مسح الإيصالات وترميزها أسهل بكثير.
فوائد سياسة بطاقة الائتمان للشركات
يمكن أن يؤدي تطبيق سياسة بطاقة ائتمان الشركات إلى تخفيف أي مخاطر متعلقة بإساءة استخدام بطاقة ائتمان الشركة أو انتهاكها. تتمتع سياسة بطاقة ائتمان الشركات بالعديد من المزايا ، بما في ذلك توثيق أي قواعد ولوائح ، وتحديد الإجراءات لأصحاب المصلحة الداخليين ، وتحديد مسؤولية ومسؤولية حامل البطاقة.
فوائد سياسة بطاقة ائتمان الشركات هي:
- يوثق بوضوح القواعد واللوائح: باستخدام سياسة بطاقة ائتمان الشركة ، يمكن لشركتك أن تحدد الخطوط الإرشادية التي تحدد الأنشطة أو المعاملات التي يجب أن تستخدم فيها بطاقة الشركة. على سبيل المثال ، لديك القدرة على تعيين توقعات لحدود الإنفاق.
- يحدد الإجراءات التي يتبعها أصحاب المصلحة الداخليون: توضح سياسة بطاقة ائتمان الشركات الخاصة بشركتك كيف يجب على الموظفين والموظفين استخدام بطاقة الشركة. على سبيل المثال ، تتضمن بعض الإجراءات تقديم تقارير المصروفات الشهرية ، وأن جميع النفقات تحتاج إلى إيصال مطابق.
- يحدد مسؤولية حامل البطاقة ومسؤوليته: ينبغي لسياسة بطاقة ائتمان الشركات أن تحمّل حاملي البطاقات مسؤولية حماية بطاقة الشركة بالإضافة إلى معلومات خاصة عن الشركة. يمكن أن يساعد ذلك في تحديد العواقب إذا تم انتهاك السياسة.
بشكل عام ، تساعد سياسة بطاقة ائتمان الشركة على زيادة الأمان وتقليل أي احتيال أو سوء استخدام يرتبط ببطاقة ائتمان الشركات. قابلنا مولي والش ، المدير الإداري - البطاقة التجارية في تشيس ، الذي أضاف:
"من منظور الشركة ، تضمن سياسات بطاقة ائتمان الشركات التحكم في الوقت الذي يتم فيه تبسيط الإنفاق الذي يحدث عبر العديد من وسائل الدفع. ستؤدي السياسة الفعالة إلى رفع الكفاءة مع تقليل فرص الاحتيال أو سوء الاستخدام. توفر سياسة بطاقة الشركة ، بالإضافة إلى برنامج بطاقة الشركة الذي يتوافق مع هيكل التشغيل الخاص بالأعمال ، مستودعًا للبيانات يمكن دمجها في أي مؤسسة لدعم تخطيط موارد المؤسسة (ERP) ودفتر الأستاذ العام وحسابات الدفع والدفع الإلكتروني .
مع مراعاة هذه الأمور ، تكون سياسات بطاقة ائتمان الشركات قابلة للتخصيص للغاية. بصفتك مالك شركة ، لديك القدرة على وضع القواعد واللوائح الخاصة بك ليتم تطبيقها عبر جميع بطاقات الشركات. ومع ذلك ، هناك بعض العيوب التي يجب أن تكون على دراية بها عند إنشاء سياسة خاصة بك.
عيوب إنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركات بنفسك
إن أسرع وأسرع طريقة لإنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركة هي استخدام قالب قابل للتخصيص. إذا قررت إنشاء سياسة بمفردك ، فاعلم أنها ستتطلب المزيد من العمل ويمكنك أن تنسى تغطية التفاصيل. نظرًا لأنه قد يكون من الصعب استخدام اللغة والتعبير القانونيين الصحيحين ، فقد ترغب في التشاور مع محامٍ إذا قمت ببناء سياستك الخاصة للتأكد من قيامك بتغطية قواعدك.
عيوب إنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركات هي:
- تتطلب السياسة مزيدًا من العمل مقارنة باستخدام القالب: بدون نموذج سياسة بطاقة ائتمان الشركة ، سيكون لديك العمل المناسب لك تمامًا. يعد إنشاء سياسة من البداية أكثر استهلاكا للوقت ويتطلب الكثير من العمل.
- من المحتمل أن تتجاهل القواعد المهمة: إن تذكر جميع القواعد واللوائح المحددة التي يحتاج حاملو البطاقات إلى اتباعها أمر صعب. إذا كنت تستخدم قالبًا ، فمن الأسهل التأكد من قيامك بتغطية جميع القواعد.
- من الصعب استخدام اللغة القانونية الصحيحة: اللغة القانونية ليست سهلة لمعظم أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يقومون بإنشاء سياسة خاصة بهم. يمكن أن يساعد النموذج القابل للتخصيص في التأكد من أنك استخدمت اللغة الصحيحة لحماية عملك. إذا لم تكن متأكدًا ، فمن المستحسن استشارة محامٍ.
بشكل عام ، يمكن أن يكون إنشاء سياسة بطاقة ائتمان للشركات بمفردك عملية تستغرق وقتًا طويلاً وصعبة. ومع ذلك ، هناك قوالب قابلة للتخصيص يمكنك استخدامها لتبسيط هذه العملية. تتيح شركات مثل Rocket Lawyer لأصحاب الأعمال إمكانية الوصول إلى سياسات وإجراءات الإجراءات الخاصة ببطاقات ائتمان الشركات بأسعار معقولة لضمان حماية سياساتهم لأعمالهم.
سياسة بطاقة ائتمان الشركات - الأسئلة المتكررة
قمنا بتغطية الكثير من المعلومات حول سياسات بطاقة الائتمان للشركات وكيفية إنشاء واحدة لعملك. يتم طرح بعض الأسئلة أكثر من غيرها ، ونحن نعالجها هنا. إذا كانت لديك أي أسئلة إضافية ، فيرجى زيارة منتدى Fit Small Business أو ترك تعليق أدناه ، وسنقدم إجابة.
الأسئلة الأكثر شيوعًا حول سياسات بطاقة ائتمان الشركة للموظفين هي:
هل تعتمد بطاقات ائتمان الشركات على الائتمان الشخصي؟
عند التقدم بطلب للحصول على بطاقة ائتمان الشركات ، لن يفكر مصدر البطاقة في درجة الائتمان الشخصية لمالك العمل. بالإضافة إلى ذلك ، لن يتحمل صاحب العمل المسئولية الشخصية. ومع ذلك ، يتطلب مصدرو البطاقات الحصول على درجة "جيدة" من الائتمان التجاري ، مصنفة من قبل أحد مكاتب الائتمان التجارية الأربعة: Dun & Bradstreet (80+) أو Experian (76+) أو Equifax (90+) أو FICO SBSS (140+) .
هل يمكنني استخدام بطاقة الشركات للاستخدام الشخصي؟
في معظم الحالات ، تكون بطاقة ائتمان الشركات مخصصة لتغطية نفقات العمل فقط. تحدد معظم سياسات بطاقة ائتمان الشركات الصغيرة سياسات الاستخدام المتعلقة بحاملي البطاقات. عادة ، لا يُسمح لحاملي بطاقات الموظفين باستخدام بطاقات ائتمان الشركات للاستخدام الشخصي.
ما هي بطاقة ائتمان الشركات؟
تعد بطاقات ائتمان الشركات نوعًا مختلفًا من البطاقات ، وتختلف عن بطاقات ائتمان الشركات الصغيرة ، ويتم إصدارها في المقام الأول للموظفين لدفع النفقات المتعلقة بالعمل ، مثل السفر. بطاقات الشركات هي الأفضل للشركات التي تحقق إيرادات سنوية قدرها 4 ملايين دولار و 250 ألف دولار كمصروفات بطاقات سنوية.
الحد الأدنى
تعد سياسة بطاقة ائتمان الشركات مهمة للشركات التي لديها حساب بطاقة ائتمان الشركات. تحدد سياسة بطاقة ائتمان الشركات الفعالة بنجاح الأهلية والموافقة والاستخدام المحيطة ببطاقات ائتمان الشركات للاستخدام الداخلي. يمكن أن تكون هذه السياسة قابلة للتطبيق أيضًا عندما يستخدم الموظفون أشكالًا أخرى من تمويل الأعمال ، بما في ذلك بطاقات الائتمان للشركات الصغيرة.
إذا قررت أن بطاقة ائتمان الشركة ليست مناسبة لك ، ففكر في بطاقة Chase Ink Business Cash℠ الائتمانية. ستربح 5٪ من النقود ويمكنها التوسع مع عملك عن طريق تقديم بطاقات الموظفين دون أي تكلفة إضافية. يمكنك التحكم في حدود الإنفاق لكل بطاقة ، والتي تتيح لك حماية عملك مع توفير طريقة سهلة للموظفين لدفع نفقات الشركة.
قدم الآن
