يمكن أن يكون إنشاء مكتب مهمة مثيرة ومخيفة ، خاصة إذا كانت مهمتك الأولى. في هذا الدليل ، سنشارك نصيحة العديد من الخبراء بالإضافة إلى خبرتنا المباشرة لمساعدتك في إنشاء مكتبك بشكل غير مؤلم وفعال قدر الإمكان.
إذا كنت رجل أعمال في المنزل أو متخصصًا في خدمة الهاتف المحمول ، فقد لا تكون المساحة المكتبية المؤجرة في حدود ميزانيتك أو حتى ضرورية. تقدم Alliance Virtual Offices حلولاً للمكاتب الافتراضية تشمل عنوان نشاط تجاري معترف به تجاريًا ، ورقم محلي أو مجاني ، وموظف استقبال يجيب على المكالمات باسم شركتك - كل ذلك دون عقد إيجار شهري مكلف. يمكنك حتى الحصول على مساعدة في العثور على مساحات عمل مشتركة وحجز غرف اجتماعات في أكثر من 275 مدينة أمريكية. احصل على عرض أسعار مجاني اليوم.
زيارة التحالف مكاتب افتراضية
الخطوة 1: قم بعمل قائمة بكل ما تحتاجه لمكتبك
قم بعمل قائمة بكل ما ستحتاجه في مكتبك الجديد ، من المكاتب والكراسي إلى أجهزة الكمبيوتر ، وأي مهام أخرى مثل إعداد اتصالك بالإنترنت.
فيما يلي بعض العناصر الشائعة التي ستحتاجها معظم المكاتب. انقر على الروابط أدناه لعرض دليل المشتري الخاص بنا لكل من البنود أو الخدمات المكتبية المدرجة.
احتياجات مكتب الأعمال الصغيرة المشتركة
| مكاتب | خيارات لأي تخطيط أو أسلوب العمل |
| كراسي جلوس | أفضل كراسي مكتب لأي ميزانية |
| أجهزة الكمبيوتر | اختيار سطح المكتب مقابل الكمبيوتر المحمول أو Mac أو الكمبيوتر الشخصي |
| خدمة الهاتف | توصيات لخدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت |
| مكتب الهواتف | مراجعات من أفضل هواتف VoIP لأي مكتب |
| هواتف المؤتمر | أفضل المعدات للمكالمات الجماعية |
| خدمة الإنترنت | توصيات لمقدمي خدمات الإنترنت السريعة |
| بطاقات الائتمان | توصيات للشركات الصغيرة |
خيار أسهل للهواتف المكتبية
وفر الوقت في اختيار هواتف المكاتب وخدمة الهاتف مع RingCentral. إنها توفر خدمة هاتفية عالية الجودة باستخدام اتصال الإنترنت الحالي الخاص بك ، مع جميع الميزات التي تحتاج إليها ، بنصف سعر الخطوط الأرضية التقليدية. يمكنك أيضًا الحصول على هاتف مجاني عند التسجيل. انقر هنا لتجربة RingCentral مجانًا لمدة 15 يومًا.
زيارة RingCentral
بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج إلى بعض هذه العناصر الاختيارية:
احتياجات مكتب الأعمال الصغيرة الاختيارية
| نظام إنذار | قارن بين إيجابيات وسلبيات النظم الشخصية والمهنية |
| تأمين | يمكن لسياسة CGL أن تغطي الحوادث ، مثل الانزلاق والسقوط في مكتبك. لتغطية الأضرار التي لحقت بالممتلكات المكتبية ، ستحتاج إلى تأمين على الممتلكات التجارية |
| خدمة الرد على الهاتف | إذا كنت تريد وكيلًا حيًا يرد على هاتفك ، لكنك لا تستطيع تحمل كلفة موظف استقبال بدوام كامل ، فراجع دليلنا الكامل لخدمات الرد على المكالمات |
| اللوازم المكتبية العامة | لكل شيء آخر (ومن ثم بعض) ، يوجد أمازون |
الخطوة 2: تصميم خطة الطابق مكتبك
بمجرد الحصول على قائمة بكل ما ستحتاج إليه ، فإن الخطوة التالية هي وضعه. سيساعدك هذا أيضًا في تأكيد حجم الأثاث الذي ستحتاج إلى شرائه.
أولاً ، ابدأ باختيار نوع تخطيط:
- تزيد الخطة المفتوحة المساحة القابلة للاستخدام من المساحة ، ولكن على حساب الخصوصية والتخزين
- توفر الخطة المغلقة لموظفيك مساحة شخصية أكبر ، لكنها أقل تعاونًا ولن تتناسب مع عدد المقاعد
- تجمع الخطة المعيارية بين عناصر الاثنين ، مما يمنح موظفيك مزيدًا من الخصوصية والتخزين ومساحات عمل أكبر ولكن مع وجود مساحات مفتوحة بين المقاعد للتعاون
يمكنك استخدام برنامج مخطط بسيط ، مثل Edraw (المثبت محليًا) أو SmartDraw (المستند إلى مجموعة النظراء) ، لسحب محطات العمل والمكاتب وعناصر أخرى لسحبها وإفلاتها لمساعدتك في تصميم مساحة مكتبك.
الخطوة 3: إعداد نظام الهاتف الخاص بك
لديك عدة خيارات عند اختيار نظام الهاتف الأفضل لعملك. بعض هذه تشمل:
- خدمة الهاتف التقليدية ، والتي تعمل على خطوط الهاتف القديمة النحاس
- خدمة هاتف VoIP ، التي تنقل الصوت كبيانات عبر اتصال الإنترنت الخاص بك
- خدمة الهاتف الظاهري ، والتي تعيد توجيه المكالمات التي تتم على رقم هاتف عملك إلى خط هاتفك الشخصي
تعد خدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت خيارًا رائعًا لمعظم الشركات نظرًا لأنها ميسورة التكلفة أكثر من خط أرضي وبنفس الوضوح. يمكنك أيضًا إضافة العديد من الخطوط بسهولة أو طرحها ، وستتمكن من الحصول على خدمة الهاتف خلال دقائق من توصيل هاتفك. خيار واحد رائع هو RingCentral الذي يوفر هاتف VoIP مجاني عند التسجيل. انقر هنا للحصول على هاتفك المجاني.
ميزات الاتصال عبر بروتوكول الإنترنت
- خدمة انتظار المكالمات
- استدعاء عقد
- تحويل المكالمة
- مؤتمر الدعوة
- هوية المتصل
- البريد الصوتي
- إدارة النظام على شبكة الإنترنت
زيارة RingCentral
ميزة أخرى مفيدة تشمل معظم مقدمي الخدمة هي الرد التلقائي ، والذي يقوم تلقائيًا بالرد على مكالماتك الواردة ويقدم للمتصلين بك قائمة من الخيارات للاختيار من بينها. بناءً على الخيار الذي يختاره المتصل ، سيتم توجيه مكالمته وفقًا لشجرة الاتصال التي قمت بإعدادها.
فيما يلي مثال لشجرة الاتصال:
يمكن إعداد الحاضرين التلقائيين عبر خدمة هاتف VoIP في مكتبك أو من خلال خدمة هاتف افتراضية. الاختلاف الوحيد هو حيث يوجه مكالماتك. باستخدام خدمة هاتف VoIP ، سيتم توجيه المكالمة إلى الهاتف المناسب على شبكة المكتب ؛ مع خدمة الهاتف الظاهري ، سيتم إعادة توجيه المكالمة إلى خط الهاتف الشخصي المناسب الذي حددته.
الخطوة 4: العثور على أفضل الأثاث وأجهزة الكمبيوتر
بعد ذلك ، اختر أفضل أثاث مكتبي وأجهزة كمبيوتر لاحتياجات عملك وميزانيتك.
مكاتب مكتب
مكاتب المكتب التي تختارها تعتمد إلى حد كبير على تخطيط مكتبك.
من خلال خطة مفتوحة ، عادة ما تعمل الجداول المستطيلة البسيطة التي يمكنك تجميعها معًا بشكل أفضل. عندما بدأنا العمل في Fit Small Business لأول مرة ، استخدمنا طاولات بسيطة قابلة للطي مثل هذه. لقد أعطانا هذا حلاً سريعًا وغير مكلف ومرن يمكننا إعادة ترتيبه بسهولة في أي تخطيط. الجانب السلبي للطاولات القابلة للطي هو أنها لا تسمح لأي مساحة للتخزين ، كما أنها ليست أنيقة بشكل خاص.
مقابل المزيد من المال ، يمكنك شراء طاولات من الزجاج أو المعدن أو الخشب المصنوع عادةً ما تتضمن بعض خيارات التخزين في تصميمها. تعد الجداول ذات الشكل L ، على وجه الخصوص ، رائعة لوضع خطة نمطية.
كراسي المكتب
على الرغم من وجود العديد من كراسي المكاتب ذات الأسعار المنخفضة في السوق ، إلا أننا نوصي بشراء أفضل ما تستطيعه ميزانيتك. تساعد الكراسي الجيدة على تعزيز بيئة عمل سعيدة وصحية - حيث يقضي الموظفون معظم يومهم عليها ، لذا فإن الاستثمار في راحتهم يوضح لهم أنك تقدرهم. قد توفر أيضًا أموالًا على الإنتاجية المفقودة - شهد العديد منا في Fit Small Business تحسينات كبيرة في آلام الظهر بعد ترقية كراسي مكتبنا.
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من كراسي المكتب يمكنك الاختيار من بينها:
- كراسي المهام ، والتي عادةً ما تكون خالية من الأسلحة وصغيرة الحجم وموفرة للمساحة ، ومصممة للاستخدام الأقصر
- منتصف الظهر الكراسي ، التي لديها أسلحة وأكثر داعمة
- الكراسي التنفيذية ، والتي عادة ما تكون أكثر راحة وأفخم
بالنسبة لمعظم المكاتب ، سوف يخدم الرؤساء في منتصف الظهر والرؤساء التنفيذيون الجزء الأكبر من احتياجاتك مع بعض كراسي المهام المستخدمة لتكميلها في محطات العمل المؤقتة.
أجهزة الكمبيوتر المكتبية
إذا كنت ستوفر نفس أجهزة الكمبيوتر أو ما شابهها لكامل موظفيك بدلاً من السماح لهم باختيار أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، فإن أول قرار ستحتاج إلى اتخاذه هو نوع الكمبيوتر الذي يجب شراؤه. توفر أجهزة كمبيوتر سطح المكتب بشكل عام قيمة أفضل مع سعة تخزين أكبر وأداء أفضل ، ولكن أجهزة الكمبيوتر المحمول تكون محمولة أكثر.
بعد ذلك ، ستحتاج إلى اختيار نظام التشغيل الذي يعمل عليه:
- يعد نظام Apple OS X مثاليًا لتحرير الرسومات والفيديو والصوت ونشر سطح المكتب
- تعد أجهزة Chromebook خيارًا رخيصًا إذا كان نشاطك التجاري يستخدم في المقام الأول مجموعة Google والبرامج الأخرى المستندة إلى الويب
- ويندوز ، وهو منصة تستخدم على نطاق واسع ومرنة
الخطوة 5: إعداد الإنترنت
على الرغم من أننا أدرجناها كخطوة رابعة ، إلا أنك يجب أن تبحث عن موفر خدمة الإنترنت (ISP) لربط مكتبك بفترة طويلة قبل أن تنتقل. قبل الالتزام بأي عقد إيجار مكتبي ، تأكد من إمكانية تشغيل الموقع من قِبل جهة اتصال عالية مزود سرعة الانترنت. يمكنك تأكيد ذلك من خلال البحث في FCC's National Broadband Map.
ثم ، بمجرد العثور على عدد قليل من مقدمي الخدمات ، قارن خططهم وأسعارهم وعقودهم. تذكر أيضًا أن الحسابات التجارية تختلف غالبًا عن الحسابات السكنية ، لذا كن حذرًا عند النظر في شروطها.
بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة ، سيكون الاتصال بالإنترنت مع تنزيل 15 ميغابت في الثانية كحد أدنى و 5 ميغابت في الثانية كافيًا. ومع ذلك ، كلما أصبحت أحجام الملفات أكبر ويتم بث المزيد من المحتوى على الإنترنت ، كلما كان الاتصال أفضل. نوصي بتنزيل 50 ميغابت في الثانية واتصالات تحميل 10 ميغابت في الثانية إذا كانت متوفرة.
عقود الأعمال التجارية الصغيرة على الإنترنت
سيطلب منك معظم مزودي خدمة الإنترنت توقيع عقد مع التزام مدته 1-3 سنوات. إذا قمت بإلغاء الخدمة قبل انتهاء مدة العقد ، فقد تكون مسؤولاً عن دفع رسوم الإلغاء المبكر. تأكد من تأكيد هذه الشروط مع مزود خدمة الإنترنت قبل التوقيع.
لقد قارنا شروط العقد الأكثر شيوعًا من أفضل مزودي خدمة الإنترنت في كل سوق لك. فيما يلي ملخص لكيفية مقارنة بعضها:
أطوال العقد ورسوم الإلغاء من قبل مزود الإنترنت
| مدة العقد | رسوم الإلغاء المبكر | |
|---|---|---|
| ايه تي اند تي الأعمال |
|
|
| كومكاست الأعمال |
|
|
| تايم وارنر بزنس |
|
|
| فيريزون FiOS الأعمال |
|
|
لمعرفة المزيد حول مزودي خدمة الإنترنت الآخرين ، مثل Charter و Frontier و CenturyLink و Cox ، يمكنك قراءة دليلنا الكامل. في ذلك ، قارنا مزودي خدمات الإنترنت حسب السعر والسرعة المتاحة وخدمة العملاء.
خلاصة القول: كيفية إنشاء مكتب
إنشاء مكتبك هو عملية المشاركة ؛ ولكن مثل أي مشروع ، كلما كنت أفضل استعدادًا والمزيد من الأبحاث والتخطيط الذي تقوم به مقدمًا ، كلما كان ذلك غير مؤلم.
إذا كنت بحاجة إلى التصرف بسرعة ، فهناك خيارات مؤقتة جيدة. على سبيل المثال ، يمكن ملء الطاولات القابلة للطي كما أن الحاضنة التلقائية البسيطة أو شجرة الهاتف بدلاً من نظام هاتف العمل الكامل سوف تقدم وجهًا احترافيًا لعملك. ومع نمو نشاطك التجاري ، يتم تحميل قسم بدء النشاط التجاري الخاص بنا بتعليقات وإرشادات المشتري ونصائح مفيدة لإعداد مكتبك وخارجه.
