تُسهل نماذج تقارير مصروفات الموظفين من السهل تعويض الموظفين عن المصاريف المتعلقة بالأعمال التي يتحملونها ، وتمنحك سياسة مصروفات المستخدم السيطرة على النفقات المسموح بها. يستخدم التقرير من قبل الموظف لتفاصيل النفقات وتفاصيل السياسة ما هو مؤهل للسداد ، وكيف يتم سداده ومتى.
هناك طريقة سهلة لإدارة إنفاق الموظفين وتتبع النفقات عن طريق بطاقة ائتمان تجارية مدفوعة مسبقًا مثل تلك التي تقدمها Bento للأعمال. يمكنك إضافة أموال إلى كل بطاقة والتحكم في أين ومتى وكيف يستخدم كل موظف بطاقاتهم. و Bento يتكامل مباشرة مع برامج المحاسبة الرئيسية (مثل QuickBooks Online) ، مما يجعل تتبع النفقات لكل بطاقة أمرًا سهلاً. اصطحب بينتو لحضور اختبار مجاني مدته 60 يومًا مع إلغاء بطاقتين مجانيتين ورسوم الإعداد.
زيارة بينتو
قالب تقرير مصاريف الموظف المجاني
نوصي باستخدام هذا النموذج في Excel أو Google Sheets لإجراء عمليات حسابية سهلة.
فيما يلي الخطوات الأربع لإنشاء تقرير المصاريف والسياسة.
1. تحديد أنواع النفقات التي يمكن سدادها
على الرغم من أن قالب سياسة النفقات الخاص بنا أساسي إلى حد ما ، إذا كان لديك قوة عاملة شابة أو إذا كان موظفوك يسافرون أو يستمتعون بالزبائن بشكل متكرر ، فقد ترغب في أن تكون أكثر تحديدًا بشأن النفقات المعتمدة. يمكنك أيضًا تحديد حد يومي أو حد يومي على إنفاق الموظف ، عادة ما يتراوح بين 50 إلى 150 دولارًا يوميًا للوجبات والإقامة للموظف الذي يسافر.
المصروفات المعتمدة
يجب على جميع الشركات حساب عدد الكيلومترات والنفقات الأخرى المعتمدة من مصلحة الضرائب. توفر بعض الشركات نطاقات مقبولة للنفقات ، مثل الوجبات أثناء السفر. تقصر معظم الشركات أنواع النفقات المعتمدة على ما سيسمح به مصلحة الضرائب ، مثل الوجبات القابلة للاسترداد خلال مكالمة مبيعات أو استئجار سيارة أثناء رحلة عمل. فيما يلي معلومات من مصلحة الضرائب عن نفقات السفر القابلة للخصم.
مثال على النطاقات لنفقات سفر الأعمال
| منخفض | متوسط | |
|---|---|---|
| وجبة افطار | $5 | $12 |
| غداء | $7.50 | $15 |
| وجبة عشاء | $12 | $25 |
| الفندق | $60 | $120 |
| تأجير السيارات | $35 | $60 |
ومع ذلك ، فإن البعض الآخر يتضمن مصاريف غير سفر قد يستخدمها مدير لموظف متميز ، مثل تعويض المشرف لاستضافة حفلة بيتزا أو دفع المشرف مقابل شراء الكعك المكتبي للترحيب بتعيينات جديدة.
المصروفات غير المعتمدة
تختار بعض الشركات أيضًا تقديم أمثلة على ما لم يتم اعتماد المصروفات. يشتمل هذا بشكل شائع على الكحول ، لكنه قد يشمل أيضًا أشياء مثل فئة الخدمة. على سبيل المثال ، قد ترغب في تعويض موظفي السفر عن تذاكر السفر بالحافلة أو درجة رجال الأعمال ، ولكن ليس في الدرجة الأولى.
تشعر العديد من الشركات أنه إذا كان الموظف يريد كوبًا من النبيذ مع العشاء ، فيجب أن يكون ذلك عليهم بينما يضع الآخرون حدًا يوميًا أو حدًا لكل وجبة دون وضع قيود على نوع النفقات.
النفقات التي تتطلب موافقة مسبقة
تتطلب بعض الشركات الموافقة على جميع النفقات مسبقًا. ومع ذلك ، فإن الشيء الأكثر شيوعًا هو تزويد الموظفين بإرشادات حول نوع النفقات التي تحتاج إلى موافقة مسبقة. على سبيل المثال ، قد لا يحتاج فريق المبيعات الخاص بك إلى OK الخاص بك لشراء الغاز لرحلة مبيعات في سيارة الشركة. لكن قد ترغب في الحصول على موافقتك قبل حجز رحلة خارج المدينة لحضور اجتماع مع العملاء.
فكر في ثم قم بتوثيق أنواع المصروفات و / أو المبلغ بالدولار الذي ستطلب من موظفيك الحصول على موافقة قبل إنفاق الأموال وتقديم المصاريف. يمكنك أيضًا إنشاء ملاحظات في تقرير المصاريف الخاص بك لتذكير الموظفين بالحدود أو مبالغ السداد قبل البرنامج مثل الأميال.
2. قرر ما هي إرشادات الإبلاغ عن النفقات الخاصة بك
إذا كنت تكتب سياسة الإبلاغ عن النفقات الخاصة بك ، أو إذا كنت ترغب في تخصيص النموذج الخاص بنا ، فتأكد من الإجابة على الأسئلة التالية:
كيف يحصل الموظفون على المصاريف المعتمدة؟
هل يحتاج الموظفون لديك إلى السؤال قبل شراء شيء ما أو هل تثق بهم لاتخاذ القرار بأنفسهم؟ هل يجب أن يكون هناك حد ، مثل أي نفقات بقيمة 50 دولارًا أو أكثر ، يحتاج إلى موافقة؟ قد تكون هذه سياسة جيدة إذا كان لديك أعضاء في الفريق يشترون معدات مثل معدات الطلاء وإصلاح المنازل ، والتي يمكن أن تصل فاتورة كبيرة.
من يقدمون تقارير النفقات إلى؟
هل يقومون بالإبلاغ عن المصاريف لك أو لمشرفهم أو الموارد البشرية (HR) أو مزود الرواتب الخاص بك؟ من سيجمع تقارير النفقات؟ كم مرة؟ نوصي بوجود جهة اتصال واحدة لتتبع نفقات الموظفين القابلة للاسترداد لتقليل أي فوضى. يمكن لهذا الشخص أيضًا التأكد من تخصيص النفقات بشكل صحيح لمركز التكلفة الصحيح في نظامك المحاسبي.
ما الذي يحتاجونه لتقديمه لاسترداد التكاليف؟
بصرف النظر عن ملء نموذج تقرير المصاريف ، ما الذي يحتاجون إليه أيضًا؟ الإيصالات الأصلية؟ صور الإيصالات؟ التواريخ والأوقات واسم العميل / سبب النفقات؟ عادةً ما يكون هذا الجزء من سياسة الإبلاغ عن المصروفات الخاص بك يجب أن يكون واضحًا قدر الإمكان من أجل منع المشكلات. استنادًا إلى قالب الإبلاغ عن المصروفات الذي تستخدمه ، قد ترغب في إضافة أعمدة لتتبع اسم العميل والسبب. في الواقع ، تذهب بعض الشركات إلى حد مطالبة كل موظف بتعيين كل حساب إلى مركز تكلفة لتسهيل قيام فريق المحاسبة بإدخال البيانات.
ما هو الإطار الزمني للسداد؟
كم مرة تريد تعويض الموظفين؟ في أي يوم من الشهر أو التاريخ الذي يجب أن يقدموا فيه تقارير النفقات عن طريق وهل تنتهي المصروفات؟ كل شهر أو كل ثلاثة أشهر هي الممارسات الأكثر شيوعًا لسداد التكاليف ، مع تحديد الجدول الزمني لتقديم المصاريف بما لا يقل عن خمسة إلى 10 أيام قبل دورة الرواتب التالية. إذا تم الإبلاغ عن النفقات في وقت متأخر ، فيمكن استردادها خلال فترة الدفع التالية.
قد ترغب أيضًا في تشغيل النفقات حسب تواريخ الربع الأول ونهاية العام من أجل الحفاظ على دقة نظامك المحاسبي.
قالب سياسة حساب الموظف الحرة
يمكنك أيضًا الوصول إلى هذا القالب هنا كمستند Word وهنا كملف PDF.
3. تحديد أفضل السبل لتوثيق نفقات الموظف
الممارسة الأكثر شيوعًا لتوثيق نفقات الموظفين هي استخدام نموذج تقرير المصاريف ، مثل النموذج أعلاه. ونحن نقدم أيضا أشكال إضافية في مقالنا قوالب تقارير النفقات الحرة.
بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام برنامج الموارد البشرية الذي يحتوي على خيارات لإعداد تقارير النفقات ، مثل Zoho People ، أو التطبيقات المصممة لإدارة تقارير النفقات مثل Divvy. يمكن أن يساعدك هذا البرنامج في تنظيم تقارير النفقات الخاصة بك بطريقة أكثر منطقية ، حيث يتم الاحتفاظ بجميع السجلات إلكترونيًا وتنظيمها حسب اسم الموظف بالإضافة إلى ميزات الموافقة التلقائية.
حاول زوهو الناس
بغض النظر عن الطريقة التي تستخدمها ، يجب عليك تتبع مبالغ نفقات الموظفين والتأكد من أنها مناسبة. في بعض الأحيان ، قد تجد أن الموظفين يقومون بصرف العناصر التي قد يكون من الأفضل لك أن تشتريها بالجملة مثل اللوازم والمعدات.
نوصي بالاحتفاظ بنموذج نموذج النفقات الخاص بك في محرك الأقراص المشترك لشركتك ؛ أو اترك نُسخًا في مجلد معين يمكن للجميع الوصول إليه ، لسهولة الاستخدام.
4. وثيقة وتنفيذ سياسة حساب الموظف الخاص بك
نوصي بأن يقوم محاسبك أو أحد متخصصي الموارد البشرية بمراجعة سياسة الإبلاغ عن المصروفات الخاصة بك قبل توزيعها على الموظفين. بعد ذلك ، بمجرد الانتهاء من سياستك والنموذج المصاحب لها ، تأكد من حصول جميع الموظفين على نسخة من السياسة وفهمها ، على سبيل المثال ، لديهم اجتماع عبر الإنترنت أو مكالمة فيديو جماعية.
إذا كنت ترغب في أن تكون أكثر شمولاً ، فاطلب من كل موظف التوقيع والتاريخ على نسخة من سياسة النفقات ، وتوثيق ذلك في ملفات الموظفين الخاصة بهم - الإلكترونية أو الورقية على ما يرام. إذا كان لديك دليل الموظف ، فينبغي أيضًا إضافة سياسة المصاريف هناك.
أسئلة يتكرر طرحها
أسئلة النقود غالبًا ما تكون مربكة ؛ يكون هذا صحيحًا بشكل خاص إذا كنت الشخص الذي يمسك بسلاسل المحفظين ، وإن موظفيك هم الذين ينفقون المال. فيما يلي بعض الأسئلة الشائعة حول تقرير النفقات وكيفية حلها.
كيف يمكنني منع الموظفين من تزوير تقارير النفقات؟
لا ترغب أبدًا في الاعتقاد بأن شخصًا ما في فريقك يسرق أعمالك أو يضر بها ، لكن إذا أخبركم بأنك في المبيعات قد تكلفك كثيرًا ، فقد يكون من المفيد التفكير فيها.
أولاً ، تحتاج إلى مراجعة جميع تقارير النفقات. انظر إلى الأدلة ككل. النظر في اتجاهات تقرير حساب الموظف على مدار الوقت الكامل في الشركة. إذا كان ذلك ممكنًا ، ألق نظرة من الخارج على النموذج مثل المحاسب الخاص بك أو المحامي أو أخصائي الموارد البشرية. ماذا يرون؟ إذا وجدت نفقات مبالغ فيها أو غير مناسبة ، فقد تحتاج إلى معالجتها مع الموظف.
كيف يمكنني مواجهة الموظف الذي يتحول في تقرير نفقات وهمية؟
إذا كان لديك دليل على قيام الموظف بسرقة أو تزوير التقارير ، فستحتاج إلى السير بعناية. سوف تحتاج وثائق محكم حول ما يحدث. ثم ، عليك أن تقرر ما تريد القيام به. هل هذه جريمة قابلة للإشتعال؟ كيف سيئة هو؟ هل يجب على الموظف أن يدفع لك المال مرة أخرى؟ ماذا تريد أن تخرج من هذا؟
بمجرد أن تعرف ما تريد أن يحدث ، سوف تحتاج إلى مواجهة الموظف مع طرف آخر حاضر كشاهد. اشرح للموظف ما وجدته ، وقدم نسخاً من السجلات التي تعتقد أنها غير صحيحة ، لذلك احتفظ بالملفات الأصلية في ملفاتك. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك سماع جانب الموظف وتوفير التدريب و / أو الانضباط. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنهاء الموظف في نفس المحادثة. يمكنك معرفة المزيد حول ما قد تحتاجه من أجل الإنهاء هنا.
كيف يمكنني الحصول على موظفيي لتحويل تقارير نفقاتهم في الوقت المحدد؟
ربما تكون هذه هي المشكلة الأكثر شيوعًا عندما يكون لديك سياسة تقرير نفقات. فريق المبيعات متأخر دائمًا لكنه يريد أن يتم تعويضه. ينسى فريق التسويق تضمين الإيصالات والمحاسبة والموارد البشرية أو يمكنك الجنون في محاولة لاكتشاف ذلك.
نوصيك بتوثيق سياستك والتمسك بها. هذا أمر مهم لضمان أن يتم تعويض الموظف بشكل صحيح ، وأنك لا تتعجل. تأكد من تحديد سياسة النفقات الخاصة بك بوضوح وتؤكد من جديد أنه إذا لم يقدم الأشخاص نفقاتهم بالشكل والإطار الزمني المناسبين ، فلن يتم تعويضهم أو سيتعين عليهم الانتظار حتى فترة الدفع التالية. ربما ننصحهم بتعيين تذكير تقويم قبل يومين من الموعد النهائي لاستكمال تقارير النفقات الخاصة بهم وترك ساعة لاستكمالها.
الحل الآخر هو استخدام بطاقات Bento الائتمانية المدفوعة مسبقًا. يتم تتبع تقارير نفقات موظفيك الخاصة ببطاقة الدفع المسبق الخاصة بهم تلقائيًا ، ويمكن دمج هذه المعلومات في برنامج المحاسبة الخاص بك ، إما مباشرةً ، مثل QuickBooks Online أو عبر ملف CSV. جرّب Bento مجانًا لمدة 60 يومًا ، واحصل على رسوم الإعداد الخاصة بك وألغيت أول بطاقتين مجانًا.
زيارة بينتو
كيف يمكنني الحصول على المديرين الحاليين للتكيف مع سياسة تقرير المصروفات الجديدة الخاصة بنا؟
إذا كانت سياسة النفقات الخاصة بك إضافة جديدة ، فقد تحتاج إلى التعامل مع الأشخاص الذين يشعرون بأنهم أعلى من السياسة أو يمكنهم القيام بالأشياء بالطريقة التي يتبعونها دائمًا. هذه مشكلة شائعة عندما يكون لديك موظفون يعملون مع شركتك لفترة طويلة ، أو عندما تقوم بتنفيذ سياسة رسمية للإبلاغ عن المصروفات أكثر مما كان لديك في الماضي.
على غرار النماذج التي لم يتم تشغيلها في الوقت المحدد ، سترغب في الالتزام بسياستك الجديدة ، بما في ذلك النماذج والأطر الزمنية. يجب على القادة أن يكونوا مثالاً يحتذى به ، وهذا هو النفقات البسيطة والسداد. إذا كانت هناك مشكلة كبيرة لدى المدير أو القائد في سياسة جديدة ، فيجب أن تشرع علامة حمراء صغيرة في رأسك مفادها أن هذا الشخص قد لا يكون مناسبًا لعملك على المدى الطويل.
هل يمكنني استخدام المصروفات النثرية بدلاً من إدارة عملية الإبلاغ عن النفقات؟
تعمل بعض الشركات على تسهيل الأمور على الموظفين باستخدام صندوق المصروفات النثرية لمصروفات بسيطة مثل تلك التي تبلغ قيمتها 50 دولارًا أو أقل. على سبيل المثال ، إذا احتاج موظف الاستقبال الخاص بك إلى شراء ترحيل لإرسال حزمة عميل ، فيمكنه تحويل الإيصال إلى مصاريف نثرية واسترداده دون المرور بعملية إعداد تقارير نفقات رسمية. ومع ذلك ، من الأفضل أن يتطلب صندوق المصروفات النثرية ، على غرار تقرير المصروفات ، شكلاً من أشكال الوثائق مثل التوقيع والمبلغ والغرض من المصاريف.
هل يمكنني تبسيط مصاريف الموظفين من خلال استخدامهم لبطاقة ائتمان شركتي؟
يقوم بعض أرباب العمل ببساطة بمنح الموظفين بطاقة ائتمان أعمالهم لاستخدامها في عمليات الشراء. هذا يحفظ الموظفين عناء إنفاق أموالهم الخاصة وطلب التعويض. قد يكون استخدام بطاقة ائتمان عملك خيارًا نادرًا إذا كانت عمليات الشراء نادرة ، أو كان لديك قوة عاملة صغيرة.
ومع ذلك ، مع نمو قاعدة الموظفين لديك ، ستحتاج إلى ضوابط أفضل على إنفاق الموظف الخاص بك ولن ترغب في تعقب رسوم بطاقات الائتمان لمعرفة من قام بها وما الذي تم إنشاؤه من أجله.
الخط السفلي
من السهل إنشاء وتنفيذ سياسة مصاريف تقرير الموظف ونموذج تقرير نفقات الموظف. يمكنك استخدام القوالب لدينا أعلاه. هذه ستعطيك نظرة ثاقبة على إنفاق موظفيك وستزودك بسجلات قيمة حتى تتمكن من التعلم ، على سبيل المثال ، إذا كان عميل واحد قد يكلف أكثر مما يستحق. يمكن أن يوفر لك معلومات حول عملك أكثر مما قد تتصور.
إذا كنت تريد طريقة سهلة للتحكم في إنفاق الموظفين وتتبع النفقات بسهولة ، فراجع Bento for Business. تسمح لك بطاقات الائتمان المدفوعة مسبقًا بالتحكم في أين ومتى ومقدار ما ينفقه كل موظف. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء تقارير لبطاقة كل موظف في ثوانٍ وإرسال تلك التقارير مباشرة إلى برنامج المحاسبة الخاص بك ، مما يسهل عملية مسك الدفاتر بأكملها. جرب Bento out مجانًا لمدة 60 يومًا ، واحصل على رسوم الإعداد الخاصة بك وألغيت أول بطاقتين مجانًا.
زيارة بينتو
