مرحبًا بكم في الدورة التدريبية لـ Fit Small Business Xero! في هذا الدرس ، سنغطي كيفية تخصيص الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء والإيصالات في Xero.
يمكنك متابعة حسابك على Xero. إذا لم يكن لديك واحدة بالفعل ، فانقر هنا للاشتراك في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا. يتلقى قراء Fit Small Business أيضًا خصم 50٪ على الأشهر الثلاثة الأولى إذا قرروا الاشتراك.
لإكمال هذا الدرس ، يمكنك إما مشاهدة الفيديو أدناه أو قراءة إرشادات خطوة بخطوة أو القيام بالأمرين معا. هيا نبدأ!
بالنسبة إلى بعض مالكي الشركات الصغيرة ، ستوفر Xero أدوات كافية للتعامل مع كتبهم كلها بمفردهم. لكن بالنسبة للكثيرين ، من المنطقي استخدام Xero بالاقتران مع محاسبي الشركات الصغيرة ذوي الخبرة والذين هم أيضًا خبراء في Xero ، مثلهم في Bookkeeper360.
يمكن Bookkeeper360 التعامل مع مسك الدفاتر الشهرية ، والرواتب ، والأوراق الموظف الجديد ، والضرائب ، وأكثر من ذلك. الخطط الأساسية تبدأ من 249 دولار في الشهر. احصل على أول استشارة مجانية.
زيارة Bookkeeper360
ما أهمية تخصيص الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء والإيصالات في Xero؟
باعتبارك مالك أعمال ، فأنت تعرف أهمية الحصول على سمعة طيبة مع العملاء والموردين وأي شخص آخر قد تتلامس معه. يتيح لك Xero إنشاء مستندات ذات مظهر احترافي مثل عرض أسعار (أو عرض أسعار) قد ترسله إلى عميل محتمل أو فاتورة إلى عميل حالي أو أمر شراء تنشئه لتقديم طلب مع أحد الموردين.
تتيح لك علامة تبويب "إعدادات الفاتورة" تخصيص شكل ومظهر كل من هذه المستندات ، بما في ذلك عروض الأسعار وأوامر الشراء والإيصالات. بالإضافة إلى الشكل والمظهر ، يمكنك أيضًا تعيين شروط الدفع الافتراضية أو إنشاء تذكير تلقائي للعملاء بمجرد أن تصبح الفواتير مستحقة أو إعداد تذكير قبل بضعة أيام من تاريخ استحقاق الفاتورة (أي بسبب 7 أيام).يمكنك أيضًا إضافة رابط خدمة الدفع مثل Stripe أو Paypal إلى الفواتير حتى تتمكن من الدفع بشكل أسرع.
بعد ذلك ، سوف نلقي نظرة على المعلومات التي يتم تضمينها في علامة التبويب إعدادات الفاتورة.
كيفية تخصيص الفواتير ، ونقلت ، وأوامر الشراء والإيصالات في زيرو
لبدء تخصيص هذه المستندات ، اتبع هذه الخطوات للانتقال إلى قسم إعدادات الفاتورة:
الخطوة 1 - من قائمة "الإعدادات" ، حدد "إعدادات عامة" كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.
الخطوة 2 - مباشرة أسفل قسم الميزات ، ستختار إعدادات الفاتورة.
هناك 4 مجالات رئيسية لاقامة داخل إعدادات الفاتورة القسم كما هو مبين في الصورة أدناه:
- موضوع العلامة التجارية
- الإعدادات الافتراضية
- خدمات الدفع
- تذكير الفاتورة
1. موضوع العلامة التجارية
داخل قسم سمة العلامة التجارية ، لديك خيار لإضافة سمة قياسية أو سمة DOCX مخصصة. إذا ذهبت مع السمة القياسية ، يمكنك نسخ سمة موجودة أو إنشاء واحدة باستخدام أدوات التصميم المتكاملة لـ Xero. يمكنك إنشاء غير محدود عدد السمات (القوالب) القياسية التي يجب استخدامها في الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء والإيصالات. في حين أن السمة القياسية سهلة الاستخدام ، إلا أنها تقتصر على التخصيص الأساسي فقط مثل الخط والشعار والأعمدة لإظهارها / إخفاؤها في الجدول.
إذا كنت تريد القدرة على تخصيص القوالب الخاصة بك بالكامل ، فقد تحتاج إلى استخدام سمة DOCX.
يسمح لك سمة DOCX بالقيام بالتخصيص الكامل باستخدام Microsoft Word 2007 أو إصدار أحدث. لاستخدام سمة DOCX ، يجب أن تكون متمرسًا في استخدام الجداول ورموز الحقول في Word. يمكنك إضافة ما يصل إلى 15 سمة من علامات DOCX التجارية (قوالب) لتطبيقها على الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء.
في هذا الدرس ، سنركز على كيفية إنشاء سمة علامة تجارية قياسية. ومع ذلك ، يمكنك العثور على إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء سمة DOCX هنا.
خيارات سمة العلامة التجارية القياسية
لديك خيار لإضافة سمة قياسية من نقطة الصفر أو نسخ سمة موجودة. يمكنك إنشاء سمة واحدة سيتم استخدامها لجميع الفواتير والاقتباسات وأوامر الشراء والإيصالات أو يمكنك إنشاء سمة مختلفة لأشكال مختلفة مثل الملاحظات والبيانات الائتمانية.
فيما يلي لقطة شاشة مع شرح موجز للمعلومات التي يمكن تخصيصها عند استخدام خيار العلامة التجارية القياسية:
- معلومات عامة – يغطي هذا القسم معلومات التنسيق الأساسية مثل حجم الصفحة والهوامش والخط.
- عناوين قالب – في هذا القسم ، يمكنك إجراء تغييرات على اسم النموذج. على سبيل المثال ، إذا كنت تفضل استخدام تقدير بدلاً من عرض الأسعار ، فيمكنك تغيير حقل عنوان عرض الأسعار كما هو موجود في لقطة الشاشة أعلاه ليقول "تقدير". من خلال إجراء هذا التغيير ، ستقول جميع علامات الاقتباس التي تنشئها تقدير (بدلاً من علامة اقتباس) في أعلى النموذج.
- معلومات للعرض (أو لا تظهر) – في هذا القسم ، يمكنك تحديد مربعات المعلومات التي ترغب في إظهارها (أو إخفاؤها) في النماذج التي ترسلها إلى عملائك أو الموردين. يتضمن ذلك شعار شركتك والعنوان الذي يمكن للعملاء والموردين الاتصال بك به وضريبة المبيعات والخصومات والكمية والسعر ، إلخ.
- شعار / ضريبة المبيعات وتفاصيل الاتصال - في هذا القسم ، يمكنك تحديد الطريقة التي تريد أن يظهر بها شعار شركتك ، سواء كنت تريد أو لا تريد أن تظهر الفاتورة ضريبة المبيعات بشكل منفصل (حصري) أو لا (شاملة) والعنوان الذي يمكن للعملاء والموردين الاتصال بك به.
- خدمات الدفع - Xero يسمح لك بقبول مدفوعات بطاقات الائتمان من عملائك. بإضافة خدمة دفع ، يمكنك بسهولة إضافة رابط إلى فواتيرك مما سيتيح للعملاء الدفع عبر الإنترنت عبر بطاقة الائتمان. سنناقش كيفية إضافة خدمة الدفع بمزيد من التفاصيل في قسم خدمات الدفع. بمجرد إعداد حساب الدفع الخاص بك ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد الرابط هنا في حقل خدمات الدفع (بطاقة الائتمان) حتى يظهر في جميع فواتير العملاء. إذا كان لديك حساب Paypal حالي ، فيمكنك توصيله بـ Xero وعرضه أيضًا كوسيلة للدفع أيضًا.
- شروط و تعليمات الدفع – في هذا القسم ، يمكنك تقديم إرشادات محددة حول الطريقة التي تريد من العملاء من خلالها تحويل الدفعة. (كما هو موضح في قسم استشارات الشروط والمدفوعات أعلاه). بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك وضع معلومات أخرى ذات صلة لأنها تتعلق بالاقتباسات.
2. الإعدادات الافتراضية
ضمن قسم الإعدادات الافتراضية ، هناك 4 مناطق أساسية تحتاج إلى إعداد. يوجد أدناه وصف موجز لكل قسم مع لقطة شاشة.
الإعدادات الافتراضية في Xero. ستؤثر هذه المعلومات على تواريخ استحقاق الفواتير والفواتير بالإضافة إلى تسلسل ترقيم الفواتير والفواتير وعروض الأسعار وملاحظات الائتمان.
شروط الدفع
يعد إعداد شروط الدفع لكل من العملاء والبائعين أمرًا مهمًا للغاية لأن Xero ستستخدم هذه المعلومات لتتبع (وتذكيرك) عندما تكون فواتير العملاء مستحقة أو مستحقة الدفع حتى تتمكن من المتابعة. على نفس المنوال ، سوف تنبهك Xero أيضًا عند استحقاق فاتورة أو تأخر سدادها حتى تتمكن من الحفاظ على ائتمان جيد مع مورديك عن طريق دفعها في الوقت المحدد.
يمكنك إدخال عدد الأيام (أو يوم من الشهر) في الحقل واختيار من الخيارات الأربعة التالية في القائمة المنسدلة:
- أيام العشرين (أو اليوم) من الشهر التالي
- أيام العشرين (أو اليوم) بعد تاريخ الفاتورة
- أيام العشرين (أو اليوم) بعد نهاية الفاتورة الشهر
- أيام العشرين (أو اليوم) من الشهر الحالي
في لقطة الشاشة أعلاه ، قمنا بإعداد فواتير مع شروط الدفع الصافية 30. وهذا يعني أن الفواتير مستحقة بعد 30 يومًا من تاريخ الفاتورة. بالنسبة للفواتير ، أنشأنا اليوم الأول من الشهر التالي كتاريخ الاستحقاق.
ضع في اعتبارك أنك تريد إعداد الشروط التي تنطبق عليها عظم العملاء والبائعين. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إعداد عدد قليل من العملاء والبائعين بشروط دفع مختلفة ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق إدخال هذه المعلومات في ملف تعريف جهات الاتصال الذي سنناقشه في كيفية إعداد العملاء و ال كيفية إعداد الموردين الدروس.
يمكنك أيضًا تغيير شروط الدفع عند إدخال فاتورة أو عند إدخال فاتورة في Xero. سيكون هذا مفيدًا للشروط الخاصة المقدمة فقط لشراء أو بيع معين.
سوف نغطي هذا في كيفية فاتورة العميل و كيفية إنشاء مشروع قانون الدروس.
B. التسلسل التلقائي
مثل معظم برامج المحاسبة ، يقوم Xero تلقائيًا بتعيين رقم فريد لكل مستند تقوم بإنشائه. يشير الجزء الأول من كل رقم إلى نوع المستند ؛ الفاتورة (INV) ، مذكرة الائتمان (CN) ، أمر الشراء (PO) والاقتباس (QU). الجزء الثاني من الرقم رقمي (على سبيل المثال 0001). سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بالرقم المتوفر التالي بحيث لا يتكرر.
إذا كنت تقوم بالتحويل من برنامج آخر للمحاسبة وترغب في الاحتفاظ بنفس نظام الترقيم الذي لديك ، فأنت في هذا الحقل ستقوم بإدخال رقم البداية الذي تريد استخدامه لكل نوع من أنواع المستندات. بمجرد القيام بذلك ، سيقوم Xero بزيادة كل رقم مستند تلقائيًا عند إنشائه.
ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك تفضيل بالنسبة لتسلسل بدء هذه المستندات ، فما عليك سوى ترك هذا القسم كما هو وانتقل إلى إظهار الفواتير المعلقة.
C. إظهار الفواتير المعلقة
من خلال تحديد هذا الخيار ، ستشمل Xero رابطًا على جميع فواتير العملاء التي ستنقلهم إلى بوابة تعرض قائمة بجميع فواتيرهم غير المدفوعة. في كل مرة يقومون فيها بالدفع من خلال خدمات الدفع Xero ، يتم تحديث الحالة في الوقت الفعلي حتى يتم الدفع. نوصي بتضمين هذا الرابط لأنه سيُبقي العملاء على اطلاع برصيدهم المستحق في كل مرة ترسل لهم فاتورة ستساعدك في الحصول على أموال أسرع.
اقتباس اقتباس تاريخ انتهاء الصلاحية
إذا أرسلت لعملائك عرض أسعار / عرض أسعار / تقدير ، فقد ترغب في التفكير في تضمين تاريخ انتهاء الصلاحية. يمكن أن يكون تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية مفيدًا في مساعدة العملاء على اتخاذ قرارهم في الوقت المناسب (بدلاً من سحبه لمدة شهور). على غرار تواريخ استحقاق الفاتورة والفاتورة ، يمكنك إعداد تواريخ انتهاء الصلاحية لعرض الأسعار بناءً على عدد الأيام أو يوم معين.
3. خدمات الدفع
بالإضافة إلى الدفع عن طريق الشيكات ، يمكن لعملائك إجراء مدفوعات عبر الإنترنت باستخدام بطاقة ائتمان. من أجل قبول المدفوعات عبر الإنترنت ، يجب أن يكون لديك حساب موجود مع إحدى خدمات الدفع التي تتكامل مع Xero أو يمكنك إعداد حساب ثم توصيله بحساب Xero الخاص بك.
بعد النقر فوق الزر "خدمات الدفع" ، سترى الشاشة التالية. انقر فوق الزر "إضافة خدمة دفع" (كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه) وسترى قائمة بخدمات الدفع التي تتكامل مع Xero. حدد خدمة الدفع التي لديك حساب حالي بها واتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة. إذا لم يكن لديك حساب دفع حالي ، فانقر فوق Stripe واتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة لإعداد حساب مباشرةً داخل Xero.
إعداد خدمات الدفع في Xero. سيتيح لك ذلك تضمين رابط في جميع الفواتير حتى يتمكن العملاء من الدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقة ائتمان.
4. تذكير الفاتورة
أحد المزايا العديدة لاستخدام برنامج محاسبي مثل Xero هو ميزات مضمّنة مثل تذكيرات الفاتورة التي تساعدك على إدارة الأموال التي يدين بها عملاؤك (والمعروف أيضًا باسم حسابات القبض).
من داخل قسم تذكير الفاتورة ، يمكنك إعداد Xero لإرسال بريد إلكتروني للعملاء تلقائيًا قبل استحقاق الفاتورة (أي "مستحق في 7 أيام") أو بعد فاتورة متأخرة في 7 أيام أو 14 يومًا أو 21 يومًا ؛ أو إعداد تذكير مخصص كما هو موضح في الصورة أدناه.
إعداد تذكير الفاتورة في Xero. سيتيح هذا لشركة Xero إرسال تذكير تلقائيًا للعملاء عندما تكون فواتيرهم مستحقة أو مستحقة السداد.
بالضغط على تصحيح الرابط ، يمكنك تخصيص رسالة البريد الإلكتروني لعميلك ثم حفظ التغييرات كما هو مبين في الصورة أدناه.
فاتورة تذكير قالب البريد الإلكتروني في زيرو. تخصيص رسالة البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها إلى عملائك.
يتم إحتوائه
هذا يختتم القسم الخاص بكيفية تخصيص الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء والإيصالات. سيكون الدرس التالي في دورة Xero التدريبية الخاصة بنا هو كيفية إعداد عملات متعددة. في هذا الدرس ، سنتعرف على إعداد Xero لتتبع الدخل والمصروفات بأكثر من عملة واحدة. للوصول إلى هذا الدرس أو أي درس في السلسلة ، انقر هنا. للحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا من Xero ، انقر فوق الزر أدناه.
؟ الدرس 1.1
30 يوما تجربة مجانية
الدرس 1.3؟
