عملك هو كيان منفصل عن حياتك الشخصية. على الرغم من أنك قد استخدمت أصولك الشخصية لبدء عمل تجاري ، فمن المهم أن تضع حدودًا واضحة بين عملك وأموالك الشخصية ، حتى خلال المراحل الأولى من عملك. تسرد هذه المقالة نصائح الخبراء الرئيسية للحفاظ على أو إيقاف أموالك من الاختلاط.
فيما يلي 25 تلميحًا لإبقاء نفقات العمل والنفقات الشخصية منفصلة:
1. إنشاء كيان منفصل لعملك
غابرييل بينكوس ، رئيس ومؤسس صناديق GA Pincus
تتمثل الخطوة الأولى عندما ترغب في الاحتفاظ بنفقات العمل والنفقات الشخصية في التأكد من أن نفقات عملك منفصلة عن نفقاتك الشخصية هي تسجيل نشاطك التجاري ككيان منفصل. يمكنك تسجيل عملك كشركة ذات مسؤولية محدودة (شركة ذات مسؤولية محدودة) أو شيء مشابه. ثم يجب أن تحصل على رقم تعريف المستخدم (EIN) لشركتك. يمكن القيام بذلك مجانًا على موقع مصلحة الضرائب الأمريكية.
2. افتح حساب بنك منفصل للأعمال
جريج كوري ، مؤسس ورئيس مجلس إدارة شركة Porchlight
بصفتك صاحب عمل ، من المهم أن يكون لديك حسابان بنيان منفصلان - أحدهما لتغطية مصاريفك الشخصية والآخر يخص عملك. ومع ذلك ، سيكون من الأفضل فتح حساب بنك تجاري مع بنك مختلف حيث يمكنك الاحتفاظ بحسابك المصرفي الشخصي. بهذه الطريقة ، لن يتم إغراءك بتحويل الأموال من حسابك الشخصي إلى حسابك التجاري أو العكس.
3. استئجار موثوقة وجديرة بالثقة أمين الصندوق
مارك أسلستين ، مؤسس شركة Uncorked Ventures
يمكن أن يكون الحفاظ على عملك وأموالك الشخصية أمرًا صعبًا للغاية خاصة إذا كنت تفعل هذا بنفسك فقط. هذا هو السبب وراء كونها فكرة جيدة عن توظيف محاسب جيد وموثوق به للمساعدة في ضمان عدم مزج عملك والمصروفات الشخصية. تأكد من أن أمين المكتبة لديه عين حريصة ومدرب على كيفية اكتشاف الأخطاء الصغيرة على الفور.
4. استخدام برامج المحاسبة لعملك
جون كينسكي ، رئيس ومؤسس ، AccessDirect ، شركة
سيساعدك برنامج محاسبي مثل QuickBooks على تتبع إيرادات عملك ونفقاته ، ومراقبة معاملاتك المالية ، وإنشاء بيانات. باستخدام برنامج محاسبة موثوق ، سيكون من الأسهل بالنسبة لك ضمان عدم خلط نفقات عملك مع مصاريفك الشخصية.
5. الحفاظ على حسابات منفصلة عبر الإنترنت لعملك
ديف روبنسون ، مؤسس وشريك إداري ، رؤى مدفوعة
حتى خلال المراحل المبكرة من نشاطك التجاري ، من المستحسن الاحتفاظ بحسابات منفصلة على الإنترنت مخصصة لأعمالك فقط. يجب إنشاء حسابات مثل PayPal و Amazon - إذا كنت تنوي شراء أشياء متعلقة بالأعمال عبر الإنترنت - بشكل منفصل لعملك. سيؤدي هذا بوضوح إلى إنشاء سجل تتم فيه المعاملات عبر الإنترنت لأغراض العمل فقط.
6. رصد تكاليف العناصر الشخصية لاحتياجات العمل
جرانت فان دير هارست ، المدير الإداري ، أنجلو لينرز
إذا كنت تستخدم العناصر الشخصية الخاصة بك بانتظام لاحتياجات العمل ، مثل سيارتك أو هاتفك ، فتأكد من متابعة المبلغ الذي سيكلفك ذلك. أفضل طريقة للاحتفاظ بما تنفقه على العمل هي تسجيل نفقاتك. احتفظ بإيصالات تكلفة الغاز المستخدم في سفر رجال الأعمال وتكلفة مكالمات العمل.
7. قرض المال الشخصي لعملك فقط عند الضرورة
كاتي هيلموث مارتن ، المؤسس المشارك ، تين شنجل
هل تمول عملك من أموالك الشخصية؟ لا يجوز لك القيام بذلك إلا عند الضرورة - ولكن عليك التأكد من أن تقوم بإقراض الأموال لشركتك وتسجيل ذلك في برنامج المحاسبة الخاص بك كقرض تجاري. راقب مقدار ما اقترضته عملك من أموالك الشخصية ، وتأكد من تعيين جدول زمني صارم للدفع لعملك لدفع الأموال المستحقة على حسابك الشخصي.
8. استخدام بطاقة ائتمان تجارية للنفقات التجارية
ديبورا سويني ، المدير التنفيذي ، MyCorporation.com
إذا كنت مالك شركة صغيرة ، فمن الضروري للغاية استخدام بطاقة ائتمان تجارية صغيرة منفصلة مخصصة فقط لتغطية نفقات الأعمال. هذا يجعل من السهل تتبع الإنفاق والحفاظ على النفقات الشخصية والنفقات التجارية منفصلة عن عمليات الشطب المتعلقة بنفقات الأعمال. كما يسمح لك ببناء ائتمان لعملك بشكل مستقل عن رصيدك الشخصي ويساعد في معالجة مشاكل الاحتيال المحتملة.
9. تزويد الموظفين ببطاقات الخصم للأعمال المدفوعة مسبقًا
لو فريدمان ، كبير موظفي الإيرادات ، بينتو
باعتبارك مالك أعمال ، فأنت تريد التأكد من أن أنت وموظفيك يحتفظون بأموالهم الشخصية منفصلة عن الشؤون المالية للأعمال التجارية ، وتريد أن تمنع الناس من الإنفاق الزائد. ومع ذلك ، تسمح العديد من الشركات للموظفين باستخدام بطاقات الائتمان الشخصية لتغطية النفقات المتعلقة بالأعمال ، والتي قد تستغرق وقتًا طويلاً ويصعب التحكم فيها. لتجنب ذلك ، يمكنك تزويد موظفيك ببطاقات الخصم المدفوعة مسبقًا للأعمال والتي يمكن للشركة استخدامها لتتبع الإنفاق الكلي والتحكم فيه - مما يضمن فصل الأعمال والنفقات الشخصية وتمكين عملك من التحكم بسهولة في جميع نفقات الموظفين وتتبعها.
10. ملف الإيصالات والفواتير الخاصة بك إلى فئات منفصلة
كيفن هوهن ، مؤسس ورئيس الملهمين ، كيفن ميديا
افصل الإيصالات والفواتير ذات الصلة بالأعمال ، وصنف كل منها وفقًا لنوع النفقات التي تكون عليها ، مثل فواتير الهاتف أو المرافق أو كشوف المرتبات أو اللوازم المكتبية أو مصاريف السفر أو الغاز. من الأفضل حفظها في مجلدات منفصلة مع التصنيفات المناسبة. هذا سيجعل من الأسهل بالنسبة لك تتبع النفقات التي تنفقها على عملك.
11. استخدم ميزة "الفصل" في كتبك السريعة لتسجيل المصروفات الشخصية
دانييل باسوف ، رئيس شركة يونان يو
إذا لم تتمكن من التأهل للحصول على بطاقة ائتمان تجارية حتى الآن ، يمكنك استخدام بطاقة الائتمان الشخصية لعملك بشرط أن تقوم بتصنيف هذه النفقات بشكل صحيح. يمكنك القيام بذلك عن طريق استخدام ميزة "class" في Quickbooks ، والتي تُستخدم لفصل النفقات عن شركة لها موقعان. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدامه لنشر المصروفات الشخصية للحصول على مراقبة منفصلة لكل من المصاريف الشخصية والتجارية.
12. دفع نفسك كموظف
جيف جروسبيك ، مؤسس فنون الدفاع عن النفس
حتى لو كنت صاحب العمل ، يجب أن تدفع لنفسك كموظف ، خاصة إذا كنت تدير عملك. يجب أن تكون جزءًا منتظمًا من كشوف المرتبات لشركتك. بهذه الطريقة ، يمكنك الحصول على الأموال والميزانية الخاصة بأموالك الشخصية. إذا لم تدفع نفسك ، فقد ينتهي بك الأمر إلى استخدام أموال عملك لتغطية نفقاتك الشخصية.
13. التزم بميزانية عملك
ستيف بريتشارد ، مستشار الأعمال ، GiffGaff
وضع ميزانية صارمة لعملك والتمسك به. في كثير من الأحيان ، يرتكب أصحاب الأعمال الصغيرة خطأ السماح لأنفسهم بتجاوز الميزانية ، الأمر الذي يتطلب منهم بعد ذلك الاستفادة من مواردهم المالية الشخصية للحفاظ على نشاطهم التجاري. ومع ذلك ، كل هذا يفعل طمس الخطوط الفاصلة بين النفقات الشخصية والنفقات التجارية. سيساعدك تحديد ميزانية واضحة استنادًا إلى الأرباح الحالية لشركتك على إبقاء أموالك الشخصية والتجارية منفصلة.
14. استخدام النقدية للنفقات الشخصية الخاصة بك
كريستيان رينيلا ، الرئيس التنفيذي والمؤسس ، elMejorTrato
إذا كان نشاطك التجاري جديدًا نسبيًا ولم يكن فتح حساب مصرفي تجاري ممكنًا بعد ، فيمكنك فصل أموالك الشخصية عن طريق استخدام النقد لجميع مصاريفك الشخصية والعائلية. وبهذه الطريقة ، فإن جميع معاملاتك المصرفية ، مثل إصدار الشيكات واستخدام بطاقة الائتمان ، هي نفقات متعلقة بالعمل ، مما يجعل من السهل تتبعها.
15. سدد فورا الأموال الشخصية المستخدمة للأعمال
بليك سنو ، المؤلف ، تسجيل الخروج
من المهم أن يكون لديك حساب مصرفي منفصل وبطاقة ائتمان لشركتك. ومع ذلك ، في حالة نسيان إحضار بطاقة ائتمان عملك وتحتاج إلى إنفاقها على نفقة متعلقة بالعمل ، مثل غداء عمل مع عميل ، على سبيل المثال ، يجب أن تسدد على الفور المبلغ الذي استخدمته من أموالك الشخصية ، و يجب دعم هذا السداد بواسطة الإيصالات.
16. وثيقة كم كنت استثمرت في الأعمال التجارية
باولا غارسيا ، مستشار الأعمال الصغيرة ، صندوق إكسلسيور للنمو
يجب عليك تجنب مزج أموالك الشخصية وأموال عملك. ومع ذلك ، في بعض الأحيان لا يوجد لديك خيار آخر سوى استخدام أموالك الشخصية لتغطية نفقات الأعمال ، خاصةً عندما يكون عملك جديدًا. عندما يحدث هذا ، احتفظ بسجل واستلام كل مصروف دفعته من حسابك. من المهم توثيق مقدار الأموال الشخصية التي تم استثمارها في العمل ، حيث سيشكل ذلك جزءًا من استثمارك.
17. هل لديك الضريبة المقدمة من قبل محاسب مرخص
الكسيس شاتو ، المؤسس والمدير العام ، الكسيس شاتو للعلاقات العامة ، ذ م م
استئجار محاسب مرخص وذوي الخبرة لتقديم ضرائب عملك ، ويفضل أن يكون اتفاق السلام الشامل. هذا يضمن أن السجلات المالية لشركتك خالية من الأخطاء ولا يتم خلطها مع المصاريف الشخصية. يوفر لك هذا ضمان حصولك على جميع عمليات شطب الأعمال المتاحة لك. تكلفة استئجار محاسب تستحق راحة البال عندما يتعلق الأمر بتقديم الضرائب.
18. الاستثمار في الأصول المخصصة للاستخدام التجاري فقط
كيفن ماي ، رئيس ، LandHub.com
شيء واحد يمكنك القيام به لفصل عملك عن الموارد المالية الشخصية هو أن يكون لديك عناصر منفصلة مخصصة للاستخدام التجاري فقط. على سبيل المثال ، يجب عليك شراء هاتف منفصل لعملك إذا كنت تحتاج باستمرار إلى إجراء مكالمات تجارية. إذا كان عملك يتطلب منك السفر في كثير من الأحيان ، ثم الاستثمار في سيارة منفصلة للاستخدام التجاري. وبهذه الطريقة ، يمكنك تحديد النفقات المستخدمة للأعمال بوضوح.
19. استئجار مدير مالي أو المراقب المالي
كيرك هيرزوج ، مدير مكتب ، خبير السباكة و Rooter ، وشركة
لضمان عدم اختلاط مصاريف عملك ونفقاتك الشخصية ، يمكنك تعيين مدير مالي أو وحدة تحكم لتعمل كحارس بوابة على الشؤون المالية لنشاطك التجاري. يعمل هذا الموظف بمثابة "صانع" لجميع النفقات ، بينما أنت ، بصفتك المالك ، تعمل "المدقق" أو "الموافق". وبهذه الطريقة ، هناك مجموعتان من العيون للتدقيق في أن نفقات عملك مرتبطة فعليًا بالأموال وأنها تُدفع من أموال الشركات.
20. لا تستخدم أموال الشركات لدفع النفقات الشخصية
آنا وود ، الرئيس التنفيذي لشركة Brains Over Blonde
عملك الجديد هو استثمار تحتاج إلى حمايته من نفسك والآخرين. يجب أن يعامل ككيان منفصل عن حياتك الشخصية. هذا يعني أنه لا ينبغي استخدام أموال عملك كوسيلة لدفع مصاريفك الشخصية ، حتى لو كنت المالك الوحيد للنشاط التجاري. أيضا ، الامتناع عن "اقتراض" الأموال من حسابات عملك لاستخدامك الشخصي.
21. علم عائلتك وأصدقائك
بصفتك مالك شركة صغيرة ، في بعض الأحيان ، ستطلب عائلتك أو أقرباؤك أو أصدقاؤك الحصول على دعم منك قد يؤثر على عملك. يتراوح ذلك بين طلب خصومات خاصة أو منتجات أو خدمات مجانية أو اقتراض أموال من أموال أعمالك. وفقًا لأمريكان إكسبريس ، من الضروري التأكد من أن كل فرد في دائرتك القريبة يدرك أن عملك هو كيان منفصل عن حياتك الشخصية.
22. نفقات مشتركة منفصلة
إذا كنت بحاجة إلى تعدد المهام ، توصي Chron بتتبع النفقات المشتركة ، والحصول على إيصالات منفصلة قدر الإمكان. على سبيل المثال ، تحتاج إلى شراء اللوازم المدرسية لأطفالك وبعض اللوازم لمكتبك. للحفاظ على الموارد المالية منفصلة تمامًا ، من الأفضل مطالبة أمين الصندوق بضرب العناصر بشكل منفصل ، ودفع تكاليف اللوازم المكتبية باستخدام بطاقة ائتمان عملك واللوازم المدرسية إما نقدًا أو ببطاقة ائتمان شخصية.
23. كن حذرا حول خلط الأعمال والترفيه
وفقًا لـ IRS Publication 535 ، يجب أن تكون الرحلات والوجبات والترفيه مرتبطة مباشرة بعملك أو مرتبطة به حتى تكون هذه النفقات معفاة من الضرائب. يوصي بنك Sun National بأن تبقي غداء العمل وأنشطة العمل الأخرى منفصلة عن الأحداث مع الأصدقاء والعائلة لتجنب الالتباس.
لمزيد من المعلومات ، اقرأ مقالتنا حول نفقات السفر والترفيه .
24. لديك مجموعتين من السجلات المالية
من المهم الاحتفاظ بسجل مالي لكل ما تنفقه - سواء النفقات التجارية أو الشخصية. هذا ضروري لأغراض الإبلاغ الضريبي. يقترح Old National أنه يجب عليك تسجيل كل نفقات تقوم بها - سواء للعمل أو شخصية - حتى تتمكن من تتبع أموالك ومعرفة ما إذا كنت تنفق في حدود ميزانيتك وميزانيتك.
25. استئجار مساحة لعملك المنزلية
إذا كنت تعمل في المنزل وتستخدم جزءًا من منزلك كموقع مكاتب ، فيمكنك استئجار هذه المساحة لعملك. يمكنك إنشاء أوراق عمل توثق شروط وأحكام اتفاقية الإيجار هذه ، ويمكنك أن تتقاضى من شركتك مبلغًا معقولًا كإيجار لاستخدام مساحة في منزلك.
خلاصة القول - الحفاظ على الأعمال والنفقات الشخصية منفصلة
بصفتك مالك شركة صغيرة ، قد تجد صعوبة في رسم خط واضح بين عملك وأموالك الشخصية. ومع ذلك ، من الضروري الحفاظ على نفقات العمل والنفقات الشخصية منفصلة إذا كنت تريد تتبع أداء عملك بدقة. تأكد من تذكر هذه النصائح الخبيرة الـ 25 في كل مرة تميل فيها إلى خلط أموالك.
