ملف الموظفين: ما يجب تضمينه وعدم تضمينه [+ قائمة مرجعية]

ملف الموظفين هو مجلد ورقي أو إلكتروني لتخزين الموارد البشرية وكشوف الرواتب المتعلقة بالموظفين الجدد أو الحاليين أو السابقين. يجب أن تتضمن معلومات الموظف والتعويضات الأساسية وفقًا لقوانين العمل الفيدرالية وقوانين الولايات. يساعدك فهم سجلات العمل المراد تخزينها في ملف الموظفين الآمن على تجنب الأخطاء والغرامات المحتملة.

إذا كان الاحتفاظ بملفات الموظفين ، بما في ذلك طلبات التوظيف ، ومعلومات الاتصال في حالات الطوارئ ، والرواتب ، واستمارات التسجيل الخاصة بالمزايا ، والمستندات الضريبية ، أمرًا ساحقًا ، فيمكنك استخدام برنامج الرواتب مثل Gusto لتخزين مستندات الموظفين عبر الإنترنت ، وتتبع PTO ، وإنشاء قائمة تحقق لكل موظف للتأكد ملفات الموظفين الخاصة بهم كاملة. انقر هنا للحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوما.

زيارة غوستو

قائمة ملف مجلد الموظف

يمكن استخدام قائمة التحقق من مجلد ملف الموظف ، واحدة لكل موظف ، للتأكد من أن لديك جميع المستندات التي تحتاجها لملف الموظف. إذا كنت تستخدم مجلد ملف ورقي ، ففكر في تدبيس قائمة التحقق داخل المجلد. ثم ، في كل مرة تقوم بفتحها ، يمكنك رؤية ما لديك و / أو ما هو مفقود في ملف الموظفين الخاص بالموظف. أو احتفظ بنسخة إلكترونية ، مع جميع مستندات التوظيف الأخرى على الإنترنت ، كنوع من "القائمة الرئيسية".

يمكنك تنزيل قائمة التحقق وتعديل ما يتم تضمينه في شركتك. القسم الأول هو موضح باللون الأزرق. يمكن استخدام العمود الموجود على اليسار مع علامة اختيار (✔) أو تاريخ إضافة كل وثيقة. تعديل النموذج لسرد اسم كل وثيقة في العمود الأوسط. هناك مجال في عمود الملاحظات للإشارة إلى أي ملاحظات ، مثل تذكير نفسك عند مراجعة الأداء التالية.

• قم بتنزيل قائمة التحقق من مجلد ملف الموظف كملف DOC أو PDF

ملف الموظفين التدقيق

يمكن استخدام قائمة تدقيق ملف الموظفين لتوثيق ما هو مفقود في جميع ملفات الموظفين أثناء إنشاء مجلدات الموظفين أو تدقيقها.

أدرج أسماء موظفيك أسفل الجانب الأيسر. تظهر أسماء المستندات في الأعلى. استخدم علامة اختيار لإظهار المستندات التي لديك. أي فراغات متبقية ستظهر لك ما هو مفقود.

يمكنك بعد ذلك المتابعة مع الموظفين للحصول على المستندات المطلوبة باستخدام الخطوات الخمس المذكورة أدناه.

• قم بتنزيل قائمة تدقيق ملف الموظفين كملف XLS أو PDF

ما يجب تضمينه في ملف الموظفين

يجب أن تغطي المستندات الموجودة في ملف الموظفين لدى الموظف دورة حياة عملهم بأكملها ، بدءًا من خطابات العرض ونماذج W-4 وحتى مراجعات الأداء وأوراق إنهاء الخدمة (بما في ذلك مقابلة خروج الموظف). يمكن أن يكون ملف الموظفين إما مجلدًا فعليًا به أوراق مطبوعة أو تخزينه إلكترونيًا باستخدام برنامج الرواتب مثل Gusto.

قائمة ما يشتمل على ملف الموظفين الكامل طويلة ؛ لذلك ، سنقوم بتقسيمه إلى ثلاث قوائم مختصرة - يجب أن يمتلكها ، من الجيد أن يكون لها ، وعناصر اختيارية.

8 يجب أن يكون بين الوثائق في ملفات الموظفين الموظفين

هناك ثماني مستندات متعلقة بالموارد البشرية يجب أن يشتمل عليها كل ملف خاص بشؤون الموظفين ، والتي تتضمن سجلات التوظيف القانونية مثل نماذج ضريبة الرواتب بالإضافة إلى اتفاقيات صاحب العمل.

المستندات الثمانية التي يجب أن يحتوي عليها كل ملف لموظف الموظفين هي:

• معلومات الموظف الأساسية (الاسم والعنوان ورقم الهاتف) وتفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ
• مصلحة الضرائب ضريبة الاستمارات أشكال مثل W-4s و / أو W-9s
• الرواتب والتعويض المعلومات، بما في ذلك أي بيانات عن الراتب أو بطاقة الدفع
• العقود أو الاتفاقيات بين الموظف وصاحب العمل ، مثل اتفاقية غير منافسة ، أو عقد عمل ، أو اتفاقية تتعلق بسيارة مقدمة من الشركة أو بطاقة ائتمان تجارية
• النماذج المتعلقة بمزايا الموظفين، مثل استمارات التسجيل والمستفيدين
• دعم الطفل / الزينة و / أو المستندات القانونية أو المستندات القضائية (إن وجدت)
• تعويضات العمال مطالبات (إن وجدت)
• وثائق إنهاء، مثل أسباب مغادرة العامل أو فصله ، وثائق البطالة ، ونماذج استمرار التأمين ، إلخ.

10 مستندات لطيفة لتضمينها في ملفات الموظفين الموظفين

هذه المستندات العشرة التالية غير مطلوبة ، لكن غالبًا ما يتم تضمينها في ملف الموظفين الخاص بالموظف. قد يحتاجون إلى الوصول إليهم بواسطة مدير الموظف أو كاتب الرواتب أو الموظف. وهي تشمل ملفات متعلقة بالوظيفة وأصحاب العمل مثل تطبيق الوظيفة ، ومراجعات الأداء ، وسجلات إجازات الموظف.

الوثائق العشر التي تعتبر لطيفة في ملف موظفي الموظفين هي:

• توقيع خطاب العرض أو اتفاقية التوظيف
• استلام أو إقرار موقع دليل الموظف
• الوصف الوظيفي لهذا المنصب
• طلب وظيفة (إذا تم استخدام واحد)
• استئناف (إذا تم تقديم واحد)
• تقييمات الأداء ، بما في ذلك الجوائز أو الاستشهادات للأداء الممتاز
• التحذيرات و / أو الإجراءات التأديبية الأخرى ، بما في ذلك ملخصات ملاحظات العملاء أو الموظفين وملاحظات حول الحضور
• المراجع و / أو الشيكات الخلفية
• نتائج اختبار المخدرات
• إجازات الغياب ، والوقت المرضي * ، وسجلات وقت العطلة

* في بعض الولايات ، يجب الاحتفاظ بسجلات الإجازات المرضية. إذا لم يتم الاحتفاظ بها إلكترونيًا ضمن نظام كشوف المرتبات ، فمن الجيد الاحتفاظ بها في مجلد الموظفين الخاص بالموظف.

العناصر الاختيارية لتضمينها في ملفات الموظفين الموظفين

تضيف جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) إلى هذه القوائم من خلال اقتراح مستندات إضافية يمكن تضمينها في مجلد شؤون الموظفين. في كثير من الحالات ، يتم الاحتفاظ بهذه المستندات من قبل صاحب العمل أو البائع ، وقد لا يتم حفظها في ملف الموظفين نفسه. الأمر متروك لصاحب العمل حيث يمكنك تخزين هذه المستندات:

• النصوص التعليمية - على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم نظام إدارة التعلم أو بوابة التدريب عبر الإنترنت ، فمن المحتمل أن يتم تدريب موظفيك وشهاداتهم إلكترونيًا
• سجلات إعداد الهدف - إذا كنت تستخدم برنامج "إدارة الأداء" ، فمن المحتمل أن يتم تخزين مستندات تحديد أهداف الموظف إلكترونيًا

إذا أصبح كل هذا معقدًا مع نمو عملك ، فيمكنك الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات أو استخدام برنامج الموارد البشرية والمزايا وجداول الرواتب الشاملة مثل Gusto للمساعدة في تتبع المستندات وإدارة الإجازات والمزايا المدفوعة. يوفر Gusto تخزين المستندات عبر الإنترنت ، بما في ذلك نسخ من عقود الموظفين والسياسات ونسخة من دليل الموظف. لدى Gusto أيضًا توقيعات إلكترونية ، لذلك تكون النماذج عبر الإنترنت صالحة.

جرب غوستو

قد ترغب أيضًا في استخدام قائمة التدقيق الخاصة بنا أعلاه لكل موظف للتأكد من اكتمال ملفاتهم. أو قم بجدولة مراجعة سنوية لملفات الموظفين الخاصة بك للتأكد من عدم وجود أي من المستندات التي يجب أن تكون مفقودة. من الأفضل لشركتك أن تتحقق من صحة الملفات قبل أي تدقيق محتمل للامتثال الحكومي ، مثل كشوف المرتبات أو تدقيق العمل.

ما لا يجب الاحتفاظ به في ملفات الموظفين

هناك ثلاثة أنواع من الوثائق ل ليس تخزين في مجلد الموظفين الموظف. هم انهم:

• أي شيء يتعلق بأهلية العامل ، مثل نماذج I-9 أو نسخ من رخص القيادة أو سجلات فرص العمل المتساوية (EEO)
• المستندات الخاصة المحمية بموجب قانون قابلية التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) ، والمشار إليها أيضًا باسم خصوصية المعلومات الصحية
• من الأفضل تخزين بيانات الموظف الخاص ، مثل الحسابات المصرفية أو أرقام الضمان الاجتماعي أو مستندات الهجرة ، بشكل منفصل عن مجلد شؤون الموظفين

فيما يلي اقتراحات حول مكان تخزين تلك الأنواع من المستندات التي لا ينبغي حفظها في مجلد الموظفين الخاص بالموظف.

التحقق من أهلية التوظيف

ضع في اعتبارك وضع جميع نماذج I-9 والمستندات ذات الصلة التي تتحقق من حق الموظف في العمل في الولايات المتحدة في مجلد منفصل. يحق لممثلي خدمات الهجرة ، بالإضافة إلى الموظفين المعتمدين من وزارة الأمن الداخلي (DHS) ، فحص I-9s. قد ترغب في تحديد ما يمكن للوكلاء عرضه عن طريق الحفاظ على I-9s منفصلة عن معلومات موظفي الموظفين.

معلومات تكافؤ فرص العمل (EEO)

توفر EEOC خيارًا تطوعيًا للمرشحين للوظائف لتحديد ما لديهم من إعاقة أو وضع مخضرم ذاتي (يلزم الاحتفاظ بسجلات مرتبطة بهذه المستندات إذا كان لديك 100 موظف أو أكثر). يُقترح الاحتفاظ بهذه الوثائق منفصلة عن مجلد الموظفين الخاص بالموظف ؛ يجب ألا يتمتع المديرون بحق الوصول لعرض هذه البيانات لخطر التمييز ضد موظف في فصل محمي.

عادةً ما تقوم أنظمة تتبع مقدم الطلب عبر الإنترنت (ATS) بتخزين معلومات EEOC بشكل منفصل عن كل طلب توظيف جديد واستئنافه ؛ يمكن للموارد البشرية رؤيتها ولكن لا يمكن للمقابلات والمديرين.

معلومات طبية

تشترط قوانين خصوصية المعلومات الطبية الخاصة بشركة HIPAA حماية سرية السجلات الطبية لموظفك. إذا كان لديك موظفون قدموا لك ملاحظات الطبيب أو مستندات أخرى ، مثل إجازة طبية ، فابقِ على هذه الوثائق المتعلقة بالصحة منفصلة.

على سبيل المثال ، إذا طلب أحد الموظفين إجازة أمومة باستخدام نماذج طلب FMLA ، فاحتفظ بها في ملف FMLA منفصل وآمن لا يستطيع أحد الوصول إليه إلا أنت ومدير الموارد البشرية المسؤول عن إدارة إعانات الإجازات. لا ينبغي السماح لمدير الموظف برؤية المعلومات الصحية السرية في ملف الموظف.

كيفية إعداد ملفات الموظفين الموظفين

لا يدرك أصحاب الأعمال دائمًا أهمية إعداد ملفات الموظفين حتى يتم تدقيقهم أو تقديمهم في دعوى قضائية. إذا كنت تعمل في وقت متأخر وعصبية حول إعداد كل شيء للموظفين الموجودين بالفعل ، فلا تشدد. استخدم القالبين اللذين قمنا بتوفيرهما أعلاه ، بالإضافة إلى الخطوات الخمس أدناه ، لإعداد مجلدات ملفات الموظف وترتيبها.

5 خطوات لإعداد ملفات الموظفين للموظفين الحاليين

إنشاء ملفات الموظفين هو مشروع ، لكنه مشروع يمكن إدارته بشكل جيد ؛ يستغرق سوى خمس خطوات.

1. خذ جرد

أولاً ، ستحتاج إلى إجراء جرد لما لديك بالفعل لكل موظف. قم بالبحث في رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك ومعرفة ما إذا كان يمكنك العثور على أجزاء وقطع هنا وهناك ، مثل السير الذاتية للموظف ومراجعات الأداء والنماذج الضريبية. استخدم قائمة التدقيق الخاصة بتدقيق ملف الموظفين أعلاه لتتبع ما لديك بالفعل لدى كل موظف. (على الرغم من عدم الاحتفاظ بها في ملف الموظفين ، تأكد من حصولك على I-9s لكل موظف أيضًا.)

2. معرفة ما كنت في عداد المفقودين ومنهم

استخدم قائمة التحقق من مجلد ملف الموظف التي تدرج ما تريد لكل ملف ، لأنه يتضمن قائمة النماذج الخاصة بنا من الأعلى. ثم قم بتوثيق ما لديك بالفعل وما تحتاجه من كل موظف. قد يتطلب كل شخص قائمته الخاصة. يمكنك تخصيص قائمة تدقيق مجلد ملف الموظف أعلاه لهذا الغرض.

3. عقد اجتماع

عقد اجتماع على مستوى الشركة واشرح لماذا تقوم بإنشاء ملفات الموظفين. اشرح أنه من الأفضل للشركة الحصول على مستندات توظيف قوية. أخبر الموظفين أنك قد تحتاج إلى مساعدتهم لجمع المعلومات المفقودة ، مثل معلومات الاتصال في حالات الطوارئ الخاصة بهم أو نسخ من سيرتهم الذاتية.

4. أعط كل موظف قائمة شخصية من الوثائق التي تحتاجها منهم

امنح كل موظف قائمة مراجعة فردية تعرض ما تفتقده. إذا كان هناك أي شيء لا يرغب الموظف في إعطائك ، مثل النصوص التعليمية ، فيمكنك أن تضع حذرك لأنه ربما يكون هناك شيء قد خدعوه للحصول على الوظيفة. لا تفترض ذلك - فقط أسأل الموظف عن سبب عدم رغبته في تقديم جميع المعلومات التي تحتاجها.

5. متابعة وتأمين الملفات في غضون أسبوع واحد

حدد تاريخ استحقاق أسبوع واحد لجميع مستندات الموظف لتكون في وكاملة. إذا أعطيت الموظفين مهلة أطول ، فقد ينسون. بعد ذلك ، قم بتخزين المستندات الخاصة بك إما في السحابة أو نظام كشوف المرتبات أو نظام الموارد البشرية مثل Gusto أو في مجلدات ملفات آمنة في خزانة ملفات مغلقة.

إنشاء ملفات الموظفين للموظفين الجدد

هذا هو الموقف الأسهل بالنسبة للاثنين. إذا كنت تقرأ هذا ، فربما تكون قد استأجرت للتو موظفك الأول. تعرف على الأوراق التي تريدها من القائمة أعلاه أو استخدم قائمة التحقق التي زودنا بها.

إذا كنت ترغب في استخدام برنامج كشوف المرتبات مثل Gusto ، أو برنامج HR مثل Zoho People ، أو تخزين المستندات مثل Dropbox ، فيمكنك في كثير من الأحيان إنشاء قائمة مراجعة داخلية مباشرة في البرنامج وتحميل جميع الأوراق في نظام التخزين الإلكتروني ليتم إكمالها.

القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات المتعلقة بملفات الموظفين

يعد الالتزام بالقانون الفيدرالي وقانون الولاية جانبًا مهمًا لكونك صاحب عمل. أنت مطالب بالمحافظة على بيانات التوظيف وملفات الموظفين. فيما يلي أفضل الممارسات ، وكذلك ما هو مطلوب بموجب القانون ، على المستوى الفيدرالي ومستوى الولايات.

القانون الاتحادي وملفات الموظفين

تنطبق قوانين العمل على جميع أرباب العمل المشمولين بالقوانين الفيدرالية لمناهضة التمييز ، والتي عادة ما يكون أي صاحب عمل لديه 15 موظفًا بدوام كامل أو أكثر. ومع ذلك ، تنطبق القوانين التالية على جميع الأعمال التجارية ، ولكل وكالة متطلبات الاحتفاظ بالمستندات و / أو الإرشادات الخاصة بها.

• تتطلب لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) أن يحتفظ أصحاب العمل بجميع سجلات الموظفين أو التوظيف لمدة عام واحد. إذا تم فصل الموظف ، فيجب الاحتفاظ بسجلات موظفيه لمدة عام واحد من تاريخ الإنهاء.
• بموجب قانون التمييز على أساس السن في التوظيف (ADEA) ، يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ في أي خطة منافع الموظف (مثل خطط المعاشات التقاعدية والتأمين) وأي نظام مكتوب الأقدمية أو الاستحقاق للفترة الكاملة للخطة أو النظام ساري المفعول ولمدة سنة واحدة على الأقل بعد انتهائها.
• بموجب قانون معايير العمل العادل (FLSA) ، يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات على الأقل. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بجميع السجلات لمدة عامين على الأقل (بما في ذلك معدلات الأجور ومراجعات الأداء وأنظمة الأقدمية والجدارة واتفاقيات المفاوضة الجماعية) التي تشرح أساس دفع أجور مختلفة للعاملين من جميع الجنسين في نفس المؤسسة.

يمكنك العثور على المزيد من الوثائق المطلوبة من خلال قراءة مقالتنا حول السجلات التي يجب الاحتفاظ بها وإلى متى.

قوانين الدولة وملفات الموظفين

قوانين الدولة بشأن ملفات الموظفين تدور حول ما إذا كان الموظف لديه الحق في ذلك أم لا ينظر الى ملف الموظفين. يوجد في العديد من الدول شرط يسمح للموظفين بطلب نسخ من المستندات في ملفاتهم. الدول الأخرى لديها القدرة على رؤية الموظف لملف الموظفين من خلال رفع دعوى قضائية.

الحق في مشاهدة الدول

تسمح الحالات التالية للموظفين برؤية بعض أو كل المستندات في مجلد الموظفين الخاص بهم ؛ العديد من الولايات محددة تمامًا بشأن ما يسمح للموظفين بالاطلاع عليه بالضبط. يسمح البعض الآخر لصاحب العمل بفرض رسوم معقولة على نسخ المستندات. على سبيل المثال ، في فلوريدا ، قد يعرض الموظفون فقط المعلومات المتعلقة بالتعرض للمواد السامة ، وفي أريزونا ، يمكن فقط عرض سجلات كشوف المرتبات.

يرجى الاطلاع على موقع وزارة العمل (DOL) الخاص بالولاية للحصول على مزيد من التفاصيل المحددة.

يُسمح للموظفين الحكوميين (الحكوميين) بمشاهدة وثائق التوظيف الخاصة بهم في معظم الولايات. في وقت النشر ، تتضمن ولايات "الحق في عرض ملف الموظفين": ألاسكا ، أريزونا ، كاليفورنيا ، كولورادو ، كونيتيكت ، ديلاوير ، فلوريدا ، إلينوي ، آيوا ، لويزيانا ، مين ، ماساتشوستس ، ميشيغان ، مينيسوتا ، نيفادا ، نيو هامبشاير ، نورث كارولينا ، أوهايو ، أوكلاهوما ، أوريغون ، ولاية بنسلفانيا ، رود آيلاند ، ساوث كارولينا ، واشنطن ويسكونسن.

يمكن العثور على مورد جيد لتحديثات كل ولاية على هذه القوانين على أخصائي الموارد البشرية.

بدائل لملف الموظفين ورقة

عادة ما يتم الاحتفاظ بسجلات التوظيف في مجلدات على شكل مانيلا في خزائن الملفات المقفلة. ومع ذلك ، لم يعد هذا هو أفضل مكان لتخزين ملفات الموظفين السرية.

يمكن سرقة الملفات المادية أو وضعها في غير مكانها أو إتلافها. وإذا نسيت قفل خزانة الملفات ، فمن المحتمل أن يتم عرض معلومات الموظف من قبل أولئك الذين ليس لهم الحق في عرضها.

تحذر SHRM أيضًا من أن أرباب العمل يجب أن يولوا اهتمامًا خاصًا لمكان وكيفية الاحتفاظ بهذه الملفات ، مما يحد من الوصول إلى الأشخاص الذين يحتاجون إلى معرفة وحماية المتقدمين والموظفين من التمييز وسرقة الهوية وانتهاك الخصوصية.

على سبيل المثال ، إذا صادف مدير ينظر إلى معلومات إجازة العامل رؤية ملاحظات طبية في ملف الموظف ، فإن ذلك سيشكل انتهاكًا لـ HIPAA.

لذلك ، قدمنا ​​خمسة خيارات لكيفية تخزين ملفات موظفيك بأمان.

5 خيارات لتخزين ملفات الموظفين

إنها خرافة تحتاج إلى خزانة ملفات مليئة بملفات الموظفين الورقية. في الواقع ، من المستحسن تخزين جميع ملفات موظفيك في السحابة أو خدمة الويب لمنع مشاكل الأمان أو تجنب فقدها تمامًا بسبب الفيضان أو الحريق.

اختيار	مزودي البرمجيات	مزايا	سلبيات
برنامج الرواتب	ميل	يضمن برنامج كشوف المرتبات الامتثال لنماذج الموظفين الإلزامية (الضرائب ، إلخ)	قد تحتاج إلى تخصيص العملية الداخلية لتضمين عناصر إضافية ، مثل كتيبك. يجب أن تتذكر تحميل نماذج أخرى مثل مراجعات الأداء.
برامج الموارد البشرية	زوهو الناس	برنامج الموارد البشرية يضمن الامتثال مماثلة لبرنامج الرواتب. لديهم أيضا ميزات بما في ذلك التوظيف ، onboarding وإدارة الأداء ، إسكان جميع الوثائق في مكان واحد.	هذه أنظمة أكبر بشكل عام ، وقد يستغرق تنفيذها مزيدًا من الوقت لأن أنظمة الموارد البشرية تصل إلى العديد من الفئات ، من الضرائب إلى المزايا وحتى تحديد الأهداف. غالبًا ما يكون خيارًا أكثر تكلفة.
خدمة تخزين المستندات	بصندوق الإسقاط	أنها غير مكلفة وبسيطة - يمكنك سحب وإسقاط الملفات الخاصة بك ومن ثم حمايتها بكلمة مرور.	يجب عليك أن تتذكر أن تفعل كل شيء بنفسك - أو استئجار شخص الموارد البشرية أو مستشار. يمكن أن تستغرق إدارة الملفات من 10 إلى 20 ساعة لكل موظف سنويًا. هذا كثير من الوقت ولا يوجد ضمان للامتثال.
خادم الكمبيوتر الخاص بك	لايمكن تطبيقه	الأمر بسيط - ما عليك سوى مسح الملفات ضوئيًا وإنشاء ملفات محمية بكلمة مرور. لا تكلفة إضافية.	كما هو مذكور أعلاه - عليك أن تفعل كل شيء بنفسك ، دون أي ضمان بأن الملفات صحيحة أو دقيقة.
الملفات الورقية	لايمكن تطبيقه	الأمر بسيط - أعط الموظف حزمة من الأوراق ثم أنشئ ملفًا. هذا أيضًا غير مكلف ، بصرف النظر عن حبر الطابعة والمجلدات وخزانة مغلقة.	إنه قديم وغير آمن - حتى خزائن الملفات المقفلة يمكن العبث بها ، وإذا كان المبنى الخاص بك يعاني من فيضان أو حريق ، فقد تفقد كل شيء.

توقيع وتخزين الملفات عبر الإنترنت

يسمح معظم مزودي الرواتب ، بما في ذلك Gusto ، لموظفيك بالتوقيع وتخزين الملفات إلكترونيًا في نظام بلا أوراق. هذا يساعد مكتبك على أن تظل بلا أوراق إلى حد ما ، حيث أن المستندات مثل paystubs متاحة أيضًا على الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، عندما يحين وقت تطهير السجلات ، يمكنك القيام بذلك إلكترونيًا. لا حاجة لدفع تكاليف تخزين المستندات أو تمزيقها بعد انقضاء تواريخ الاحتفاظ بها.

مثال على التوقيع الإلكتروني وتخزين وثائق الموظف باستخدام Gusto.

توفر معظم البرامج والخدمات التي نوصي بها تخزين المستندات عبر الإنترنت. يمكنك حول أفضل مقدمي في مقالتنا على أفضل برنامج الرواتب.

لماذا تحتاج ملفات الموظفين

فكر في ملفات الموظفين كسجل حافل بالأوراق المهمة لموظفيك. يمكن عرض ملفات الموظفين أثناء تدقيق حكومي أو استدعاء قضائي في حالة وجود دعوى إنهاء غير مشروعة. هذه هي الأسباب الجيدة للحفاظ على ملفات محدثة دقيقة.

لنلقِ نظرة على مثالين للسيناريوهات:

السيناريو 1: دعوى إنهاء خاطئ

تم إطلاق Cindy من شركتك للحصول على أداء. كان لديها ثلاث مراجعات أداء ضعيفة في 18 شهرا ، وأنها لم تحقق أي من أهدافها. لقد أنهيت وظيفتها بسبب أدائها وأعطتها أسبوعين من مكافأة نهاية الخدمة بدلاً من إشعار مدته أسبوعين.

بعد بضعة أيام ، تتلقى مكالمة من محامي حقوق الإنسان. زعمت سيندي أنها طُردت بسبب تجاوزها سن الأربعين. وتقول إنك تميز ضدها بسبب عمرها.

أنت تنظر في ملفها ولا تجد شيئًا في المجلد سوى النماذج الضريبية وطلب الوظيفة. لم يتم تقديم مراجعات أدائها. إنها الآن كلمتك ضدها. قد تحتاج إلى الاتصال بمحاميك.

منع هذا: قم بتوثيق مراجعات أداء الموظف في ملف الموظفين الخاص بالموظف ، وقم أيضًا بتضمين أسباب الإنهاء ، مثل الملاحظات على محادثات الأداء البناءة. إن الوثائق التي توضح سبب إنهاء سيندي لن تمنعها تمامًا من رفع دعاوى لإنهائها بطريقة غير مشروعة ، ولكنها ستوضح السبب وراء إنهاؤها والأداء الضعيف الذي أدى إلى ذلك.

والأفضل من ذلك ، أن يكون لديك كتيب الموظف واحصل على توقيعات الموظفين على أي سياسات مثل مكافحة التمييز أو منع المضايقات التي تتطلب الإبلاغ عن أي حوادث.

السيناريو 2: المقاول المستقل

كان جوني متعاقدًا مستقلاً يعمل بدوام جزئي مع شركتك التي اخترت إنهاؤها لأنك تحتاج إلى موظف بدوام كامل في المكتب. لقد عرضت الدور على جوني وقال لا. لذلك ، قمت بنشر الدور في الواقع ، وجدت مرشحًا كبيرًا ووظفتهم.

بعد يوم واحد ، تسمع من محامي جوني الذي يقول إنك خرقت عقدًا ضمنيًا. ليس لديك فكرة عما يتحدث عنه. يمكنك البحث في ملف شؤون الموظفين عن عقد جوني والعقد الموجود في المجلد منذ أكثر من عام. يمكنك الاطلاع على رسائلك الإلكترونية وترى أن رئيسك كتب جوني وقال إنه يمكن أن يستمر في العمل حتى الأول من يناير ، والذي يبعد عدة أشهر. جوني لديه الآن قضية ضدك.

منع هذا: يجب أن يتم حفظ كل اتفاقية المقاول ، عقد العمل ، وأي وثيقة أخرى ذات طابع قانوني في مجلد ملف الموظف العامل وتوقيعها من قبل الطرفين.يجب أيضًا الحفاظ على العقود مع التواريخ الحالية و / أو تحديثها سنويًا حسب الحاجة.

أسئلة مكررة

فيما يلي بعض الأسئلة التي قد تكون لديك حول مستندات التوظيف وما الذي يجب عليك الاحتفاظ به في ملف الموظفين.

كم من الوقت يجب عليك الاحتفاظ بملفات الموظفين؟

تختلف متطلبات الاحتفاظ بوثيقة التوظيف باختلاف القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات. كمبدأ توجيهي عام ، ما لم تشترط الولاية الخاصة بك خلاف ذلك ، فمن الأفضل الاحتفاظ بملفات الموظفين لجميع الموظفين النشطين والاحتفاظ بالملفات الخاصة بالموظفين المنتهي الخدمة لمدة ثلاث سنوات على الأقل. يمكن الاطلاع على مزيد من المعلومات في مقالتنا حول الاحتفاظ بالمستندات.

كم مرة يجب أن تتم مراجعة ملفات الموظفين؟

للتأكد من أنك أو مديرك أو مدير الموارد البشرية لديك لم تنسَ تقديم وثيقة توظيف مهمة ، يجب أن تتم مراجعة ملفات الموظفين الخاصة بك سنويًا بواسطة الموارد البشرية. هذه هي المهمة التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لمستشار الموارد البشرية إذا لم يكن لديك واحد داخليًا.

ما نوع السجلات التي يجب حفظها للمتقدمين الذين لم يتم توظيفهم؟

لتغطية نشاطك التجاري في حالة اتهامك بممارسات التوظيف غير العادلة ، من الأفضل الاحتفاظ بمجلد يحتوي على معلومات الباحثين عن عمل. يمكن حذف المستندات الموجودة في هذا الملف ، بما في ذلك السير الذاتية وتطبيقات المرشحين الذين لم تقم بتعيينهم ، بعد عام واحد. إذا كنت تستخدم لوحة الوظائف عبر الإنترنت مثل في الواقع ، فإن جميع التطبيقات والسير الذاتية والاتصالات تكون متاحة عبر الإنترنت بحيث لا يتعين عليك الاحتفاظ بنسخ ورقية على الإطلاق.

من الذي يجب أن يكون لديه حق الوصول إلى ملفات الموظفين؟

بصفتك مالك العمل ، ستحتاج إلى الوصول إلى ملفات الموظفين. ومع ذلك ، في الشركات الكبرى ، غالبًا ما يقتصر هذا الوصول على الموارد البشرية (أعضاء فريق الموارد البشرية) المعتمد في امتثال الموارد البشرية. تتمثل أفضل الممارسات في ضمان أن يكون الشخص المسؤول عن الموارد البشرية أو كشوف المرتبات هو الشخص الذي يدير ملفات الموظف. يجب أن تأتي جميع طلبات عرض المستندات ضمن هذه الملفات من خلال هذا الشخص للموافقة عليها.

على سبيل المثال ، قد يطلب المدير رؤية مراجعة أداء الموظف السابقة. أو قد يحتاج مندوب كشوف المرتبات إلى الاطلاع على نموذج تسجيل المزايا من أجل معالجة الاستقطاعات بشكل صحيح. لا ينبغي لأي شخص غير ممثل الموارد البشرية المعين أو صاحب العمل الوصول إلى الملف بأكمله.

الحد الأدنى

قد تبدو ملفات الموظفين قديمة ، لكنها في الواقع جزء مهم من إجراءات عملك لحمايتك من المسؤولية. إنها مطلوبة بشكل عام للامتثال (مثل ما إذا كنت قد تم تدقيقها) وتعتبر أفضل الممارسات. ومع ذلك ، لا يجب الاحتفاظ بها في شكل ورقي.

نوصي باستخدام نظام آمن يستند إلى مجموعة النظراء لتخزين ملفات الموظفين الخاصة بموظفك ، مثل استخدام برنامج الرواتب مثل Gusto أو برنامج HR مثل Zoho People. هذه هي الخيارات الأفضل للأمان ويمكن أن تضمن أن بيانات الموظف والمستندات محدّثة وتخزينها بشكل صحيح.

زيارة غوستو