كيفية إنشاء عروض الأسعار وعروض الأسعار والتقديرات في QuickBooks عبر الإنترنت

في هذا البرنامج التعليمي ، سنغطي كيفية إنشاء تقديرات في QuickBooks Online (QBO). هيا نبدأ!

يمكنك مشاهدة الفيديو أعلاه ومتابعته مع حساب QuickBooks عبر الإنترنت. ليس لديك واحد؟ الاشتراك في نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوما.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول إدارة الدخل والنفقات وإعداد التقارير في QuickBooks ، فقم بتنزيل البرنامج التعليمي المجاني QuickBooks الذي يتكون من 39 دورة هنا.

قم بتنزيل دورة QuickBooks المجانية

أهمية التقديرات في QuickBooks على الإنترنت

يعد التقدير ، المعروف أيضًا باسم عرض الأسعار أو عرض الأسعار ، مستندًا يوفر للعملاء المحتملين قائمة بالمنتجات و / أو الخدمات التي ستقدمها وكم ستدفع رسومًا. بينما هذا النموذج هو اختياري ، يساعد العملاء المحتملين على تحديد ما إذا كانوا يريدون توظيفك.

فيما يلي عينة من التقدير الكامل الذي تم إنشاؤه في QuickBooks Online لشركتنا الوهمية ، Paul’s Plumbing:

تم إنشاء نموذج تقدير في QuickBooks عبر الإنترنت

لماذا يجب عليك إنشاء تقديرات في QuickBooks على الإنترنت

كما تمت مناقشته ، يجب عليك إنشاء تقديرات في QuickBooks لأنها تساعد العملاء المحتملين في تقرير شراء البضائع / الخدمات الخاصة بك أم لا. يخدم التقدير أو الاقتباس أو العرض كموافقة خطية لبدء عمل. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد في تسريع فواتير العملاء ويسمح لك بتشغيل التقارير لمقارنة التقديرات مقابل التقديرات الفعلية.

يوفر إنشاء تقديرات في QuickBooks Online الفوائد التالية:

• ساعد العملاء المحتملين على اتخاذ قرار بشأن توظيفك أم لا - توفر المعلومات التي يحتاجها العملاء المحتملون لتحديد ما إذا كانوا يرغبون في شراء السلع / الخدمات الخاصة بك.
• موافقة خطية لبدء العمل - يمكن أن يكون بمثابة موافقة خطية للعمل في وظيفة العميل. ستعمل هذه الوثائق كإثبات مكتوب على موافقة العميل على التسعير والشروط المنصوص عليها في التقدير / الوظيفة.
• تسريع الفواتير العملاء - بنقرة زر واحدة ، يمكنك بسهولة تحويل التقدير إلى فاتورة في QuickBooks Online عندما تكون جاهزًا لفاتورة عميلك على العمل المنجز.
• قم بتشغيل التقارير لتحليل التكاليف المقدرة مقابل التكاليف الفعلية - يمكنك تشغيل التقارير في QuickBooks التي ستساعدك على مقارنة تقديراتك بالدخل الفعلي والتكاليف بعد اكتمال العمل.

التقديرات ليست معاملة مطلوبة لعملية المبيعات وحساب الدخل. لن يتم تغيير أي أموال عندما تقوم بإنشاء تقدير في QuickBooks ، ولن يكون للتقديرات أي تأثير على بياناتك المالية. ومع ذلك ، كما ذكرنا سابقًا ، فهو يساعد العملاء المحتملين على تقرير ما إذا كنت ستوظفك أم لا وتسرع من عملية إعداد الفواتير.

كيفية إنشاء تقديرات في QuickBooks على الإنترنت

يمكن إنشاء التقديرات في QuickBooks عبر الإنترنت من خلال خمس خطوات سهلة. انتقل إلى مركز العملاء لإنشاء تقدير. للعملاء الذين تم إعدادهم مسبقًا ، سيتم ملء تفاصيل الاتصال تلقائيًا. خلاف ذلك ، سوف تحتاج إلى إضافة عملاء جدد. أكمل الوصف والكمية وتكلفة الخدمات وأرسل التقدير بالبريد الإلكتروني مباشرة من QuickBooks.

الخطوات الخمس حول كيفية إنشاء تقديرات في QuickBooks عبر الإنترنت هي:

1. انتقل إلى إنشاء تقديرات

انتقل إلى التقديرات من الصفحة الرئيسية عن طريق التحديد تقدير تحت ال الزبائن العمود ، كما هو مبين أدناه:

انتقل إلى مركز العملاء لإنشاء تقديرات في QuickBooks عبر الإنترنت

2. إنشاء تقدير

بمجرد عرض نموذج التقدير ، ستقوم بتحديد عميل حالي من القائمة المنسدلة أو إنشاء ملف تعريف للعملاء الجدد. يجب إكمال ما مجموعه تسعة حقول ، تشمل تاريخ التقدير وتفاصيل المنتج / الخدمة (مثل الكمية والسعر) ، كما هو موضح أدناه:

تقدير الشكل في QuickBooks على الإنترنت

الحقول التي تحتاج إلى إكمالها لإنشاء نموذج التقدير ، إلى جانب شرح لكيفية استخدام هذه المعلومات بواسطة QuickBooks هي:

1. اسم الزبون - حدد اسم العميل من القائمة المنسدلة. تلميح: إذا لم تقم بإعداد معلومات العميل ومع ذلك ، يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر فوق السهم المنسدل ، والتمرير لأعلى القائمة ، وتحديد "إضافة جديد". سيتم فتح نافذة جديدة تتيح لك إدخال معلومات عميلك. بمجرد القيام بذلك ، يمكنك النقر فوق حفظ وإنهاء التقدير الخاص بك.
2. عنوان البريد الإلكتروني للعملاء - سيتم ملء هذه المعلومات تلقائيًا من ملف تعريف العميل. إذا لم تقم بإدخال عنوان البريد الإلكتروني في ملف تعريف العميل ، فسيكون هذا الحقل فارغًا. تلميح: يمكنك إدخال عنوان البريد الإلكتروني مباشرة في هذا الحقل وسيتم تحديث ملف تعريف العميل تلقائيًا.
3. عنوان وصول الفواتير - سيتم ملء هذه المعلومات تلقائيًا من ملف تعريف العميل. إذا لم تقم بإدخال عنوان إرسال الفواتير في ملف تعريف العميل ، فسيكون هذا الحقل فارغًا. تلميح: يمكنك إدخال عنوان إرسال الفواتير مباشرةً في هذا الحقل ، لكنه لن يقوم تلقائيًا بتحديث ملف تعريف العميل. يجب عليك الرجوع إلى ملف تعريف العميل وإدخال هذه المعلومات لتعبئة المعلومات تلقائيًا للمضي قدمًا.
4. تاريخ التقدير - هذا هو التاريخ الذي تقوم بإنشاء التقدير. عادةً ما يكون QuickBooks افتراضيًا لتاريخ اليوم ، ولكن يمكنك تغيير هذا إذا لزم الأمر.
5. المنتجات / الخدمات - حدد كل منتج / خدمة من القائمة المنسدلة. تلميح: إذا كنت لا تملك قم بإعداد معلومات المنتج / الخدمة ومع ذلك ، يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر فوق السهم المنسدل ، والتمرير لأعلى القائمة ، وتحديد "إضافة جديد". سيتم فتح نافذة جديدة تتيح لك إدخال معلومات المنتج / الخدمة. بمجرد القيام بذلك ، يمكنك النقر فوق حفظ وإنهاء التقدير الخاص بك.
6. وصف - سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بناءً على المنتج / الخدمة التي حددتها أعلاه. ومع ذلك ، يمكنك تخصيص هذا الوصف عن طريق الكتابة مباشرة في هذا الحقل. تلميح: لن يؤدي أي وصف مخصص تدخله في هذا التقدير إلى تحديث وصف المنتج / الخدمة. إذا كنت ترغب في ملء هذا الوصف تلقائيًا عند تحديد هذا المنتج / الخدمة ، فأنت بحاجة إلى تحديث معلومات المنتج / الخدمة .
7. الكمية - إن أمكن ، أدخل الكمية لكل منتج / خدمة.
8. معدل - سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا وفقًا للمعدل الذي قمت بإعداده للمنتج / الخدمة المحددة. إذا لم تقم بإعداد سعر ، فيمكنك إدخاله مباشرةً في هذا النموذج. تلميح: أي معدل تدخله في هذا التقدير لن يؤدي إلى تحديث سعر المنتج / الخدمة. إذا كنت ترغب في ملء هذا المعدل تلقائيًا عند تحديد هذا المنتج / الخدمة ، فأنت بحاجة إلى تحديث معلومات المنتج / الخدمة .
9. كمية - يقوم QuickBooks تلقائيًا بضرب الكمية وأعمدة السعر لحساب المبلغ.

هناك أربع حالات أساسية لتقدير: معلق ، مقبول ، مغلق ، مرفوض. مكان تواجدك في عملية الموافقة سيحدد حالة التقدير. سنناقش كيفية إدارة حالة التقديرات التالية.

إدارة حالة التقديرات في QuickBooks على الإنترنت

تقدير خيارات الحالة في QuickBooks عبر الإنترنت

أسفل حقل اسم العميل مباشرة هو حقل حالة التقدير. يتيح لك هذا الحقل تتبع مكانك في عملية الموافقة للحصول على تقدير.

خيارات الحالة الأربعة ، بالإضافة إلى شرح موجز حول متى يجب استخدام كل منها ، هي:

1. وضع انتظار: عادةً ما يكون هذا هو الوضع المستخدم عند إنشاء تقدير وإرساله إلى عميلك للموافقة عليه.
2. الحالة المقبولة: بمجرد موافقة العميل على التقدير ، ينتقل من الحالة المعلقة إلى المقبولة.
3. حالة مغلقة: بمجرد إصدار فاتورة عميلك بالكامل ، ستضع علامة QuickBooks في التقدير على أنها مغلقة.
4. الحالة المرفوضة: إذا أرسلت إلى أحد العملاء تقديرًا ولم يوافق عليه ، فسيُعتبر تقديرًا تم رفضه.

تلميح: ربما تتساءل عن سبب احتفاظك بتقدير تم رفضه من قِبل أحد العملاء. أحيانًا يغير العملاء رأيهم ويقررون لاحقًا أنهم يريدون شراء المنتج / الخدمة. في هذه الحالة ، يمكنك تحديد موقع التقدير بسرعة ، وإجراء أي تغييرات يطلبها العميل ، وتغيير الحالة إلى قبول. سيوفر لك هذا الوقت لأنك لن تضطر إلى إنشاء التقدير من البداية.

3. معاينة تقدير

بمجرد الانتهاء من جميع الحقول اللازمة ، يمكنك القيام بمعاينة قبل الطباعة لترى كيف سيبدو التقدير.

انقر على طباعة أو معاينة زر في أسفل الشاشة:

طباعة أو معاينة تقدير في QuickBooks على الإنترنت

4. إرسال تقدير إلى العملاء من QuickBooks على الإنترنت

بعد أن تشعر بالرضا عن التقدير ، يمكنك إما طباعة التقدير وإرساله بالبريد إلى عميلك ، أو يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني مباشرة من QuickBooks.

حفظ وإرسال تقدير عبر البريد الإلكتروني

لإرسال تقدير بالبريد الإلكتروني مباشرة من QuickBooks ، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة على يمين حفظ وإغلاق زر وحدد حفظ وإرسالكما هو موضح أدناه:

حفظ وإغلاق التقدير أو حفظ وإرسال التقدير في QuickBooks على الإنترنت

مراجعة البريد الإلكتروني قبل الإرسال

إرسال التقدير عبر البريد الإلكتروني في QuickBooks على الإنترنت

المدرجة أدناه هي الحقول التي تحتاج إلى إكمالها لإرسال التقدير عبر البريد الإلكتروني مع توضيح كيفية استخدام هذه المعلومات بواسطة QuickBooks:

1. البريد الإلكتروني: هذا هو عنوان البريد الإلكتروني الذي يتم حفظه في ملف تعريف العميل.
2. موضوع: هذا هو الرقم التقديري واسم شركتك. يمكنك تعديل هذه المعلومات مباشرة على هذه الشاشة.
3. الجسم: هذه هي المعلومات التي ستظهر في نص رسالة البريد الإلكتروني التي يتلقاها عميلك. يمكنك تعديل هذه المعلومات مباشرة على هذه الشاشة.

حفظ لإرسال البريد الإلكتروني

بمجرد إجراء أي تغييرات ضرورية على البريد الإلكتروني ، حدد حفظ لإرسال قائمة الانتظار وإغلاق زر كما هو مبين أدناه. سيتم إرفاق التقدير بالبريد الإلكتروني كوثيقة PDF.

حفظ وإرسال البريد الإلكتروني مع التقدير في QuickBooks على الانترنت

تلميح: تأكد من التحقق من إعدادات تسليم البريد الإلكتروني قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى عملائك. غطينا هذا في كيفية إعداد المبيعات شكل محتوى تعليمي.

5. نسخ تقدير المعلومات إلى الفاتورة

بعد أن قمت بحفظ التقدير ، سترى نسخ إلى الفاتورة زر في الجزء العلوي من النموذج على يسار المبلغ ، كما هو مبين أدناه.

نسخ التقدير إلى الفاتورة في QuickBooks عبر الإنترنت

بمجرد أن تكون مستعدًا لفاتورة عميلك ، ما عليك سوى النقر فوق هذا الزر (في لقطة الشاشة أعلاه) وسيقوم بنسخ جميع المعلومات الواردة في تقديرك إلى فاتورة.

يتم إحتوائه

أن يختتم كيفية إنشاء تقديرات في QuickBooks على الإنترنت. في البرنامج التعليمي التالي ، سنتعرف على أهمية الفواتير وتأثيرها على بياناتك المالية وكيفية إنشاء الفواتير وإرسالها.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول إدارة الدخل والنفقات وإعداد التقارير في QuickBooks ، فقم بتنزيل البرنامج التعليمي المجاني QuickBooks الذي يتكون من 39 دورة هنا.

قم بتنزيل دورة QuickBooks المجانية