الأشياء التي يجب مراعاتها عند إعداد خدمة هاتف VoIP

أحدث مزودو خدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ثورة في الصناعة من خلال جعل الميزات التي كانت متاحة سابقًا فقط مع أجهزة PBX باهظة الثمن التي يمكن الوصول إليها وبأسعار معقولة. يمكن لشركتك الصغيرة الاستفادة من هذه الميزات لتظهر لعملائك بشكل أكبر وأكثر رسوخًا مما قد تكون عليه بالفعل ، ولتوفير خدمة أفضل لعملائك الأكثر قيمة وتوسيع قدرة موظفيك على الاستجابة للمكالمات الهاتفية خارج مكتب. مقر. مركز.

ما هي خدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت

بدلاً من الأسلاك النحاسية لشركة الهاتف المحلية ، تستخدم خدمات هاتف VoIP اتصال الإنترنت الحالي لشركتك لتحويل ونقل الصوت كبيانات. إذا استخدمت Skype لإجراء مكالمة هاتفية ، فاستخدمت تقنية VoIP من قبل. ولكن على الرغم من أن Skype يستخدمه الأفراد عادة ، إلا أن هناك خدمات أخرى ، مثل Nextiva و Vonage ، تستخدم نفس التكنولوجيا على نطاق أوسع للشركات.

توفر أنظمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) حلاً هاتفياً غنياً بالميزات ومتقدمًا تقنيًا. يتم إعدادها وتهيئتها وإدارتها بسهولة ، وعادة ما تكون خيارًا أكثر اقتصادا من الأنظمة الأرضية التقليدية. تعني التكنولوجيا التي تستند إليها خدمات الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) أنها يمكن أن تقدم ميزات لا يمكن أن توفرها الخطوط الأرضية التقليدية ، مثل خدمات الرد المباشر.

إمكانية التنقل

تتيح لك خدمات نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) استخدام هاتفك المحمول كملحق لهاتف مكتبك ، مما يمتد من نظام هاتفك إلى أي مكان في موقعك. يمكنك إعادة توجيه المكالمات إليك لاستلامها في أي مكان أنت ، وكذلك إجراء مكالمات وجعلها تأتي من رقم هاتف مكتبك. هذه فائدة كبيرة للأشخاص الذين يزورون العملاء ، مثل مديري المبيعات أو الحسابات ، وكذلك الموظفين عن بُعد.

قابلية التنقل

تتيح لك تطبيقات VoIP استخدام أي هاتف أو حتى كمبيوتر كملحق شخصي ، مما يعني أنك لست مقيدًا بإجراء مكالمات أو تلقيها على مكتبك.

المرونة

تمكّنك خدمات VoIP المستندة إلى مجموعة النظراء من تسجيل الدخول إلى حسابك من خلال تطبيق الكمبيوتر أو الهاتف الذكي وإدارة نظام هاتفك أثناء التنقل ، بما في ذلك كيفية توجيه المكالمات ومعالجتها. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام ميزات التوجيه المتقدمة لإعداد جدول متكرر يتم فيه إعادة توجيه المكالمات إلى هاتفك المحمول في المساء وعطلات نهاية الأسبوع.

إمكانية الوصول

يقدم معظم مزودي خدمة VoIP ميزات إمكانية وصول متقدمة ، مثل تحويل رسائل البريد الصوتي إلى نص وإرسالها إليك عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني ، مما قد يكون فائدة خاصة لضعاف السمع.

التكامل

تعني أيضًا ميزة "تحويل النص إلى صوت" أيضًا أنه يمكن دمج نظام VoIP الخاص بك مع تطبيقات الطرف الثالث ، مثل برنامج CRM أو برنامج الاتصال التلقائي. لذلك ، على سبيل المثال ، عندما تتلقى مكالمة واردة ، يمكن لـ CRM أن يقوم تلقائيًا بالبحث عن الرقم وعرض أي بيانات ذات صلة قمت بربطها به.

أسئلة يجب طرحها قبل إعداد نظام هاتف VoIP الخاص بك

إليك بعض الأسئلة التي يجب مراعاتها قبل إعداد نظام هاتف VoIP لضمان اختيار أفضل مزود وميزات تلبي احتياجاتك.

أي مزود خدمة هاتفية عبر بروتوكول الإنترنت مناسب لك؟

يعتمد موفر خدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) الذي تختاره للمشاركة معه على عدد من العوامل ، مثل الميزات المتوفرة التي ستستخدمها ، وسهولة استخدام الخدمة ، ودعم العملاء الذي يقدمونه ، والأهم من ذلك ، السعر للخدمة - سواء الشهرية أو للمكالمات الدولية ، إذا كان عملك يجعلها.

بعد مراجعة مستفيضة ، نوصي Nextiva كأفضل مزود خدمة هاتفية عبر بروتوكول الإنترنت للمؤسسات الصغيرة نظرًا لسعرها ودعمها الرائد في الصناعة - لكننا مع ذلك أعجبنا بعدد من الخيارات الأخرى. على سبيل المثال ، تقدم RingCentral خدمة ذات تقدير كبير مع مجموعة واسعة من الميزات ويمكن أن تكون 8 × 8 الخيار الأكثر اقتصادا للعديد من الشركات التي تجري الكثير من المكالمات الدولية.

زيارة Nextiva

كم عدد هواتف VoIP التي يمكن أن يدعمها اتصالك بالإنترنت؟

نظرًا لأن تقنية VoIP تحول صوتك إلى بيانات ، فإن جودة مكالماتك الهاتفية تعتمد على قوة وثبات اتصالك بالإنترنت. قبل تثبيت خدمة هاتف VoIP لشركتك الصغيرة ، من المهم أن تقيس قدرة اتصالك بالإنترنت على إدارة حركة المرور.

استخدم اختبارًا مجانيًا لسرعة نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) وقم بتدوين النتائج الخاصة بك ثم تحقق منها على الرسم البياني أدناه:

عرض النطاق الترددي (سرعة التحميل)	أقصى عدد للخطوط	# الموصى بها من خطوط
500 كيلوبت في الثانية	5	1
1 ميغابت في الثانية	10	2
5 ميغابت في الثانية	50	11
10 ميغابت في الثانية	100	22
30 ميغابت في الثانية	500	67

أي الهواتف VoIP هي الأفضل لعملك؟

بمجرد اختيارك أفضل مزود خدمة هاتفية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) لشركتك الصغيرة ، فإن خطوتك التالية هي تزويد موظفيك بالهواتف التي سيستخدمونها للوصول إليها. يمكن أن تكون هذه هواتف مكتبية أو هواتف غرفة مؤتمرات أو كليهما. للملحقات ، قد تحتاج إلى الحصول على سماعات رأس VoIP ومحولات VoIP.

تشبه هواتف VoIP عمومًا الهواتف الأرضية التقليدية الخاصة بك ، ولكنها غالبًا ما تتضمن مجموعة واسعة من الميزات ، والأهم من ذلك أنها تتصل باتصال الإنترنت الخاص بشركتك بدلاً من خط الهاتف التقليدي.

نوصي باستخدام Grandstream GXP2170 كأفضل هاتف VoIP و Grandstream GAC2500 كأفضل هاتف مؤتمرات عبر بروتوكول الإنترنت للشركات الصغيرة.

هل ترغب في تقديم شركتك كشركة أصغر أو شركة أكبر؟

اعتمادًا على مجال عملك وأنواع العملاء الذين تخدمهم عادة ، قد تستفيد أكثر من تقديم نفسك كشركة أصغر أو شركة أكبر. قد يخلق النشاط التجاري الأصغر انطباعًا بوجود خدمة أكثر تخصيصًا ، في حين أن الشركة الأكبر تتمتع بسلطة واستقرار.

فيما يلي بعض العوامل التي يمكن أن تؤثر على تصور عميلك لعملك:

صوت الشركة

هل ينبغي أن يكون رئيس عملك أو أي موظف معروف آخر هو صوت نظام هاتفك ، أو يجب أن تقوم بتعيين ممثل صوت لتسجيل تحية مهنية؟ هذا سيعتمد على الصورة التي تريد عرضها. إذا كان عملاؤك يدخلون عملك بانتظام ، فإن التسجيل الاحترافي لن يجعلهم يعتقدون أنك شركة تضم مئات الموظفين. من ناحية أخرى ، إذا كنت تخدم شركات أخرى قد لا ترى مكتبك أبدًا ، فقد يؤثر صوت السبر الاحترافي بشكل إيجابي على رأيهم.

القائمة الافتتاحية

عندما يتصل شخص بعملك ، ما نوع الخيارات التي تريد أن يقدمها لك الرد التلقائي؟ يمنحك جميع مزودي خدمة VoIP التجاريين الرئيسيين تقريبًا القدرة على إعداد شجرة هاتف باستخدام خيار دليل الاتصال حسب الاسم. بالإضافة إلى ذلك ، هل تريد أن يكون للمتصلين خيار الاتصال بإدارات مختلفة مثل المبيعات أو الدعم أو الفوترة أو أن يتم تقسيمهم إلى فئات مثل العملاء الجدد أو الحاليين؟ كلما زادت الخيارات التي توفرها ، كلما زاد احتمال ظهور شركتك. ومع ذلك ، يمكن أن تؤدي المزيد من الخيارات إلى زيادة فرص التخلي عن المكالمات قبل إتمامها.

تسجيل المكالمات

لا شيء يقول شركة كبيرة مثل إعلان الهاتف: "قد يتم تسجيل مكالمتك لأغراض التدريب ومراقبة الجودة". ومع ذلك ، ما لم يكن لديك سبب وجيه حقًا لتسجيل المكالمات ، مثل تلقي الطلبات عبر الهاتف ، فقد يلحق هذا الإعلان الضرر أكثر من جيد إذا كان عملائك يربطونها بخدمة غير شخصية. بالإضافة إلى ذلك ، تختلف قوانين تسجيل المكالمات حسب الولاية ، لذا تأكد من التزامك إذا قررت تسجيلها.

هل ترغب في إدارة جميع مكالماتك بنفس الطريقة؟

يتعين على كل شركة أن تقرر كيفية تخصيص مواردها المحدودة. على سبيل المثال ، هل ترغب في تشجيع عملائك على الاتصال بعملك؟ هل هناك فئات معينة من العملاء أو الطلبات التي ترغب في تحديد أولوياتها فوق الآخرين؟

تعتبر الإجابة على 80٪ من مكالماتك الواردة مع شخص حي في غضون 30 ثانية جيدة ، بهدف الحفاظ على عدد المكالمات المهجورة (تعليقًا) أقل من 7٪ من إجمالي حجم المكالمات. بالطبع ، كل عمل مختلف. قد ترغب في تشجيع المتصلين لديك على البحث عن معلومات على موقع الويب الخاص بشركتك أو قد يكون عملاؤك على استعداد لانتظار فترة أطول لتقديمها.

فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب مراعاتها عند إعداد نظام هاتفك:

• ما هي الأسباب الشائعة التي يدعو الناس عملك؟
• هل يجب معالجة نوع الطلب من قبل فرد معين ، أو مجموعة من الأشخاص ، أم أن هناك بديلًا أفضل؟
• ما هي أنواع المكالمات التي تريدها تمامًا أن تتم معالجتها بواسطة شخص حي؟
• هل هناك أوقات محددة من اليوم أو مواقف تغمر فيها أعمالك بالمكالمات؟ كيف تريد إدارة هذه الزيادة في الطلب؟
• هل ترغب في تلقي الموظفين وإجراء مكالمات تجارية عندما يكونون خارج المكتب؟

ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في تطوير أو رسم مخطط تدفق لقواعد كيفية معالجة المكالمات التي تريدها.

على سبيل المثال ، عندما يحدد العميل أحد الخيارات ، يمكن توجيه مكالمته إلى فرد معين أو فريق معين. يمكن للمكالمة الاتصال على عدة امتدادات مرة واحدة حتى يتسنى لأول شخص متاح التقاطها أو تخصيصها اعتمادًا على عبء العمل. وإذا لم يتم الرد على المكالمة ضمن عدد معين من الرنات ، فيمكن إعادة توجيهها تلقائيًا إلى فرد أو مجموعة مختلفة ، أو رقم نسخ احتياطي مثل الهاتف المحمول ، أو إرسالها إلى البريد الصوتي. يمكنك حتى تغيير هذه القواعد حسب الوقت من اليوم.

خلاصة القول على إعداد خدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت

من المحتمل أن يكون إعداد خدمة هاتف VoIP أحد أول الأشياء التي ستقوم بها عند إنشاء مكتبك الجديد. ومع ذلك ، من الأفضل أن تستغرق بعض الوقت لمراجعة احتياجات عملك وكيف تتوافق مع ميزات كل مزود وأسعاره قبل الالتزام بواحد.

زيارة Nextiva