كيفية القيام حساب النثريات المحاسبة والتسجيل في 4 خطوات

صندوق المصروفات النثرية هو مبلغ صغير من المال ، وعادة ما يكون أقل من 500 دولار ، يستخدم لتغطية النفقات الطارئة. تتضمن محاسبة المصروفات النثرية وضع سياسة للمصروفات النثرية ، وإنشاء سجل للمصروفات النثرية ، وإنشاء إدخالات دفتر اليومية ، وتسوية حساب المصروفات النثرية. يمكن إجراء المحاسبة يدويًا أو تسهيلها باستخدام برامج مسك الدفاتر وبطاقات مصاريف الموظفين.

إدارة المصروفات النثرية يدوياً يمكن أن يكون مضيعة للوقت وعرضة للخطأ. بدلاً من ذلك ، استخدم QuickBooks Online لتبسيط سجل المصروفات النثرية والإدخالات والمصالحة. احصل على 30 يومًا مجانًا ، خصم 50٪ ، وابدأ في إدارة أموالك النثرية باستخدام برنامج المحاسبة الرائد في هذا المجال.

زيارة QuickBooks على الانترنت

الخطوات الأربع لعمل المحاسبة النثرية وتسجيلها هي:

1. وضع سياسة وإجراءات المصروفات النثرية

أول ما تحتاج إلى القيام به هو توثيق إجراءاتك النثرية وتوصيلها إلى جميع الموظفين.

فيما يلي المعلومات الأساسية التي يجب تضمينها في سياسة وإجراءات المصروفات النثرية الخاصة بك:

• تعيين واحد الشخص المسؤول عن المصروفات النثرية ، والمعروف باسم أمين الصندوق للمصروفات النثرية. يجب أن يكون هذا الشخص الذي تثق في الالتزام بإجراءات المصروفات النثرية.
• تحديد المبلغ بالدولار الذي سوف تحتفظ به في المصروفات النثرية. بشكل عام ، قد يحتاج المكتب الصغير إلى بضع مئات من الدولارات فقط ؛ ومع ذلك ، قد يحتاج مكتب أكبر إلى 500 دولار.
• إبلاغ الموظفين أن إيصال هو مطلوب لجميع مشتريات المصروفات النثرية بقيمة 75 دولار أو أكثر ؛ يمكن أن يساعد تطبيق ماسح الاستلام في تقليل فرصة الإيصالات المفقودة.
• يجب تسوية حساب المصروفات النثرية على أساس شهري أو في كل مرة يتم تجديده (أيهما يأتي أولاً).
• يجب تسجيل مشتريات المصروفات النثرية على الدفاتر شهريًا إن لم يكن أكثر.

في حين أن وضع سياسة المصروفات النثرية لن يلغي القضايا الشائعة التي قد تنشأ مثل السرقة أو إساءة استخدام الأموال أو الإيصالات المفقودة ، إلا أنها ستساعد في تقليل بعض هذه المشكلات. لتقليل هذه المشكلات بشكل أكبر ، يبتعد كثير من مالكي الأعمال عن النقد ويستخدمون بطاقات العمل المدفوعة مسبقًا بدلاً من ذلك. راجع قسم "كيفية القيام بمصروفات حساب النثريات" مع قسم بطاقات الائتمان التجارية للحصول على مزيد من التفاصيل.

2. إعداد سجل المصروفات النثرية

سجل المصروفات النثرية عبارة عن حساب تفصيلي لجميع الودائع والسحوبات التي تتم من حساب المصروفات النثرية ، بما في ذلك تاريخ الشراء ، ووصف موجز لما تم شراؤه ، والحساب الذي ينبغي تحميله عليه ، ومن الذي تلقى الأموال ومن وافق عليه . بشكل عام ، يجب عليك الاحتفاظ بنموذج سجل المصروفات النثرية واحد شهريًا.

3. إنشاء إدخالات دفتر اليومية لتسجيل المصروفات النثرية

يجب تسجيل معاملات المصروفات النثرية مرة واحدة على الأقل في الشهر ، إن لم يكن أكثر. سواء كنت تستخدم برنامجًا للمحاسبة مثل QuickBooks أو جدول بيانات Excel لتتبع إيراداتك ونفقاتك ، يتم تسجيل هذه المشتريات كخصم (زيادة) لحساب المصروفات وكائتمان (نقص) لحساب المصروفات النثرية. في قسم كيفية إعداد المصروفات النثرية في QuickBooks ، نعرض لك كيف تسجل QuickBooks هذه المشتريات وراء الكواليس. إذا كنت تستخدم Excel ، فانتقل إلى "طريقة تعقب المصروفات النثرية" باستخدام جدول بيانات Excel لمعرفة كيفية عمل ذلك.

4. التوفيق بين حساب المصروفات النثرية

يستلزم التوفيق بين المصروفات النثرية والتأكد من حصولك على إيصال مقابل كل عملية شراء للمصروفات النثرية في سجل المصروفات النثرية وإنشاء إدخال دفتر يومية لتسجيله في الكتب. بينما أعتقد اعتقادا راسخا أنه يجب عليك طلب إيصال لجميع المعاملات (بغض النظر عن المبلغ) ، فإن مصلحة الضرائب لا تطلب سوى إيصالًا للمشتريات التي تبلغ 75 دولارًا أو أكثر.

الآن وبعد أن غطينا الخطوات الرئيسية لمحاسبة المصروفات النثرية ، سنلقي نظرة فاحصة على الطرق الأساسية الثلاثة لتسجيل المصروفات النثرية: باستخدام برامج المحاسبة مثل QuickBooks ، مع جدول بيانات مثل Excel ، والاستيراد من بيانات بطاقات الائتمان.

كيفية إعداد المصروفات النثرية في QuickBooks

تتضمن إدارة المصروفات النثرية في QuickBooks ثلاث خطوات. أولاً ، تحتاج إلى إعداد حساب المصروفات النثرية لتتبع جميع معاملات المصروفات النثرية ؛ ثانياً ، سجل جميع المصروفات النثرية ؛ وثالثا ، تجديد حساب المصروفات النثرية عندما يكون قد استنفدت.

فيما يلي الخطوات الأساسية الثلاثة لإدارة المصروفات النثرية في QuickBooks:

الخطوة 1: إنشاء حساب المصروفات النثرية

يتم إنشاء حساب المصروفات النثرية مثل حساب مصرفي في QuickBooks. لإعداد حساب المصروفات النثرية ، يلزمك التنقل لإضافة حساب جديد إلى مخطط الحسابات. من لوحة المعلومات الرئيسية ، حدد مخطط الحسابات ثم انقر فوق الزر جديد.سيتم عرض النافذة التالية.

1. نوع الحساب - من القائمة المنسدلة ، حدد البنك كنوع الحساب لحساب المصروفات النثرية.
2. نوع التفاصيل - حدد Cash on Hand في هذا الحقل ، وهو كيفية تصنيف حسابات المصروفات النثرية في QuickBooks.
3. اسم - في هذا الحقل ، يمكنك الإشارة إلى "المصروفات النثرية" كاسم للحساب.
4. وصف - في هذا الحقل ، يمكنك ببساطة نسخ ولصق اسم الحساب أو يمكنك الإشارة إلى ما يستخدم هذا الحساب (على سبيل المثال ، اللوازم المكتبية ، مصروفات البريد).
5. توازن - أدخل المبلغ الذي ترغب في بدء تشغيل صندوق المصروفات النثرية به في هذا الحقل.
6. اعتبارا من التاريخ - أدخل التاريخ الذي أنشأت فيه صندوق المصروفات النثرية. سيكون هذا الحقل افتراضيًا بشكل عام إلى تاريخ اليوم.

للحصول على إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إضافة حساب جديد إلى مخطط الحسابات ، شاهد فيديو تعليمي حول كيفية إعداد مخطط الحسابات.

الخطوة 2: سجل المصروفات النثرية

هناك طريقتان لتسجيل معاملات المصروفات النثرية في QuickBooks. يمكنك إما فحص الإيصال باستخدام تطبيق الهاتف المحمول ، وتحديد فئة المصاريف وحفظه لتسجيله في QuickBooks ؛ أو يمكنك إدخال المعاملات مباشرة في سجل المصروفات النثرية. للقيام بذلك ، انتقل إلى قائمة مخطط الحسابات وحدد موقع حساب المصروفات النثرية. انقر فوق خيار "عرض التسجيل" ، وسيتم عرض النافذة التالية:

1. تاريخ - أدخل تاريخ الشراء في هذا المجال.
2. المستفيد - حدد المستفيد من القائمة المنسدلة. إذا كان المستفيد غير موجود ، يمكنك إضافته بسهولة في هذه الشاشة عن طريق تحديد إضافة جديد. تحقق من كيفية إعداد فيديو تعليمي للموردين للحصول على إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إضافة بائع جديد في QuickBooks.
3. فئة النفقات - حدد فئة النفقات المناسبة من القائمة المنسدلة (مثل اللوازم المكتبية والبريد).
4. مذكرة - أدخل وصفًا موجزًا ​​للعناصر المشتراة في هذا المجال.
5. دفع - أدخل المبلغ المدفوع في هذا المجال.

بمجرد حفظ هذه المعاملة ، ستقوم QuickBooks بتسجيل الخصم (الزيادة) في حساب المصروفات الذي حددته في حقل فئة المصروفات ورصيد (نقصان) لحساب المصروفات النثرية. ستؤدي هذه المعاملة إلى زيادة نفقاتك على بيان الربح والخسارة الخاص بك وتقليل أصولك في تقرير الميزانية العمومية.

الخطوة 3: تجديد حساب المصروفات النثرية

لتجديد حساب المصروفات النثرية في QuickBooks ، تحتاج إلى تسجيل تحويل بين حساب التحقق من عملك وحساب المصروفات النثرية. لتحويل الأموال في QuickBooks ، انتقل إلى القائمة المصرفية ، حدد تحويل الأموال ، وسيتم عرض النافذة التالية:

1. تحويل الأموال من - من القائمة المنسدلة ، حدد الحساب الذي تقوم بسحب الأموال منه ؛ بشكل عام ، سيكون هذا هو حساب التحقق من عملك.
2. تحويل الأموال إلى - من القائمة المنسدلة ، حدد حساب المصروفات النثرية.
3. نقل المبلغ - أدخل المبلغ الذي تريد تجديد الصندوق به.
4. مذكرة - أدخل وصفا في هذا المجال.
5. تاريخ - حدد التاريخ الذي تقوم بتجديد صندوق المصروفات النثرية.

بمجرد حفظ هذه المعاملة ، ستقوم QuickBooks بتسجيل الخصم (الزيادة) في صندوق المصروفات النثرية وائتمان (النقص) في حساب Business Checking. نظرًا لأن هذه الصفقة تتضمن حسابين للأصول ، ستكون الميزانية العمومية هي التقرير المالي الوحيد المتأثر. تحقق من دورة QuickBooks الكاملة للتعرف على كيفية استخدام QuickBooks لإدارة دخلك ونفقاتك.

كيفية تتبع المصروفات النثرية مع إكسل جداول البيانات

سيتألف تتبع المصروفات النثرية باستخدام جدول بيانات Excel من خطوتين أساسيتين: الاحتفاظ بسجل تفصيلي للودائع والسحوبات التي تم إجراؤها على صندوق المصروفات النثرية وتسجيل إدخال دفتر يومية مرة واحدة على الأقل في الشهر لتسجيل هذه المعاملات في كتبك. قم بتنزيل قالب سجل المصروفات النثرية مجانًا.

الخطوة 1: إعداد سجل المصروفات النثرية

تحميل سجل المصروفات النثرية

يجب أن يشتمل سجل المصروفات النثرية على جميع تفاصيل كيفية إنفاق أموال المصروفات النثرية. يتضمن هذا ، على سبيل المثال لا الحصر ، المعلومات التالية:

• تاريخ الشراء
• كمية
• وصف ما تم شراؤه (على سبيل المثال ، رسوم البريد والغداء للمكتب)
• الشخص الذي تلقى الأموال
• موافقة ، وعادة ما يكون الشخص المسؤول عن صندوق المصروفات النثرية

الخطوة 2: إنشاء إدخالات دفتر اليومية لتسجيل المعاملات النثريات

من أجل أن يكون لديك سجلات مالية دقيقة ، تحتاج إلى تسجيل معاملاتك النثرية على أساس شهري ، إن لم يكن في كثير من الأحيان. ستحتاج إلى تسجيل إدخال دفتر يومية للودائع التي تم إجراؤها في صندوق المصروفات النثرية وإدخال دفتر اليومية لعمليات السحب التي تتم من صندوق المصروفات النثرية.

المدرجة أدناه هي نوعين من إدخالات دفتر اليومية التي ستحتاج إلى تسجيل للودائع والسحوبات التي أدخلت على النثريات

إدخال دفتر اليومية لتسجيل الودائع في صندوق المصروفات النثرية

كما تمت مناقشته في القسم السابق ، يمكنك عمومًا سحب الأموال من حساب التحقق من عملك لتمويل المصروفات النثرية. إدخال دفتر اليومية الذي يجب تسجيله هو خصم (زيادة) في صندوق المصروفات النثرية ورصيد (نقصان) لحساب التحقق من العمل.

مثال: لنفترض أنك تريد إيداع 50 دولارًا في صندوق المصروفات النثرية. يمكنك إنشاء إدخال دفتر اليومية التالي:

مدين	صندوق المصروفات النثرية	$50.00
ائتمان	فحص الأعمال	$50.00

تفسير: لتجديد حساب المصروفات النثرية

إدخال دفتر اليومية لتسجيل عمليات السحب إلى صندوق المصروفات النثرية

تسجل السحوبات التي تتم لصندوق المصروفات النثرية كمصروفات. إدخال دفتر اليومية الذي يجب تسجيله هو الخصم (الزيادة) في حسابات المصروفات المناسبة وائتمان (النقص) للمصروفات النثرية.

مثال: دعنا نقول أننا قد اشترينا 25 دولارًا في البريد ، و 35 دولارًا للغداء المكتبي و 5 دولارات من اللوازم المكتبية. سننشئ إدخال دفتر اليومية التالي لتسجيل هذه المشتريات:

مدين	مصاريف البريد	$25
مدين	وجبات	$35
مدين	اللوازم المكتبية	$5
ائتمان	مبلغ صغير	$65

تفسير: المشتريات التي تتم بمصروفات النثرية لشهر مايو

كيفية القيام حساب النثريات النقدية مع بطاقات الائتمان التجارية

إذا كنت مستعدًا للترقية من صندوق المصروفات النثرية وتتبع مشتريات المصروفات النثرية يدويًا من خلال سجلات المصروفات النثرية وجداول بيانات Excel ، فإن بطاقات الائتمان التجارية تعد بديلاً رائعًا. هناك بطاقات ائتمان تجارية مدفوعة مسبقًا تتيح لك تحديد حدود الإنفاق الخاصة بك على أساس المبلغ الذي تقوم بتحميله على البطاقة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تقديم طلب للحصول على بطاقة ائتمان تجارية صغيرة وسيتم تحديد حد الائتمان الخاص بك عن طريق درجة الائتمان عملك.

بطاقة ائتمان الأعمال مسبقة الدفع

يعد استخدام بطاقات ائتمان الأعمال المدفوعة مقدمًا عملية أقل مخاطرة وأكثر آلية بكثير من استخدام المصروفات النثرية. بالإضافة إلى عدم وجود نقود في صندوق ما عليك القلق بشأن سرقة شخص ما ، يمكنك بسهولة التحكم في أنواع النفقات التي تستخدمها البطاقات من خلال تخصيصها للأفراد أو الإدارات أو حتى لأحداث معينة مثل نزهة الشركة.

فيما يلي بعض المزايا الإضافية لاستخدام بطاقة ائتمان تجارية مسبقة الدفع بدلاً من المصروفات النثرية:

• يعتمد الحد على البطاقة على المبلغ الذي تقوم بتحميله على البطاقة.
• ستكون تفاصيل كل عملية شراء (المبلغ ، التاريخ ، المستفيد) متاحة لك للوصول إلى جدول بيانات Excel أو برنامج المحاسبة الخاص بك وتنزيله.
• يلغي الحاجة إلى استخدام قسائم النثريات والسجلات.
• بنقرة واحدة تشغيل / إيقاف تشغيل آلية.

Bento هي أفضل بطاقة أعمال مدفوعة مسبقًا موصى بها. يوفر جميع الميزات المذكورة أعلاه وأكثر من ذلك بكثير. تحقق من أفضل دليل لبطاقات الأعمال المدفوعة مسبقاً لمزيد من التفاصيل.

بطاقة ائتمان الأعمال الصغيرة غير مضمونة

على غرار بطاقات ائتمان الأعمال المدفوعة مسبقًا ، توفر بطاقات ائتمان الأعمال غير المضمونة أيضًا مزايا مماثلة: لا حاجة لتتبع سجلات وقسائم المصروفات النثرية وعدم وجود خطر لسرقة الأموال النقدية ، ولكن سيتعين عليك تحديد أنواع المشتريات المقبولة وأيها مقبولة ليس كجزء من سياسة بطاقة ائتمان الشركات الخاصة بك.

فيما يلي بعض المزايا الإضافية لاستخدام بطاقة ائتمان تجارية بدلاً من المصروفات النثرية:

• يعتمد الحد الأقصى للبطاقة على درجة ائتمان عملك وسجل الدفع.
• جميع المعلومات التي تحتاجها (مثل المبلغ والتاريخ والمستفيد) متاحة في بيان بطاقة ائتمان العمل الخاصة بك ، والتي يمكنك تنزيلها إلى Excel أو برنامج المحاسبة الخاص بك.
• لا مزيد من قسائم النقد النثرية أو سجلات للقلق.
• قم بإنشاء تنبيهات لإعلامك عندما تتجاوز عملية الشراء الواحدة مبلغًا معينًا بالدولار (على سبيل المثال ، 100 دولار).

راجع دليل أفضل بطاقة ائتمان للشركات الصغيرة للعثور على بطاقة مناسبة لك ولعملك.

من السهل تسجيل عمليات الشراء التي تتم باستخدام بطاقات ائتمان العمل. إذا كنت تستخدم برنامجًا للمحاسبة مثل QuickBooks ، فيمكنك بسهولة توصيل حساب بطاقة ائتمان عملك بالبرنامج وتنزيل جميع مشترياتك النثرية ببضع نقرات فقط! إذا كنت تستخدم Excel ، فيمكنك بسهولة تنزيل مشترياتك إلى جدول بيانات Excel واتباع الإرشادات الموجودة في الخطوة 2 من قسم كيفية تسجيل المصروفات النثرية في Excel.

الحد الأدنى

إذا كنت تخطط لمواصلة استخدام النقد لعمليات الشراء الصغيرة مثل الطوابع البريدية واللوازم المكتبية ، فعليك استخدام QuickBooks. QuickBooks يجعل من السهل تتبع جميع الودائع والسحوبات إلى المصروفات النثرية. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحديث بياناتك المالية تلقائيًا بمجرد حفظ معاملة.

زيارة QuickBooks على الانترنت