مرحبًا بكم في الدورة التدريبية لـ Fit Small Business Xero! في هذا الدرس ، سنغطي كيفية إنشاء فاتورة في Xero.
يمكنك متابعة حسابك على Xero. إذا لم يكن لديك واحدة بالفعل ، فانقر هنا للاشتراك في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا والمتابعة أدناه.
لإكمال هذا الدرس ، يمكنك إما مشاهدة الفيديو أدناه أو قراءة إرشادات خطوة بخطوة أو القيام بالأمرين معا. هيا نبدأ!
بالنسبة إلى بعض مالكي الشركات الصغيرة ، ستوفر Xero أدوات كافية للتعامل مع كتبهم كلها بمفردهم. لكن بالنسبة للكثيرين ، من المنطقي استخدام Xero بالاقتران مع محاسبي الشركات الصغيرة ذوي الخبرة والذين هم أيضًا خبراء في Xero ، مثلهم في Bookkeeper360.
يمكن Bookkeeper360 التعامل مع مسك الدفاتر الشهرية ، والرواتب ، والأوراق الموظف الجديد ، والضرائب ، وأكثر من ذلك. الخطط الأساسية تبدأ من 249 دولار في الشهر. احصل على أول استشارة مجانية.
زيارة Bookkeeper360
لماذا من المهم إنشاء فواتير في Xero؟
في حين أن معظم أصحاب الأعمال يفضلون تتبع الأموال التي يدين بها عملاؤهم (المعروفة باسم حسابات القبض) ، من المهم بنفس القدر تتبع ما تدين به للموردين (المعروف باسم الحسابات المستحقة الدفع). Xero يجعل من السهل تتبع جميع الفواتير الخاصة بك بحيث يمكنك دفع الموردين الخاص بك في الوقت المحدد.
فيما يلي بعض الفوائد لإدارة فواتيرك في Xero:
- يمكنك تسجيل المدفوعات التي تتم عن طريق الشيكات أو ACH أو بطاقة الائتمان. تتوفر مدفوعات الدفعات أيضًا إذا كنت بحاجة إلى دفع فواتير متعددة للمورد مرة واحدة. سنناقش كيفية عمل الدفعات الدفعية في الدرس التالي.
- يمكنك إعداد شروط الدفع بحيث يقوم Xero بإنشاء تذكير بمجرد استحقاق الفاتورة.
- عند إنشاء الفاتورة ، يمكنك تعيين الحساب الذي تريد تتبع النفقات إليه حتى يتمكن Xero من إجراء المحاسبة نيابةً عنك في الخلفية.
- دائمًا ما يكون رصيدك المستحق الدفع مستحقًا.
في هذا الدرس ، نتعرف على خطوات إنشاء فاتورة ، وكيفية تعديل فاتورة تم إدخالها مسبقًا ، وكيفية إنشاء فاتورة متكررة لتلك العناصر التي تدفعها على أساس دوري (أي شهريًا ، ربع سنوي). سنعرض لك أيضًا ميزة ميزة الملفات جنبًا إلى جنب والتي يمكن أن تساعدك في إدخال الفواتير بشكل أسرع وإدارتها بشكل أكثر فعالية.
يوجد أدناه نموذج فاتورة تم إنشاؤه لشركة وهمية ، Acme Web Pros Plus:
نموذج بيل تم إنشاؤه في زيرو
كيف يمكنني إنشاء مشروع قانون؟
الخطوة 1 - من قائمة الحسابات ، حدد مشتريات كما هو موضح في الصورة أدناه.
الخطوة 2 - انقر على زر "جديد" واختر بيل كما هو مبين في الصورة أدناه.
انتقل إلى إنشاء بيل في زيرو
الخطوة 3 - يتم توضيح الحقول التي تحتاج إلى إكمال ، إلى جانب شرح موجز.
معلومات لإكمالها لإنشاء فاتورة جديدة في Xero
- من عند - حدد المورد من القائمة المنسدلة. إذا لم تقم بإعداد المورد في Xero ، فما عليك سوى اختيار + اتصال جديد من القائمة المنسدلة. في كيفية إعداد درس الموردين ، نسير في خطوة بخطوة.
- تاريخ - أدخل الفاتورة (تاريخ الفاتورة) التي تظهر في الفاتورة المستلمة من المورد.
- تاريخ الاستحقاق - إذا قمت بإعداد شروط الدفع الافتراضية ، فسيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا. ومع ذلك ، إذا لم تقم بذلك ، يمكنك إدخال تاريخ الاستحقاق الذي يظهر في الفاتورة في هذا الحقل. تأكد من إطلاعك كيفية تخصيص الفواتير لمعرفة كيفية إعداد شروط الدفع الافتراضية للموردين.
- مرجع - هذا المجال هو اختياري . يمكنك تضمين أي معلومات إضافية ترغب في تتبعها في هذا الحقل.
- أرفق ملف - يمكنك إرفاق أي مستندات مؤيدة ونسخة من الفاتورة بهذه المعاملة في Xero. ما عليك سوى مسح المستند ضوئيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وانقر فوق هذا الزر لإرفاقه.
- بند - إذا كنت قد تمت محاسبتك على العناصر الأساسية التي تشتريها ، فيمكنك تحديدها من القائمة المنسدلة في هذا الحقل. ومع ذلك ، إذا لم تكن قد قمت مسبقًا بتعيين العنصر ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد "+ عنصر جديد"من القائمة المنسدلة.
- وصف - سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بناءً على العنصر الذي حددته. إذا لم تختر عنصرًا ، فاكتب الوصف الذي يظهر في فاتورة المورد.
- الكمية - أدخل كمية العناصر التي تم شراؤها. ملاحظة: بالنسبة للخدمات ، أدخل "1" في هذا الحقل كما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه.
- سعر الوحده - سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بناءً على العنصر الذي حددته. إذا لم تختر عنصرًا ، فأدخل سعر الوحدة الذي يظهر في فاتورة المورد.
- الحساب - حدد الحساب الذي تريد تصنيف هذا الشراء من القائمة المنسدلة. لمعرفة المزيد حول الحسابات ، تحقق من كيفية إعداد مخطط الحسابات الدورة التعليمية.
- منطقة - يمكنك تشغيل فئات التتبع لتتبع مناطق أخرى من عملك مثل الموقع أو الإدارة أو المنطقة. حدد الفئة المناسبة من القائمة المنسدلة.
- ضريبة - سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بناءً على العنصر الذي تم اختياره ؛ ومع ذلك ، يمكنك تحديد معدل ضريبة مختلف من القائمة المنسدلة إذا كنت بحاجة إلى ذلك. تحقق من درس ضريبة المبيعات لمعرفة المزيد.
- كمية - يقوم Xero تلقائيًا بضرب الكمية مرات المعدل لحساب المبلغ. ملاحظة: إذا كنت بحاجة إلى دفع مورد بعملة أخرى ، تحقق من كيفية ذلك انشاء عملة متعددة البرنامج التعليمي لمعرفة كيفية دفع الفواتير في العملات الأجنبية.
- تخصيص النفقات للعميل - إذا تم الشراء نيابة عن أحد العملاء ، فيمكنك اختيار العميل هنا حتى يتمكن Xero من تذكيرك بإعادته إلى العميل في المرة التالية التي تقوم فيها بفاتورة ذلك العميل.
- حفظ - يمكنك إما حفظ الفاتورة أو الموافقة عليها. يوجد أدناه وصف موجز لخيارات الحفظ المختلفة.
- حفظ كمسودة - سيوفر هذا الخيار الفاتورة ويسمح لك بالإغلاق خارج هذه الشاشة.
- حفظ (متابعة التحرير) - سيسمح لك هذا الخيار بحفظ الفاتورة بشكل دوري بحيث لا تفقد أي معلومات إذا كنت بحاجة إلى العودة وإكمالها لاحقًا.
- حفظ وإضافة آخر - سيوفر هذا الخيار الفاتورة كمسودة ويفتح فاتورة فارغة جديدة لتكملها.
الخطوة 4 - يوجد أدناه لقطة شاشة بالإضافة إلى خيارات الموافقة المختلفة التي يمكنك الاختيار من بينها.
- يوافق - سيوفر هذا الخيار فاتورتك ، ويمكنك المتابعة لدفعها عبر الشيك أو عبر الإنترنت مع المصرف أو المؤسسة المالية.
- الموافقة على & إضافة آخر - سيؤدي هذا الخيار إلى حفظ الفاتورة كما تمت الموافقة عليها وسيفتح شاشة فاتورة جديدة لتتمكن من إنشاء فاتورة أخرى. تتيح لك هذه الميزة إدخال حزمة من الفواتير بسرعة كبيرة لأنه لا يتعين عليك إغلاق الشاشة لإنشاء الحزمة التالية. لتوفير المزيد من الوقت ، تحقق من كيفية استيراد الفواتير البرنامج التعليمي لمعرفة كيفية استيراد الفواتير من ملف Excel أو ملف CSV إلى Xero.
- موافقة وعرض التالي - يتيح لك هذا الخيار الموافقة على الفاتورة ثم عرض أي فواتير قد تنتظر موافقتك. في ال كيفية دعوة المستخدمين إلى Xero ، نناقش كيفية منح المستخدمين الإذن بالموافقة على الفواتير.
- الموافقة والطباعة - سيوافق هذا الخيار على الفاتورة ويسمح لك بطباعته.
كيفية تعديل الفواتير
الخطوة 1 - العودة إلى الفواتير عن طريق اختيار الحسابات والمشتريات على النحو المبين أدناه.
الخطوة 2 - تم توفير لقطة شاشة للوحة تحكم Bills مع وصف موجز لكل قسم أدناه.
فواتير لوحة القيادة في زيرو
- مشروع - هذه هي الفواتير التي أنشأتها ولكنك لم توافق عليها أو قدمتها للموافقة عليها. ملاحظة: لا تؤثر الفواتير في حالة المسودة على بياناتك المالية.
- انتظر القبول - الفواتير التي تم تقديمها للموافقة عليها ، لكنها لم تتم الموافقة عليها بعد. ملاحظة: لا تؤثر الفواتير في هذه المجموعة على البيانات المالية.
- انتظار الدفع - تم إدخال الفواتير في هذه المجموعة في Xero ولكن لم يتم سدادها. ملاحظة: تؤثر الفواتير في هذه المجموعة على البيانات المالية.
- تأخر - هذه هي الفواتير التي لم يتم دفعها اعتبارًا من تاريخ استحقاقها. في ال كيفية إنشاء حسابات الدائنين تقرير الشيخوخة ، سنشارك بعض النصائح حول كيفية الحفاظ على أرصدة الحسابات المستحقة الدفع الخاصة بك.
- بسبب / المدفوعة - استنادًا إلى وسيلة الإيضاح في الصورة أعلاه ، يمثل الشريط الأزرق الفواتير المستحقة ويمثل الشريط الأخضر الفواتير التي تم دفعها.
- تواريخ - قم بالتمرير إلى اليمين أو اليسار للاطلاع على المبلغ الإجمالي للفواتير المستحقة والفواتير التي دفعتها.
الخطوة 3 - انقر فوق الفئة (المسودة ، بانتظار الموافقة ، بانتظار الدفع ، المتأخرة) التي تتضمن الفاتورة التي تريد إجراء تغييرات عليها.
الخطوة 4 - يجب أن يتم عرض الفاتورة على الشاشة كما هو موضح أدناه.
كيفية تحرير مشروع قانون في زيرو
يمكنك إجراء أي تغييرات تحتاج إليها و حفظ / الموافقة لهم بمجرد الانتهاء. ملاحظة: لا يمكنك إجراء أي تغييرات على فاتورة تم دفعها جزئيًا أو كليًا. إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات على فاتورة تم دفعها مسبقًا ، فسيتعين عليك إزالة المدفوعات أولاً ، وتعديل الفاتورة ، ثم إعادة تطبيق الدفعة.
كيفية تكرار أو حذف أو نسخ الفواتير
كما ذكرنا سابقًا ، يمكنك إعداد فواتير متكررة تدفعها على أساس دوري مثل شهريًا أو أسبوعيًا أو ربع سنوي. يمكنك أيضا حذف ونسخ الفواتير.
سنقوم أولاً بتغطية كيفية إعداد فاتورة مكررة ثم سنريك كيفية حذف ونسخ الفواتير.
الخطوة 1 - اتبع الخطوات في القسم السابق لعرض الفاتورة.
الخطوة 2 - حدد زر "خيارات الفاتورة" كما هو مبين في الصورة أدناه.
انتقل إلى تكرار أو حذف أو نسخ مشروع قانون في Xero.
أ. تكرار مشروع القانون - يوجد أدناه لقطة شاشة بالإضافة إلى المعلومات التي تحتاج إلى تقديمها لإعداد فاتورة مكررة.
إنشاء فاتورة مكررة في Xero.
- كرر المعاملة كل - من القائمة المنسدلة ، حدد الشهر (الشهور) أو الأسبوع (الأسابيع) وأشير إلى رقم في المربع على يسار هذا الحقل.
- تاريخ الفاتورة - حدد تاريخ أول فاتورة سيتم إنشاؤها ومن ثم Xero سيزيد من تواريخ الفاتورة لجميع الفواتير المستقبلية التي تم إنشاؤها.
- تاريخ الاستحقاق - حدد تاريخ استحقاق الفاتورة ؛ وإلا سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بتواريخ الاستحقاق الافتراضية التي تم إعدادها في كيفية تخصيص درس الفواتير.
- تاريخ الانتهاء - هذا المجال هو اختياري . يمكنك الإشارة إلى الوقت الذي ترغب فيه Xero في إيقاف إنشاء فواتير مكررة. ملاحظة: يمكنك إلغاء الفواتير المتكررة في أي وقت.
- حفظ كمسودة / موافقة – حدد ما إذا كنت تريد حفظ الفواتير المكررة كمسودة أو الموافقة تلقائيًا بمجرد إنشائها. ملاحظة: الخيارات هنا تعتمد على أذونات المستخدم لقد تم إعداد مع.
- بيل من - يجب أن يتضمن هذا الحقل اسم المورد الخاص بك.
- مرجع - هذا المجال هو اختياري . ملاحظة: كل ما تضعه في هذا الحقل سيظهر في كل فاتورة مكررة يتم إنشاؤها.
- الوصف / الكمية / سعر الوحدة / الحساب / معدل الضريبة - تأكد من تضمين المعلومات التي يجب استخدامها لإنشاء جميع فواتير التكرار المستقبلية.
بمجرد حفظ فاتورة التكرار ، سترى علامة تبويب جديدة تقول "التكرار" وتفاصيل جميع الفواتير التي قمت بإعدادها كتكرار ستظهر كما هو مبين في الصورة أدناه.
قائمة الفواتير المتكررة في Xero
B. حذف مشروع قانون - بشكل عام ، يجب عليك ليس احصل على عادة حذف المعلومات من برنامج المحاسبة الخاص بك. ومع ذلك ، هناك أوقات عندما يكون الأمر على ما يرام للقيام بذلك.
يمكنك حذف الفاتورة التي لم يتم سدادها. اعرض الفاتورة كما هو موضح في قسم كيفية تعديل الفواتير وحددها حذف من خيارات الفاتورة المشار إليها في الصورة أعلاه. ملاحظة: إذا لم تتمكن من حذف الفاتورة لأنه تم دفعها ، فسيتعين عليك إبطالها بدلاً من ذلك.
نسخة بيل - إذا تلقيت فواتير من مورد متطابق تقريبًا ، فيمكنك نسخ فاتورة تم إدخالها مسبقًا وإجراء التغييرات القليلة اللازمة لإنقاذك من ضغطات المفاتيح القليلة. اتبع الخطوات الموضحة في قسم كيفية تعديل الفواتير لعرض الفاتورة. تحديد نسخ من زر خيارات الفواتير كما هو مبين في الصورة أعلاه. قم بإجراء أي تغييرات ضرورية على الفاتورة واحفظها.
كيف يمكن أن تساعدك الملفات جنبًا إلى جنب في إدارة فواتيرك
واحدة من أحدث الميزات التي يقدمها Xero تسمى الملفات جنبًا إلى جنب. تتيح لك هذه الميزة الرائعة تخزين نسخ من الفواتير والفواتير والمستندات الأخرى داخل Xero بجوار المعاملات التي تتعلق بها. سيتيح لك ذلك الوصول بسهولة إلى هذه المستندات خلال موسم الضرائب ، أو في حالة التدقيق. لاستخدام هذه الميزة ، يمكنك إما إرسال مستندات بالبريد الإلكتروني إلى Xero Inbox أو سحب المستندات وإفلاتها مباشرةً في البريد الوارد.
الخطوة 1 - تحديد موقع Xero عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك
من Dashboard ، انقر فوق رمز الملف كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.
انتقل إلى صندوق الوارد الخاص بك
الخطوة 2 - سيتم عرض عنوان بريدك الإلكتروني Xero كما هو مبين في الصورة أدناه.
قم بتوفير عنوان البريد الإلكتروني هذا للموردين والعملاء وأي شخص آخر يرسل لك المستندات التي ترغب في إرفاقها بالمعاملات.
إرسال الملفات إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك Xero بحيث تظهر في علبة الوارد داخل Xero.
ملاحظة: يمكنك أيضًا سحب وإسقاط المستندات المحفوظة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو التقاط صورة لإيصال وحفظها هنا.
الخطوة 3 - حدد ملفًا لإنشاء معاملة.
حدد مستندًا في صندوق الوارد Xero الخاص بك عن طريق وضع علامة اختيار بجواره ، ثم انقر فوق "أضف إلى الجديد"زر لإنشاء معاملة كما هو مبين في الصورة أدناه.
قم بإنشاء معاملة جديدة من ملف تم تحميله إلى Xero Inbox.
الخطوة 4 - في الشاشة التالية ، سترى عرضًا جنبًا إلى جنب للفاتورة التي تم تحميلها (على اليسار) وشاشة الفاتورة الجديدة (على اليمين).
باستخدام طريقة العرض جنبًا إلى جنب ، أدخل تفاصيل الفاتورة (الموجودة على اليسار) في نافذة الفاتورة الجديدة في Xero (على اليمين).
تتيح لك طريقة العرض هذه جنبًا إلى جنب إدخال تفاصيل الفاتورة أو فاتورة العميل أو المطالبة بالنفقات أو تلقي / إنفاق الأموال نظرًا لأن التفاصيل أمامك مباشرة. أفضل ما في الأمر هو أن المستند يتم إرفاقه تلقائيًا بالصفقة حتى تتمكن من الوصول إليها متى احتجت إليها.
يتم إحتوائه
أن يختتم القسم حول كيفية إنشاء مشروع قانون. الدرس التالي في دورة Xero التدريبية لدينا هو كيفية دفع الفواتير. في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية دفع الفواتير التي تم إدخالها مسبقًا في Xero. للوصول إلى هذا الدرس أو أي درس في السلسلة ، انقر هنا. للحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا من Xero ، انقر فوق الرابط أدناه.
؟ الدرس 4.1
30 يوما تجربة مجانية
الدرس 4.3؟
