يعد وجود سياسة لوسائل التواصل الاجتماعي أمرًا مهمًا لأصحاب الأعمال الصغيرة ، ولا سيما أصحاب القواعد الشبابية أو أولئك الذين يعتمدون على وسائل التواصل الاجتماعي للترويج لأعمالهم. على الرغم من أنك قد تتساءل عما إذا كانت سياسة وسائل التواصل الاجتماعي ضرورية ، فإن وجود حدود لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي في وقت الشركة ، وتوضيح ماهية وما لا يعتبر مناسبًا للنشر (سواء كممثل للشركة أو كفرد) هي سياسات سوف يساعدك فقط على المدى الطويل ، خاصة عندما تحدث أي حوادث.
أولاً ، دعنا نقدم مثالين لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي. الأول هو أكثر رسمية وتعكس الأعمال التي لا تتطلب أو تتوقع من الموظفين لنشر حول علاماتهم التجارية. يرجى ملاحظة أن هذه المقالة تحتوي على معلومات عامة ، ونحن نقترح استشارة أخصائي قانوني خاص بك لمراجعة سياسة الوسائط الاجتماعية لشركتك.
قالب سياسة وسائل التواصل الاجتماعي - رسمي
يوجد أدناه نموذج لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي الرسمية يناسب الشركات التي لا ترغب في نشر الموظفين بطرق غير ملائمة كما هو الحال مع الشركة ، ولأولئك الذين يريدون أن يقوموا بتضمين منشورات غير ملائمة وليس في وقت الشركة في انضباطهم التدريجي (أي موظف نشر صورة للمخدرات). ندرج أيضًا بندًا حول استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في وقت الشركة ، وهو أمر مهم يجب مراعاته.
- انقر هنا لعرض كمستند Google
- انقر هنا للتحميل كـ. docx
دعونا الآن نلقي نظرة على سياسة وسائل التواصل الاجتماعي غير الرسمية ، حيث يكون من الواضح أن الشركة قد تتوقع أو تدعم الموظفين الذين ينشرون على وسائل التواصل الاجتماعي كوسيلة لكسب المزيد من الأعمال.
قالب سياسة وسائل الاعلام الاجتماعية الحرة - عارضة
إذا كان عملك عبارة عن حانة أو مطعم أو متجر بيع بالتجزئة قد ترغب في أن يخبر فيه الموظفون شبكاتهم الاجتماعية عن أحداث الشركة أو مبيعاتها ، فستظل بحاجة إلى سياسة تواصل اجتماعي من أجل حماية نفسك كمالك تجاري صغير. فيما يلي سياسة لوسائل التواصل الاجتماعي غير الرسمية حيث يقر العمل بأن الموظفين سينشرون نيابة عن الشركة ويرسمون حدودًا حول ذلك.
- انقر هنا لعرض كمستند Google
- انقر هنا للتحميل كـ. docx
أنت بين الأصدقاء - أحيانًا. وبقدر ما قد تشعر مدونتك أو ساحة Twitter أو صفحة Facebook أو ما شابه بأنها منزلك المريح على الإنترنت حيث يتوقف الأصدقاء عن اللحاق بالركب ، فهي مساحة عامة بالفعل. يمكن للأشخاص الهبوط على صفحتك من بحث Google وقراءة منشور واحد فقط خارج أي سياق آخر. وهذا المحتوى؟ إنها تستمر إلى الأبد في Google ، بعد فترة طويلة من نسيانها. لذلك ، فكر في مساحة الويب الخاصة بك مثل غرفة العائلة وأكثر من ذلك مثل الفناء الأمامي.
نشر الأخبار ، لا تحطمها. إنه أمر رائع (ومفيد!) عندما نتمكن من استخدام شخصيتنا مساحات الويب لمشاركة الأشياء العظيمة التي نقوم بها في شركة ABC. ومع ذلك ، تأكد من أن ما تتحدث عنه جاهز للاستهلاك العام. إذا تحدثنا عن ذلك في منتدى عام أو بدأنا الإعلان عنه ، فأنت على ما يرام. عندما تكون في شك ، اسأل!
كن ذكيا. من منظور قانوني ، فأنت مسؤول عن ما هو موجود على مساحة الويب الشخصية الخاصة بك ، لذا تأكد من اتباع قواعد حقوق الطبع والنشر وأي قوانين أخرى ذات صلة. عندما يتعلق الأمر شركة ABCإن المحتوى هو قاعدة جيدة ، وهي "نقطة ، لا تنشر" ، وهذا يعني أنه من الأفضل ربط المحتوى على قنوات الاتصال الثابتة لدينا بدلاً من نشره على مدونتك أو موقعك الشخصي الخاص.
إخلاء المسئولية أم لا ، أنت تمثل. إذا كنت تنشر شيئًا قد يكون على خلاف مع مهمة أعمالنا ، بما في ذلك إخلاء المسئولية فمن المستحسن - على سبيل المثال "وجهات النظر هذه هي وجهة نظري وحدها ، فهي لا تعكس وجهات نظر صاحب العمل الخاص بي." ولكن حتى مع ذلك ، فإن ما تقوله في تغريداتك ، وفي مدونتك ، وفي صفحتك على Facebook (أو في أي مكان آخر) هو مجرد جزء كبير من انعكاس ل شركة ABC كما تفعل في حياتك الشخصية (إلى حد ما). تذكر أن لا تتكلم أو تنشر نيابة عن شركة ABC، واترك ذلك لفريق التسويق وقنوات الشركة لدينا ، وتذكر أنك بحاجة إلى الامتثال لسياسات الشركة الأخرى عند النشر.
إذن لماذا تحتاج إلى سياسة التواصل الاجتماعي؟ دعونا ننظر في ذلك بمزيد من التفصيل.
4 أسباب لماذا تحتاج إلى سياسة وسائل الإعلام الاجتماعية
دعنا نواجه الأمر ، فإن وسائل التواصل الاجتماعي لن تزول قريبًا. في الواقع ، إنها تنمو مع مرور الوقت وتستخدمها الشركات لجذب عملاء جدد وإدخال علامتهم التجارية في السوق والتفاعل مع العملاء القدامى. نما كل من Facebook و Instagram و LinkedIn و Twitter و Pinterest في اختراق سوق البالغين على الإنترنت في عام 2016 ، وفقًا لبيانات من Statista و Pew Research. لا يزال Facebook هو المنصة المهيمنة إلى حد بعيد ، وأصبح مكانًا شهيرًا للشركات لعقد الفعاليات والمزيد.
قد تعرف كل ذلك. ما لا تعرفه هو كيف يمكن لوسائل التواصل الاجتماعي التأثير عليك كصاحب عمل ، ولماذا تحتاج إلى سياسة وسائل التواصل الاجتماعي لموظفيك.
فيما يلي أهم 4 أسباب لاحتياج شركتك الصغيرة إلى سياسة وسائل التواصل الاجتماعي:
1. قد تحتاج إلى إطلاق النار على شخص ما على ما نشره.
تخيل أنك تعلمت أن يمينك ، مديرك العام ، المنشور على فيسبوك يعتقد أن الناس من عرق معين كانوا أغبياء. على الرغم من أن هذا أمر محزن وحده ، فأنت تعلم أيضًا أن نفس الفئة من الأفراد هي قاعدة عملاء رئيسية لعملك. تريد إقالته ، على الرغم من أنه نشر كمواطن خاص ، وليس وضع علامات على الشركة.
ما لم يكن لديك سياسة وسائل الإعلام الاجتماعية ، قد لا تكون قادرة على. إذا نشر مديرك العام كمواطن خاص ، وليس في وقت الشركة ومن جهاز الكمبيوتر الخاص به ، وتصادفت أنك رأيت ذلك لأنك "أصدقاء" من خلال الموقع معهم ، فأنت تدوس في مياه غامضة من حرية التعبير ومن المحتمل أن تكون إنهاء غير مشروع.
ومع ذلك ، يؤدي هذا إلى النقطة التالية:
2. تحتاج إلى حماية صورة العلامة التجارية الخاصة بك وسمعة العمل.
تعتمد العديد من الشركات الصغيرة على سمعتهم التجارية على الإنترنت وشخصية. شخصياً ، بصفتي مالك شركة استشارية صغيرة ، فإن الإحالات هي الطريقة الوحيدة التي حصلت عليها من أي وقت مضى ، مما يعني أنني أعلم أنني بحاجة إلى أن أكون متأكدًا تمامًا مما ينشره الناس عن نفسي وعن فريقي عبر الإنترنت وفي منتديات وسائل التواصل الاجتماعي.
إذا كانت شركتك الصغيرة هي نفسها بنفس الطريقة ، فأنت بحاجة إلى سياسة تواصل اجتماعي. قد نوصي أيضًا ببعض برامج إدارة السمعة لرصدها لك ، خاصةً إذا كان لديك الكثير من الموظفين أو الكثير من الأعمال المتكررة مثل استوديو اللياقة البدنية أو المطعم أو صالون تصفيف الشعر.
3. تريد أن تدع فريق التسويق الخاص بك يقوم بعمله ، وليس موظفيك العامين.
كان لدى عميل سابق لي شركة أعمال عبر الإنترنت تقدم عروض اشتراك حيث - كل شهر ، يقدمون بعض المنتجات وبعض العينات الجديدة لتجربتها. مع نمو أعمالهم ، زاد وجودهم الاجتماعي ، خاصة وأن مقاطع الفيديو الفيروسية كانت سببًا كبيرًا لنجاحهم.
بطريقة ما في كل هذا الإثارة ، أراد كل شخص في الشركة أن ينشر على وسائل التواصل الاجتماعي عن الشركة وما كان عليه الأمر ، بدلاً من ترك هذا الأمر لفرق الفيديو والتسويق وفرق التسويق ، التي كانت تُدفع مقابل ذلك ول دفع حركة المرور (وكذلك استخدام الحملات المدفوعة). علاوة على ذلك ، كان بعض الموظفين ينشرون أشياء لا تتماشى مع العلامة التجارية ، كما هو الحال مع التذمر مع المشاهير والشرب في النوادي والحانات (مع الاستمرار في تصنيف النشاط التجاري).
هذا مثال مثالي للنوايا الحسنة التي انتهكت ، وأيضًا مثالًا مثاليًا على الأعمال التي تحتاج إلى سياسة وسائل التواصل الاجتماعي لرسم الحدود مع الموظفين والسماح لفريق التسويق الخاص بهم بالقيام بما يدفع لهم مقابل القيام به ، وكذلك لحماية سمعة العلامة التجارية.
4. أنت ببساطة تريد منع القضايا ، الفترة.
بصفتك مالك شركة صغيرة ، يجب عليك اختيار معاركك والتخفيف من المشكلات المحتملة قدر الإمكان. يساعد وجود سياسة لوسائل التواصل الاجتماعي على منع أي مناطق "رمادية" ويمنحك الحق في اتخاذ القرارات التي تراها متوافقة مع سياسة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك. تذكر أن أحد مفاتيح إدارة الأشخاص هو إنشاء حدود وتحديد توقعات لهم ، سواء كان ذلك من سياسة إجازة مدفوعة الأجر إلى مراجعة للأداء. سياسة وسائل التواصل الاجتماعي هي الحدود الحديثة التي تحتاجها الشركات.
إذاً ، كيف يمكنك تطبيق سياسة وسائل التواصل الاجتماعي؟ دعنا نتحدث عن ذلك بعد ذلك.
كيفية تنفيذ سياسة وسائل الاعلام الاجتماعية
أولاً ، نوصي باستخدام أحد القوالب المجانية أعلاه ، وتعديلها وفقًا لذلك لتتوافق مع احتياجات عملك وقنوات التواصل الاجتماعي التي تستخدمها. نقترح عليك أيضًا مراجعة سياستك مع فريق الإدارة الخاص بك للتأكد من أن الأمر منطقي بالنسبة لعملك ، وقد تفكر في التشاور مع محاميك للتحقق من ذلك.
بعد ذلك ، بمجرد أن تكون لديك السياسة النهائية لوسائل التواصل الاجتماعي ، ستحتاج إلى ضمان حصول جميع الموظفين على نسخة وتوضيحها لهم. يجب أن يكون هذا اجتماعًا عبر الفيديو أو مكالمة فيديو جماعية على مستوى الشركة نظرًا لأن هذه السياسة تؤثر على توظيف الأشخاص ، وقد تؤدي أيضًا إلى تغيير السلوكيات التي يقومون بها.
بعد ذلك ، يجب أن يكون لديك أيضًا كل موظف يقوم بتسجيل وتاريخ نسخة من السياسة وتوثيق ذلك في ملفات الموظفين (إلكتروني أو ورقي جيد). إذا كان لديك دليل الموظف ، فيجب إضافة سياسة التواصل الاجتماعي إلى ذلك.
تأكد من إعطاء وقت كافٍ في اجتماعك للإجابة على الأسئلة وشرح سبب تطبيقك لهذه السياسة. يجب عليك أيضًا شرح بعض الأمثلة لما هو مناسب وغير مناسب ، خاصة إذا كنت لا تزال تتوقع من موظفيك التفاعل مع علامتك التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي. وإذا كنت ستقوم بتثبيت برنامج مراقبة ، مثلما نغطي في القسم التالي ، فيجب عليك إخبار موظفيك به.
أخيرًا ، إذا كانت سياستك تتضمن استخدام الوسائط الاجتماعية في وقت الشركة ، مثل فترات الراحة ، فأنت تريد تحديد ما هو مقبول وغير مقبول (أي أن تكون على هواتفهم المحمولة بينما في مكتبهم مقابل على سطح المكتب). يمكنك أيضًا تذكير الموظفين بأن أي شيء على كمبيوتر الشركة هو ملك للشركة ويخضع للمراقبة ؛ إذا لم يكن لديك هذه السياسة في كتيبك بالفعل ، فستحتاج إلى إضافة شيء ما حول هذا الأمر ، والذي ندرجه في نموذج الكتيب الخاص بنا.
3 نصائح حول كيفية مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي في المكتب
في هذا القسم ، نتحدث عن كيفية مراقبة موظفيك باستخدام الوسائط الاجتماعية في المكتب (مقابل ما يتم نشره عنك ، والذي يمكنك مراقبته باستخدام برنامج إدارة السمعة).
في النهاية ، كلما تم القيام بأي شيء على ممتلكات الشركة ، مثل الهاتف المحمول أو الكمبيوتر المحمول أو سطح المكتب المملوك للشركة والمقدم لك ، كل الحق في الاطلاع على ما تم إنجازه. يتضمن هذا عندما يقوم الموظفون بتسجيل الدخول إلى حسابات البريد الإلكتروني الشخصية أو حسابات التواصل الاجتماعي ، حتى لو لم يكن ذلك خلال يوم العمل.
على الرغم من أننا لا نتغاضى عن التجسس على موظفيك ، أو قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم دون سبب ، أو كونك سريعًا ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى حماية نفسك من الموظفين غير المنتجين الذين يقومون بتسجيل الدخول واللعب على وسائل التواصل الاجتماعي عندما يجب أن يعملوا.
فيما يلي 3 نصائح للتأكد من عدم حصول فريقك عليها:
نصيحة 1: ابق حاضرًا (واجعل مديريك حاضرين جدًا)
إذا كنت تختبئ في مكتبك ، فمن المحتمل أن يلاحظ موظفوك ذلك ويبدأون في الاستفادة من فترة الحكم المجانية التي تقدمها لهم. خاصةً إذا كان لديك قاعدة موظفين شابة ، فستحتاج إلى التأكد من أنك تراقب بعض الآذان والأذنين على الأرض ، وكذلك مديريك ، للتأكد من تركيزهم على عملهم وليس على نشر صور شخصية أو إرسال رسائل على يؤرخ التطبيق.
نصيحة 2: النظر في حظر بعض المواقع
إذا كنت تشعر بأن بعض المواقع تعمل على صرف انتباه موظفيك ، يمكنك التفكير في حظر بعض المواقع مثل Facebook أو القدرة على Gchat. احذر - لا تدع بيضة واحدة سيئة تدمرها للكثيرين. بدلاً من ذلك ، نوصي باستخدام الانضباط التدريجي لانتهاكات الوسائط الاجتماعية أو سياسات استخدام الكمبيوتر.
نصيحة 3: النظر في رصد البرمجيات
إذا كنت ترغب في مستوى إضافي من الحذر ، ففكر في برنامج مراقبة الإنترنت والكمبيوتر ، لكنك ستحتاج إلى استخدامه بحكمة. التجسس على موظفيك ليس من أفضل الممارسات في مجال الموارد البشرية. يمكن أن يضر معنويات الشركة ، وحتى يؤثر على سمعتك كصاحب عمل. إذا قررت تنفيذ برنامج المراقبة ، فيجب أن تخبر موظفيك ، على الرغم من أنك لست مضطرًا لذلك بموجب القانون.
تذكر أن موظفيك لن يكونوا مثاليين أبدًا - ولن يكونوا كذلك - لكن برنامج المراقبة يمكن أن يكون مفيدًا للمخالفين المتكررين أو إذا انتهى بك الأمر إلى وضع صعب حيث تحتاج إلى دليل على شيء ما (أي شخص ينشر شيئًا ثم ينزله) .
الخط السفلي
يعد وجود سياسة لوسائل التواصل الاجتماعي جزءًا من أصحاب الأعمال التجارية الرقمية العالمية الجدد الذين يجب عليهم التعامل معهم. من الأفضل أن يكون لديك شيء في مكان ما بدلاً من الدخول في مشكلة وتنفيذ واحدة بعد فوات الأوان. ضع في اعتبارك وجود سياسة لوسائل التواصل الاجتماعي من أجل القضاء على أي مشكلات في مهدها ، ووضع حدود واضحة لنمو أعمالك التجارية ووسائل التواصل الاجتماعي بشكل عام.
