تشير سياسة إحضار هاتفك (BYOP) إلى نشاط تجاري إما يسمح أو يطلب من موظفيه استخدام هواتفهم المحمولة الشخصية في أعمال الشركة. قد يكون هذا الاستخدام طوعيًا أو مطلوبًا وتعوض عنه أم لا ، ولكن العامل المشترك هو أن الهواتف الشخصية يمكنها الوصول إلى معلومات الشركة التي يحتمل أن تكون حساسة وأن سياسة BYOP تعمل على موازنة الفوائد مع المخاطر.
إذا كان عملك يسمح أو يطالب موظفيه بإحضار هواتفهم الخاصة ، فننصحك باستخدام خدمة الهاتف الظاهري مثل RingCentral. يعد منح الموظفين لديك إمكانية الوصول إلى خط هاتف عمل منفصل عبر هواتفهم المحمولة الشخصية طريقة سهلة وفعالة من حيث التكلفة للمساعدة في إدارة أي خطر.
زيارة RingCentral
اعتبارات BYOP
إن انتشار الهواتف الذكية على نطاق واسع ، بالإضافة إلى تزايد القيود على البيانات وتقليل القيود المفروضة على الاستخدام ، جعل من الشائع للموظفين استخدام هواتفهم الشخصية في أعمال الشركة.
أظهر استطلاع أجرته CBS MoneyWatch مؤخرًا أن أكثر من 67 بالمائة من العمال يستخدمون واحدًا أو أكثر من أجهزتهم الخاصة في العمل. توصلت دراسات أخرى إلى أن إنتاجية الموظف وروحه المعنوية ومساءلته تتحسن من خلال إحضار سياسات جهازك (BYOD) بينما تنخفض تكاليف الأجهزة والخدمات في الشركة.
ولكن كمالك للعمل ، ما هي الاعتبارات التي يجب عليك القيام بها قبل اتخاذ قرار بشأن السماح لموظفيك أو مطالبتهم باستخدام هواتفهم الخاصة في العمل؟
من يدفع؟
السؤال الأول الذي ربما يتبادر إلى الذهن هو التكلفة - على وجه التحديد ، ما إذا كان ينبغي تعويض موظفيك عن استخدام هواتفهم أم لا ، وإذا كان الأمر كذلك ، فكم من التكلفة.
للمساعدة في الإجابة على هذا ، وجد استطلاع أجرته Tech Pro Research مؤخرًا أن 7 في المائة فقط من الشركات سددت بالكامل لموظفيها تكلفة تكاليف الأجهزة والبيانات وحصلت 18 في المائة فقط على تعويض جزئي. ويرجع ذلك في الغالب إلى ارتفاع حدود البيانات وخطط وقت التحدث غير المحدودة التي أصبحت شائعة بشكل متزايد ؛ لا يوجد أي عبء مالي إضافي على الموظف لاستخدام هواتفهم الشخصية للعمل.
إذا كنت تطلب من موظفيك استخدام هواتفهم الشخصية لأغراض العمل ، فقد ترغب في تقديم تعويض جزئي عن خطتهم الشهرية كبادرة حسن نية. ومع ذلك ، إذا اختار الموظف استخدام هواتفهم الخاصة ، فقد لا يكون ذلك ضروريًا.
خيار آخر هو الدفع مقابل خط هاتف العمل باستخدام خدمة الهاتف الظاهري مثل RingCentral. يتيح لك استخدام نفس الرقم لكل من هاتفك المحمول والمكتبي ، بحيث يمكنك أنت وموظفوك تحقيق التوازن بين الإنتاجية والمرونة دون الحاجة إلى إعطاء رقم هاتف شخصي للاستخدام التجاري. نناقش هذا الخيار بمزيد من التفاصيل أدناه. يمكنك أيضًا النقر هنا للحصول على نسخة تجريبية مجانية مع RingCentral لمعرفة كيف يمكن أن تستفيد عملك.
تأمين البيانات الخاصة بك
وهناك اعتبار آخر مهم يجب إجراؤه هو أمان أي بيانات حساسة. في حالة فقد الهاتف أو سرقته ، قد يكون لدى شخص خارجي حق الوصول إلى بيانات الشركة الحساسة ومعلومات العميل. وبالمثل ، إذا استقال الموظف أو تم إنهائه ، فلن ترغب في أن يكون لهما حق الوصول أيضًا.
في كلتا الحالتين ، يمكن التخفيف من ذلك باستخدام تطبيقات الإنتاجية المستندة إلى مجموعة النظراء ، مثل مجموعة Google. نظرًا لأن وصولك إلى Google Suite مرتبط بعنوان بريدك الإلكتروني ويتحكم فيه مسؤول مركزي (على الأرجح أنت مالك النشاط التجاري) ، يتعين عليك ببساطة إلغاء تنشيط عنوان البريد الإلكتروني لإزالة جميع الوصول إلى التطبيقات والبيانات.
أرقام هواتف العمل
أخيرًا ، تعد القدرة على فصل المكالمات الشخصية لموظفيك عن مكالماتهم التجارية مهمة لسببين:
- إنه يساعد في وضع حدود بين الحياة المهنية والحياة الشخصية بحيث لا يشعر الموظف بأنه يعمل دائمًا ؛ و،
- يجعل من السهل فصل تمديد الموظف في حالة انتهاء عمله.
نوصي باستخدام خدمة الهاتف الظاهري ، مثل RingCentral ، لإنشاء رقم هاتف مخصص لعملك. باستخدام RingCentral ، يمكنك إنشاء ملحقات والحصول على المتصلين الذين يطلبون تلك الإضافات المعاد توجيهها إلى هاتف الموظف المعني. قد تظهر أيضًا المكالمات الصادرة من أجهزتهم المحمولة من رقم هاتف نشاطك التجاري. يمكنك أيضًا الحصول على ميزات مفيدة لإدارة المكالمات ، مثل البريد الصوتي ، ونقل المكالمات ، وخدمة الفاكس بأقل تكلفة ممكنة - وهي ميزات لا تتوفر عادةً إلا من خلال خدمات هاتف VoIP الكاملة.
الأهم من ذلك ، هو أن استخدام خدمة الهاتف الظاهري يمكّنك من قطع اتصال تمديد الموظف في حالة انتهاء عمله. هذا سيمنعهم من تلقي أي مكالمات تجارية أو إجراء ومكالمات من خط عملك. هذا له فوائد اثنين:
- وأضاف الأمن لعملك. و،
- لن يتضايق الموظف من الدعوات الموجهة إلى نشاط تجاري لم يعد يعمل فيه.
زيارة RingCentral
تنفيذ سياسة BYOP
يمكن أن تقطع سياسة BYOP الذكية والشاملة شوطًا كبيرًا في المساعدة على حماية عملك. قد لا تتمكن من ضمان الامتثال ، ولكنها خطوة أولى أساسية.
على سبيل المثال ، حظر استخدام الأجهزة المحمولة لإرسال رسائل نصية مسيئة أو صريحة أو الوصول إلى مواقع الويب المسيئة أو الصريحة ، ووضع خطط تدريب لتوضيح الالتزامات المحتملة ، واشتراط اتخاذ تدابير أمنية مثل تمكين ميزات المسح عن بُعد. أي عواقب لعدم الامتثال ينبغي أن تكون واضحة كذلك.
نوصي باستخدام سياسة إحضار سياسة جهازك (BYOD) كقالب ، ثم تحريرها لجعلها خاصة بالهواتف وعملك. ستكون هذه هي سياسة BYOP الخاصة بك ، والتي يمكنك بعدها مطالبة موظفيك بالتوقيع والموافقة عليها.
يساعد هذا القالب في حماية كل من عملك وموظفك ، بما في ذلك إرشادات:
- توقع الخصوصية ، الذي ينص على أن عملك سوف يحترم خصوصية الهاتف الشخصي وأي بيانات شخصية مخزنة عليه
- الوصول إلى موارد الشركة ، بما في ذلك أي بيانات حساسة ، وعدم نسخها على الجهاز الشخصي إلا في الحالات التي تتطلبها الوظيفة
- تدابير الأمان الأساسية ، بما في ذلك حماية كلمة المرور ، وتحديث نظام التشغيل ، وليس "كسر الحماية" للهاتف ، وعدم مشاركة الهاتف مع الأصدقاء أو العائلة
- تحديد التطبيقات التي سيتم استخدامها لإدارة الأعمال
أفضل مكان لتخزين سياستك هو إما في دليل الموظف ، أو في ملف الموظفين الخاص بالموظف. بمجرد الإنشاء ، فكر في مراجعة سياستك كجزء من العملية الداخلية.
الخط السفلي
يمكن أن يؤدي السماح أو مطالبة موظفيك باستخدام هواتفهم الخاصة في عملك إلى توفير أموال أعمالك مع جعل العمل أكثر ملاءمة لموظفك. ومع ذلك ، هناك بعض الاعتبارات التي يجب مراعاتها ، بما في ذلك تقاسم التكاليف والأمن وحدود العمل / الحياة. يمكن التخفيف من ذلك بسهولة باستخدام خدمة الهاتف الظاهري ، مثل RingCentral ، وتنفيذ سياسة BYOP شاملة تعمل على تحسين سير العمل لك ولموظفيك.
زيارة RingCentral
