في هذا البرنامج التعليمي ، سنغطي كيفية إنشاء وإرسال الفواتير لعملائك. هيا نبدأ!
يمكنك مشاهدة الفيديو أعلاه ومتابعته مع حساب QuickBooks عبر الإنترنت. ليس لديك واحد؟ الاشتراك في نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوما.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول إدارة الدخل والنفقات وإعداد التقارير في QuickBooks ، فقم بتنزيل البرنامج التعليمي المجاني لـ QuickBooks المكون من 39 دورة هنا.
قم بتنزيل دورة Quickbooks المجانية
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة عبارة عن مستند يوفر للعملاء وصفًا تفصيليًا للمنتجات أو الخدمات التي قدمتها وكمية تكلفتها. الفواتير مطلوبة للمبيعات التي تتم عن طريق الائتمان. بمعنى آخر ، إذا كان العملاء لا يدفعون لك وقت البيع ، فعليك أن تتعقب ما يدينون به لك حتى تتمكن من ضمان استلامك للدفع في المستقبل.
تساعدك الفواتير في إدارة حساباتك المدينة. حسابات القبض هي الرصيد المستحق الذي يدين به لك عملاؤك.
عندما يتم إنشاء فاتورة في QuickBooks ، تتأثر الحسابات والبيانات المالية على النحو التالي:
| الحساب المتأثر | التأثير على الحساب | الشهادة المالية |
|---|---|---|
| الذمم المدينة | زيادة | ورقة التوازن |
| الدخل (المبيعات) | زيادة | خسارة الأرباح |
ستجد أدناه عينة من فاتورة QuickBooks Online المكتملة لشركتنا الوهمية ، Paul’s Plumbing.
لماذا يجب علي إنشاء فواتير في QuickBooks؟
عندما تنشئ فاتورة في QuickBooks ، فإنك تستفيد بطريقتين:
- يتم تحديث بياناتك المالية في الوقت الفعلي لتعكس التغيير في حساباتك المدينة وأرصدة الحسابات المصرفية.
- يمكنك إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني إلى عملائك مباشرةً من QuickBooks. سيتيح لك ذلك ليس فقط حفظ البريد ولكن أيضًا التأكد من أن عميلك يتلقى الفاتورة بشكل أسرع حتى تتمكن من الدفع بشكل أسرع.
كيف يمكنني إنشاء فاتورة في QuickBooks عبر الإنترنت؟
الخطوة 1 - انتقل إلى إنشاء الفواتير
من الصفحة الرئيسية ، أسفل الزبائن العمود ، حدد فاتورة كما هو مبين أدناه.
الخطوة 2 - إنشاء فاتورة
يجب أن يتم عرض نموذج الفاتورة على الشاشة. الحقول التي يجب إكمالها هي كما يلي:
- اسم الزبون - حدد اسم العميل من القائمة المنسدلة.تلميح: إذا لم تقم بإعداد معلومات العميل حتى الآن ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق النقر على السهم المنسدل ، وانتقل إلى أعلى القائمة واختر اضف جديد. سيتم فتح نافذة جديدة تتيح لك إدخال معلومات عميلك. بمجرد القيام بذلك ، يمكنك النقر فوق حفظ وإنهاء فاتورتك.
- عنوان البريد الإلكتروني للعملاء - سيتم نشر هذه المعلومات تلقائيًا من ملف تعريف العميل. إذا لم تقم بإدخال عنوان البريد الإلكتروني في ملف تعريف العميل ، فسيكون هذا الحقل فارغًا.تلميح: يمكنك إدخال عنوان البريد الإلكتروني مباشرة في هذا الحقل ، وسيتم تحديث ملف تعريف العميل تلقائيًا.
- عنوان وصول الفواتير - سيتم نشر هذه المعلومات تلقائيًا من ملف تعريف العميل. إذا لم تقم بإدخال عنوان إرسال الفواتير في ملف تعريف العميل ، فسيكون هذا الحقل فارغًا.تلميح: يمكنك إدخال عنوان الفوترة مباشرة في هذا الحقل ، لكن هذا العنوان سوف لن تحديث ملف تعريف العميل تلقائيًا. يجب عليك الرجوع إلى ملف تعريف العميل وإدخال هذه المعلومات لتعبئة المعلومات تلقائيًا للمضي قدمًا.
- شروط - هذا هو عدد الأيام التي منحت زبائنك فيها الدفع لك. سيتم نشر هذه المعلومات تلقائيًا من ملف تعريف العميل. إذا لم تقم بإدخال شروط الدفع في ملف تعريف العميل ، فسيكون هذا الحقل فارغًا.تلميح: يمكنك تحديد شروط الدفع بالنقر فوق السهم المنسدل في هذا الحقل ، وسيتم تحديث ملف تعريف العميل تلقائيًا.
- تاريخ الفاتورة - هذا هو التاريخ الذي قدمت فيه المنتج أو الخدمة لعميلك.تلميح: عادةً ما يتم تطبيق QuickBooks افتراضيًا على تاريخ اليوم. إذا كنت تقوم بإنشاء الفاتورة بعد تاريخ تقديم المنتج أو الخدمة ، فستحتاج إلى تغيير هذا التاريخ.
- تاريخ الاستحقاق - يتم احتساب هذا التاريخ تلقائيًا استنادًا إلى حقل شروط الدفع. في هذا المثال ، تكون شروط الدفع هي 30 Net. وهذا يعني أن تاريخ الاستحقاق يحسب 30 يومًا من تاريخ الفاتورة وهو 8/9/2016. تاريخ الاستحقاق هو 9/8/2016.
- المنتجات / الخدمات - حدد كل منتج / خدمة من القائمة المنسدلة.تلميح: إذا لم تقم بإعداد معلومات المنتجات والخدمات حتى الآن ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق النقر على السهم المنسدل ، وانتقل لأعلى القائمة واختر اضف جديد. سيتم فتح نافذة جديدة تتيح لك إدخال معلومات المنتج والخدمة. بمجرد القيام بذلك ، يمكنك النقر فوق حفظ وإنهاء فاتورتك.
- وصف - سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بناءً على المنتج / الخدمة التي حددتها أعلاه. ومع ذلك ، يمكنك تخصيص هذا الوصف عن طريق الكتابة مباشرة في هذا الحقل.تلميح: أي وصف مخصص تقوم بإدخاله في هذه الفاتورة سوف لار تحديث وصف للمنتج والخدمة. إذا كنت تريد ملء هذا الوصف تلقائيًا عند تحديد هذا المنتج / الخدمة ، فأنت بحاجة إلى تحديث معلومات المنتجات والخدمات.
- الكمية - إن أمكن ، أدخل الكمية لكل منتج أو خدمة.
- معدل - سيتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بناءً على المعدل الذي قمت بإعداده للمنتج / الخدمة المحددة. إذا لم تقم بإعداد سعر ، فيمكنك إدخاله مباشرةً في هذا النموذج.تلميح: أي معدل تدخله على هذه الفاتورة لن يؤدي إلى تحديث سعر المنتج والخدمة. إذا كنت تريد ملء هذا المعدل تلقائيًا عند تحديد هذا المنتج / الخدمة ، فأنت بحاجة إلى تحديث معلومات المنتجات والخدمات.
- كمية - يقوم QuickBooks تلقائيًا بضرب الكمية وأعمدة السعر لحساب المبلغ.
- إلى حذف عنصر، فقط انقر على رمز سلة المهملات في هذا العمود.
الخطوة 4 - معاينة الفاتورة
بمجرد الانتهاء من جميع الحقول اللازمة ، يمكنك القيام بمعاينة قبل الطباعة لترى كيف ستبدو الفاتورة. فقط انقر فوق طباعة أو معاينة زر في الجزء السفلي من الشاشة. فيما يلي نموذج فاتورة كامل لشركتنا الوهمية ، Paul’s Plumbing.
الخطوة 5 - إرسال الفاتورة إلى العملاء
بعد رضائك عن الفاتورة ، يمكنك إما طباعتها وإرسالها بالبريد إلى عميلك ، أو يمكنك إرسالها بالبريد الإلكتروني مباشرة من QuickBooks.
لإرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني مباشرة من QuickBooks ، ما عليك سوى النقر على السهم المنسدل على يمين حفظ وإغلاق زر وحدد حفظ وإرسال.
يجب عرض التالي على الشاشة مع معاينة الفاتورة.
- البريد الإلكتروني: هذا هو عنوان البريد الإلكتروني الذي يتم حفظه في ملف تعريف العميل.
- موضوع: هذه هي الفاتورة # التي تم تعيينها بواسطة QuickBooks واسم شركتك. يمكنك تعديل هذه المعلومات مباشرة على هذه الشاشة.
- الجسم: هذه هي المعلومات التي ستظهر في نص رسالة البريد الإلكتروني التي يتلقاها عميلك. يمكنك تعديل هذه المعلومات مباشرة على هذه الشاشة.
سيتم إرفاق الفاتورة بالبريد الإلكتروني كمستند PDF. بمجرد إجراء تغييراتك ، حدد حفظ لإرسال قائمة الانتظار وإغلاق زر كما هو مبين أدناه. سيؤدي ذلك بعد ذلك إلى إرسال البريد الإلكتروني إلى العميل.
تلميح: تأكد من التحقق من إعدادات تسليم البريد الإلكتروني قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى عملائك. قمنا بتغطية هذا في البرنامج التعليمي حول كيفية إعداد محتوى نموذج المبيعات.
يتم إحتوائه
أن يختتم كيفية إنشاء وإرسال الفواتير في QuickBooks على الإنترنت. في البرنامج التعليمي التالي ، سنبين لك كيفية تلقي (تسجيل) المدفوعات من العملاء ، وكيفية تطبيق مدفوعات العملاء بشكل صحيح ، وتأثير ذلك على بياناتك المالية.
؟ البرنامج التعليمي السابق
QuickBooks الدروس
البرنامج التعليمي التالي؟
لدينا تطبيقات QuickBooks الموصى بها
