يمكن أن يكون إعداد الكتب لشركتك الصغيرة أمرًا ساحقًا للغاية. ما لم تكن لديك معرفة مسبقة بالمحاسبة أو مسك الدفاتر ، فستحتاج إلى بعض المساعدة للبدء في استخدام QuickBooks. لحسن الحظ ، لا تحتاج إلى خلفية محاسبة لإكمال عملية إعداد QuickBooks ؛ تم إنشاء بالطبع لدينا خطوة بخطوة فقط للمبتدئين QuickBooks مثلك.
تقدم QuickBooks نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا. تجعل دروسنا خطوة بخطوة الإعداد سهلاً ، لذا تابع مع الإصدار التجريبي المجاني من QuickBooks Online. يمكن لقراء Fit Small Business الحصول على ما يصل إلى 50 بالمائة من شرائهم لـ QuickBooks Online.
زيارة QuickBooks
إن مفتاح القدرة على إدارة مسك الدفاتر بسلاسة في QuickBooks هو بداية جيدة. من خلال استثمار وقت قصير مقدمًا لمعرفة كيفية إعداد QuickBooks ، ستوفر الوقت والمال على المدى الطويل.
لقد قمنا بتبسيط عملية إعداد QuickBooks من خلال تقسيمها إلى 15 درسًا ، بعضها يتضمن:
- إعداد نوعية جيدة جدول الحسابات: هذا سيضمن أن لديك بيانات مالية دقيقة
- اعداد الزبائن و الباعة: سيضمن هذا أن لديك تقارير دقيقة عن المبيعات والمصروفات
- ربط QuickBooks على الانترنت مع الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان: لضمان جميع الإيرادات والمصروفات
- تخصيص QuickBooks على الإنترنت مع معلومات الشركة: لإنشاء نماذج مبيعات ذات مظهر احترافي
صنفنا QuickBooks كأفضل برنامج محاسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة. يمكنك توفير ما يصل إلى 50٪ من حساب QuickBooks وتنزيل الدورة التدريبية المجانية للبدء على الفور.
قم بتنزيل دورة Quickbooks المجانية
15 درسًا ستحتاج لإكمال إعداد QuickBooks عبر الإنترنت مذكورة أدناه.
الدرس 1: كيفية إعداد معلومات الشركة في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنطلعك على كيفية إعداد معلومات الشركة الأساسية. ويشمل ذلك اسم الشركة والشعار والعنوان والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني والكيان القانوني - الملكية الفردية والشركة ذات المسؤولية المحدودة (LLC) وشركة S - المعلومات. سيتم استخدام هذه المعلومات في التقارير وفواتير العملاء والإقرارات الضريبية.
الدرس 2: كيفية تخصيص الفواتير وإيصالات المبيعات والتقديرات في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية تخصيص نماذج المبيعات بحيث تكون محترفة ونقدم معلومات مفصلة مثل شروط الدفع ، وحقل الخصم ، وحقل الودائع ، ومعلومات أساسية أخرى للعملاء. نوصي بتخصيص نماذج المبيعات الخاصة بك قبل معرفة كيفية إعداد نماذج المبيعات في الدرس التالي.
الدرس 3: كيفية إعداد الفواتير وإيصالات المبيعات والتقديرات في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، ستقرر المعلومات التي ستظهر في نماذج المبيعات الخاصة بك. يتضمن ذلك تاريخ الخدمة وحقول الشحن وما إذا كان عميلك يفضل استلام الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو البريد الإلكتروني أو لا.
الدرس 4: كيفية إضافة المنتجات والخدمات في إعداد QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنحدد مستوى التفاصيل التي يجب أن تدرجها في نماذج المبيعات من حيث صلتها بالمنتجات والخدمات التي تباع لعملائك. ويشمل ذلك التكلفة والكمية والوصف التفصيلي.
الدرس 5: كيفية إنشاء رسائل في إعداد QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية تخصيص رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها إلى عملائك إلى جانب فواتيرهم وإيصالات المبيعات والتقديرات. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة رسالة أسفل كل فاتورة توضح "شكرًا لك على عملك" أو "نحن نقدر الدفع الفوري".
الدرس 6: كيفية إعداد البيانات في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على خيارات إعداد QuickBooks التي لديك عند إرسال البيانات إلى عملائك. إذا كنت تفضل إرسال الفواتير إلى عملائك بدلاً من إصدار الفواتير على أساس شهري أو ربع سنوي أو سنوي ، فيمكنك تخطي هذا الدرس.
الدرس 7: كيفية إعداد النفقات في QuickBooks على الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية تخصيص إعدادات QuickBooks لتعقب نفقاتك. ويشمل ذلك عملاء الفوترة للنفقات المتكبدة نيابة عنهم ، وإعداد الحسابات المستحقة الدفع وإنشاء أوامر الشراء.
الدرس 8: كيفية إعداد الإعدادات المتقدمة في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية تشغيل إعدادات تقاريرك المالية ، بما في ذلك بيان الربح والخسارة ، والميزانية العمومية ، وبيان التدفق النقدي.
الدرس 9: كيفية استيراد المعاملات المصرفية إلى QuickBooks عبر الإنترنت
سنشرح لك في هذا الدرس كيفية توصيل حسابك المصرفي بـ QuickBooks بحيث يتم تنزيل معاملاتك المصرفية إلى QuickBooks تلقائيًا. سنشرح أيضًا كيفية استيراد معاملاتك المصرفية باستخدام ملف مفصول بفواصل (CSV) أو ملف Microsoft Excel.
الدرس 10: كيفية استيراد معاملات بطاقات الائتمان إلى QuickBooks عبر الإنترنت
سنشرح لك في هذا الدرس كيفية توصيل بطاقة الائتمان الخاصة بك بـ QuickBooks ، بحيث يتم تنزيل معاملات بطاقة الائتمان الخاصة بك تلقائيًا إلى QuickBooks. سنشرح أيضًا كيفية استيراد معاملات بطاقة الائتمان الخاصة بك باستخدام ملف CSV أو Excel.
الدرس 11: كيفية إعداد عدة مستخدمين في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية إعداد QuickBooks عبر الإنترنت لمنح محاسبك والمستخدمين الآخرين مثل اختصاصي ضرائب أو أمين سجل الوصول إلى بيانات QuickBooks الخاصة بك.
الدرس 12: كيفية إعداد مخطط الحسابات في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية إضافة حسابات وتعديلها وحذفها من قائمة حساباتك في QuickBooks. عندما تقوم بإنشاء ملف QuickBooks الخاص بك ، سيكون لديك قائمة حسابات قائمة على أساس الصناعة التي يقع فيها عملك.
الدرس 13: كيفية إعداد قائمة المنتجات والخدمات في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية إعداد QuickBooks Online لتتبع المنتجات والخدمات التي تبيعها وتغطي خيارات متنوعة لتتبع المخزون.
الدرس 14: كيفية إعداد العملاء في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية إعداد QuickBooks Online لتتبع حقول المعلومات الرئيسية لعملائك مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والاتصال الرئيسي وقنوات التواصل الاجتماعي. سيتم استخدام هذه المعلومات للتواصل مع العملاء وإنشاء تقارير العملاء والمبيعات.
الدرس 15: كيفية إعداد البائعين في QuickBooks عبر الإنترنت
في هذا الدرس ، سنتعرف على كيفية إعداد QuickBooks Online لتتبع حقول المعلومات الرئيسية للبائعين مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والاتصال الرئيسي وحد الائتمان. سيتم استخدام هذه المعلومات للتواصل مع موردي الموردين ، وإنشاء تقارير البائعين ، وفواتير البائعين.
من خلال إكمال هذه الدورة التدريبية ، ستكون مستعدًا لبدء تشغيل أعمالك اليومية باستخدام QuickBooks Online. إذا كنت ترغب في العثور على محاسب محلي لتوفير تدريب QuickBooks أو لإدارة عملية مسك الدفاتر ، فراجع دليل National Bookkeeper Directory.
8 نصائح حول إعداد QuickBooks واستخدامها
في هذا القسم ، قدمنا لك بعض النصائح وأفضل الممارسات التي نوصي بها. بالإضافة إلى ذلك ، جلسنا مع بعض المحترفين في QuickBooks الذين شاركوا نصائحهم وحيلهم وأفضل الممارسات لإدارة كتبك. استعن بخبير لإعدادك وتدريبك بشكل صحيح وتحديد الإصدار الصحيح من QuickBooks ، وهما أهم النصائح المضمنة.
1. تعيين خبير لإعداد QuickBooks لك
على الرغم من أنك قد لا تملك الميزانية اللازمة لتوظيف محاسب ، إلا أنك تحتاج إلى الاستثمار في توظيف QuickBooks ProAdvisor لإعداد كتبك وتدريبك على كيفية استخدام البرنامج. بعض ProAdvisors تهمة سعر بالساعة والبعض الآخر تهمة سعر ثابت. لدينا كيفية العثور على QuickBooks ProAdvisor يتضمن نصائح حول كيفية العثور على خبير في منطقتك المحلية ومتوسط تكلفة إعداد ملف الشركة والتدريب.
2. حدد الإصدار الصحيح من QuickBooks
يتطلب اختيار الإصدار الصحيح من QuickBooks لعملك أولاً تحديد ما تحتاج إلى البرنامج للقيام به. على سبيل المثال ، هل تحتاج إلى تتبع الفواتير غير المدفوعة أو فاتورة العملاء؟ بمجرد معرفة ما تريد أن يفعله البرنامج ، ستحتاج إلى الاختيار بين إصدار الإنترنت أو سطح المكتب.
يمكنك الوصول إلى QuickBooks Online من أي جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول باستخدام اتصال بالإنترنت. يأتي QuickBooks Online في ثلاث إصدارات ، وتبدأ خطط التسعير من 20 دولارًا شهريًا. يجب تثبيت برنامج سطح المكتب QuickBooks على جهاز كمبيوتر سطح مكتب ويبدأ بتكلفة لمرة واحدة قدرها 299.99 دولارًا.
3. فهم كيف يعمل حساب الأموال غير المودع
"يتم إنشاء حساب الأموال غير المودع تلقائيًا في QuickBooks عندما تتلقى مدفوعات من أحد العملاء. في كل مرة تدخل فيها دفعة عميل في QuickBooks ، يتم زيادة حساب الأموال غير المودع. بمجرد تسجيل معاملة إيداع في QuickBooks ، يتم تحويل الأموال الموجودة في حساب "الأموال غير المودعة" إلى حسابك الذي يقوم بالتحقق منه والذي تقوم بتحديده عند تسجيل المعاملة. إذا لم تقم بمسح هذا الحساب ، فلن تتمكن من التوفيق بين حسابك المصرفي و QuickBooks. "
- مايك فارموث ، حائز على شهادة QuickBooks والمقدم المتقدم ، محاسب المحمول
4. لا تنشئ حسابات بأسماء البائعين والعملاء
أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا هو إضافة حسابات محددة للبائعين والعملاء إلى مخطط الحسابات في QuickBooks. ستظهر جميع الحسابات المدرجة في جدول الحسابات في بيان مالي ، ولا تريد أسماء العملاء والبائعين في البيانات المالية. لذلك ، يجب أن تظل هذه الحسابات عامة في الطبيعة. على سبيل المثال ، بدلاً من إعداد حساب يسمى "T-Mobile" ، يمكنك الاتصال بالحساب الهاتف أو الهاتف المحمول.
5. لا تخلط بين العمل والأموال الشخصية
على الرغم من أنه قد يكون من المغري ، إلا أنك لا ترغب مطلقًا في مزج أموالك الشخصية والتجارية. عندما تبدأ لأول مرة ، يكون ذلك سهلاً لأنك تعتقد أنه لا يوجد لديك ما يكفي من الأموال لتبرير حساب مصرفي منفصل للأعمال أو أنك تنفق أموالًا شخصية لدفع نفقات العمل. لا تسقط في هذا الفخ. يجب إنشاء حساب التحقق من الأعمال قبل استلام الدفعة الأولى من العميل.
6. نبدأ مع نهاية في الاعتبار
"ماذا تريد أن يبدو عملك في غضون خمس سنوات؟ يجب إنشاء مخطط الحسابات وسير العمل وإجراءات التشغيل القياسية حول ذلك. هل ترغب في الاستثمار في تدريب نفسك على مبادئ المحاسبة والبرمجيات أو الاستثمار في خبير للقيام بذلك نيابة عنك حتى تتمكن من التركيز على تطوير ونمو عملك؟ "
- فيليس جودوين روبنسون ، المدير التنفيذي للمحاسبة والضرائب بالادين ، شركة ذات مسؤولية محدودة
7. إنشاء قواعد البنك لتوفير الوقت
"تعلم كيفية إضافة قواعد لإدارة الخلاصات المصرفية. إذا كان لديك موجزات متعددة وتحتاج إلى فئات أو مواقع مختلفة ، فيمكنك تعيين موجز كامل لموقع أو فئة مما يوفر عليك الكثير من الوقت الذي كنت ستقضيه عادةً في تصنيف المعاملات المصرفية. "
- جوشوا أوت ، المالك ، J.OTT Business Solutions
8. استخدم تخزين المستندات في QuickBooks Online
"يتيح لك QuickBooks Online تخزين المستندات الأساسية داخل البرنامج. يمكنك تحميل العقود وإرفاقها بالعملاء ، وأوراق الضمان الخاصة بشراء الأصول الثابتة ، ونماذج W-9 للمقاولين المستقلين ووثائق المصدر كدعم لإدخالات دفتر اليومية وغيرها من المعاملات. "
- Luann Rae Meador Keller ، محاسب قانوني على الإنترنت QuickBooks
ماذا بعد؟
الآن وقد قدمنا لك معاينة لما تم تضمينه في الدورة التدريبية إلى جانب نصائح من المحترفين ، فقد حان الوقت للبدء في الدرس الأول ، كيفية إعداد معلومات الشركة في QuickBooks عبر الإنترنت. إذا كنت من مستخدمي QuickBooks المحنكين ، فاختر الدرس الذي تحتاجه للفرشاة.
تأكد من التسجيل للحصول على حساب QuickBooks الخاص بك حتى تتمكن من المتابعة مع كل درس. انقر فوق الزر أدناه لتوفير ما يصل إلى 50 بالمائة من عملية الشراء.
زيارة QuickBooks
